Diverses Mit dem richtigen Reisemanagement Kosten sparen

Egal ob externer Dienstleister oder Eigeninitiative: Mit dem passenden Management können Unternehmer Reisekosten reduzieren. impulse.de zeigt, wie Firmen die richtige Organisationsform finden.

Der Umbau des Reisemanagements steht in vielen Unternehmen ganz oben auf der Agenda. Das ist das Ergebnis einer aktuellen Studie des Verbands Deutsches Reisemanagement (VDR). So kümmerten sich im vergangenen Jahr 65 Prozent der befragten Unternehmer selbst darum, Reiserichtlinien für ihre Mitarbeiter aufzustellen. Vier Jahre zuvor hatte diese Zahl noch um zehn Prozentpunkte niedriger gelegen.

Der Grund für das Engagement der Chefs: „Noch vor kurzem waren Mittelständler davon überzeugt, dass sie zu klein sind, um Sonderkonditionen zu bekommen und damit ihre Reisekosten zu senken“, sagt Andrea Zimmermann, Inhaberin der Agentur „BTM4U“. Inzwischen wissen es viele Mittelständler besser. „Unternehmer realisieren, dass sie mit mehr Transparenz und einer gezielten Steuerung die Kosten senken können“, sagt Zimmermann.

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Wie ein Unternehmer sein Reisemanagement verbessern kann, hängt davon ab, wie die Bestandsaufnahme ausfällt. Gibt es in einer Firma bereits Mitarbeiter mit Reise-Know-How, reichen oft Schulungen aus. Müssen Mitarbeiter das Wissen erst einmal aufbauen, können sie die Hilfe von Beratern in Anspruch nehmen, die sich auf Dienstreisen spezialisiert haben. Will sich das Unternehmen nicht intern um das Reisemanagement kümmern, kann es die Aufgaben komplett an externe Dienstleister auslagern.

Dass sich eine Optimierung lohnt, zeigt die VDR-Studie. So stieg die Zahl der Reisen in Firmen mit über 250 Beschäftigten zwischen 2006 und 2007 im Schnitt um fast zehn Prozent. Die Kosten stiegen im gleichen Zeitraum aber nur um fünf Prozent. Der Hauptgrund: Professionelles Reisemanagement.

Grundlagen eines professionellen Reisemanagements

Reisebüro in Eigenregie

Externer Dienstleister

Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) zum Beispiel hat sich im Jahr 2003 entschieden, das Reisemanagement vollständig auszulagern. Die Mitarbeiter waren zunächst skeptisch, doch bereits die ersten Erfahrungen zeigten, dass das Reisemanagement auch extern in guten Händen ist. „Wir wollten alle Sparpotentiale nutzen und wussten, dass uns die Fachkompetenz fehlt“, sagt Wilhelm Lohne, Referent beim ZDH. „Ein externer Partner war für uns deshalb sinnvoll.“

Das Ergebnis kann sich sehen lassen: Die Reisekosten sanken um rund 20 Prozent. Lohne schätzt zudem die Kompetenz des Dienstleisters. „Wir laufen nicht mehr Gefahr, steuerrechtliche Fehler bei der Reisekostenabrechnung zu machen. Und wir können einen Rat einholen, wenn neue Themen wie etwa Sicherheit auf Reisen für uns wichtig werden.“

Grundlage eines professionellen Reisemanagements ist immer eine Analyse der Reisetätigkeit – ob sich Firmen nun für eine interne oder externe Lösung entscheiden. Dabei prüfen Experten, wie Mitarbeiter reisen, wie sie Leistungen buchen und die Reisekosten später abrechnen. Zimmermann hat diese Daten bei vielen Unternehmen analysiert und weiß, dass hier bereits die größten Fehler auftauchen. „Meist gibt es keine einheitliche Struktur“, sagt sie. „Die Firmen können oft gar nicht genau sagen, wie viel eine Reise insgesamt gekostet hat.“

Dabei ließen sich diese Fehler oft mit einfachen Mitteln beheben. „Führt man etwa eine Gesamtauflistung der Kosten ein, sieht man das Endergebnis und kann mit diesem Überblick sagen, wo unnötige Kosten entstanden sind“, sagt die Beraterin.

Reisebüro in Eigenregie:

In kleinen Unternehmen buchen die Mitarbeiter ihre Reisen oft selbst. Gibt es Reiserichtlinien, müssen sie sich danach richten. Oftmals ist eine einzige Person im Unternehmen dafür verantwortlich, ein Regelwerk für Dienstreisen aufzustellen, Verhandlungen mit Fluglinien oder Hotelketten zu führen und die Einhaltung der Reiserichtlinien zu überwachen. Per Weiterbildung bleibt dieser Mitarbeiter auf dem aktuellen Stand bei Steuerrecht, Angeboten und Buchungstools.

Vorteile: Die Kommunikationswege sind kurz, der Zuständige hat einen direkten Draht zu den Entscheidern und kennt die internen Prozessen. Das Reisemanagement kann daher direkt an die Wünsche des Unternehmens angepasst werden. Zudem behält die Firma die Kontrolle über die Dienstreisen und ist nicht auf externes Know-How angewiesen.

Nachteile: Das Know-How muss ein Unternehmen erst einmal aufbauen. Oft übernehmen Sekretärinnen oder der Einkauf das Reisemanagement. Problem: Die Zuständigen haben noch andere Aufgabenbereiche und können so nicht zu Reiseexperten werden. Stetige Wortbildung ist ein Muss.

Fazit: Internes Reisemanagement ist sinnvoll, wenn die Kompetenz bereits im Unternehmen vorhanden ist. Mit einfachen Regeln, Weiterbildungen und Preisverhandlungen lässt sich ein professionelles Reisemanagement umsetzen.

Externe Beratung:

Ist das Know-How nicht im Unternehmen vorhanden, können externe Dienstleister dabei helfen, das Reisemanagement zu optimieren. Sie analysieren bisherige Dienstreisen, empfehlen Maßnahmen zur Kosteneinsparung, helfen dabei Reiserichtlinien zu erstellen und begleiten Mitarbeiter bei Verhandlungen um Sonderkonditionen. Andere Variante: Ein externer Mitarbeiter kommt für einige Monate in das Unternehmen und baut mit dem künftigen Reiseverantwortlichen ein professionelles Reisemanagement auf.

Vorteile: Der Berater bringt nicht nur Wissen, sondern auch Erfahrungen mit. Diese gibt er an den eigenen Mitarbeiter weiter. Da die Schulung in der Firma stattfindet, können die Buchungsprozesse und Reiserichtlinien direkt an die Unternehmensstruktur angepasst werden.

Nachteile: Die Beratung und Einarbeitung kostet Zeit. Für einzelne Aspekte reichen wenige Beratungstage. Soll das Reisemanagement umfangreich umstrukturiert werden, ist der Berater mitunter mehrere Monate im Betrieb.

Fazit: Eine umfassende Beratung lohnt sich ab einem Reisevolumen von 200 000 Euro pro Jahr. Ist das Reisevolumen kleiner, handelt sich meist um Firmen mit wenigen Mitarbeitern. Hier lassen sich Veränderungen oft intern regeln.

Das Unternehmen lagert das Reisemanagement vollständig oder zum Teil aus. Es gibt Reisebüros, die sich auf Geschäftsreisen spezialisiert haben und Unternehmen von der Richtlinienerstellung bis zur Reiseanalyse komplett betreuen. Meist geben Firmen nur die operativen Aufgaben aus der Hand – wie das Buchen von Flügen oder Hotels oder die Reisekostenabrechnung. Externe Dienstleister arbeiten oft mit Onlinebooking-Systemen, mit denen Mitarbeiter über eine Website das Datum und die Dauer der Reise eingeben können. Interne und externe Verhandlungen und Richtlinienerstellung bleiben beim betriebseigenen Reiseverantwortlichen.

Vorteile: Die Spezialisten sind erfahrene Profis, beschäftigen sich den ganzen Tag mit dem Reisemanagement und haben daher stets die aktuellsten Informationen. Ist das Unternehmen nicht mit der Betreuung zufrieden, lässt sich der externe Auftrag einfach abziehen.

Nachteile: Externe Dienstleister haben oft keine Entscheidungsgewalt und sitzen nicht am längeren Hebel, wenn es darum geht, Reiserichtlinien durchzusetzen. Mitarbeiter wollen sich von einem Betriebsfremden oft nichts sagen lassen. Zudem werden Richtlinien meist lediglich in der ersten Auftragsphase an die Unternehmensstruktur angepasst. Veränderungen im Betrieb lassen sich nicht so schnell auf die Reiseprozesse übertragen.

Fazit: Wer im Betrieb über kein Wissen im Reisemanagement verfügt und dieses auch nicht aufbauen will, kann kostengünstig den das gesamte Reisemanagement outsourcen. Firmen sollten aber überlegen, ob nicht die Auslagerung einzelner Bereiche sinnvoller wäre.

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