Diverses Ordnung mit System

Deutsche Unternehmen, weltweit als Hort der Ordnungsliebe berühmt, sind in Wahrheit schlecht organisiert. Jedenfalls im Büro, wissen die Aufräumspezialistinnen Petra Zimmermann und Katharina Dietze. Wie sich Ordnung ins Chaos bringen lässt.

Ordnungsexpertin Katharina Dietze nennt zehn Tipps, die sich sofort umsetzen lassen:

  1. Machen Sie alles nur einmal – also gleich, richtig und vollständig.
  2. Wenn Ihr Kunde Informationen wünscht, tragen Sie sofort die nötigen Prospekte zusammen. Bitten Sie die Kollegen der entsprechenden Fachabteilung um Mithilfe und schreiben Sie einen Antwortbrief. Sie sparen dadurch Zeit und Ihr Kunde wird die prompte Antwort zu schätzen wissen.
  3. Schaffen Sie sich einen freien Kopf für die wirklich wichtigen Projekte.
  4. Wenn viele kleine Dinge über lange Zeit unbearbeitet bleiben, belasten sie unnötig ihre geistigen Kapazitäten. Gehen Sie alles durch, tun Sie die notwendigen Dinge sofort – und werfen Sie Unwichtiges beherzt ins Altpapier.
  5. Lassen Sie den kleinen Problemen nicht die Zeit, sich zu großen Krisen auszuwachsen.
  6. Wenn die ersten Alarmsignale eintreffen, ist in jedem Fall schneller Abhilfe zu schaffen, als wenn es schon richtig „brennt“.
  7. Beugen Sie Störungen vor.
  8. Wer seine Arbeiten schnell und pünktlich fertig hat, braucht sich vor Störungen durch Nachfragen, Beschwerden oder Forderungen von Zwischenberichten weniger zu fürchten.
  9. Bauen Sie Rückstände ab.
  10. Finden Sie heraus, warum es mit den Terminen hapert. Und geben Sie der Wurzel des Übels an den Kragen.
  11. Schauen Sie nach vorne.
  12. Die Vergangenheit mit ihren negativen Erfahrungen und versäumten Chancen verstellt Ihnen den Blick in die Zukunft. Es ist aber viel sinnvoller, den Blick auf die künftigen Ziele zu richten.
  13. Schieben Sie unangenehme Dinge nicht vor sich her.
  14. Meistens sind die Dinge doch nicht so kompliziert wie befürchtet – und lassen sich schneller als gedacht erledigen. Wenn Sie die Wahl haben, fangen Sie mit der unerfreulichsten Aufgabe an. Das stärkt Ihr Selbstvertrauen und Sie können den Rest der Arbeiten danach entspannt durchführen.
  15. Genießen Sie das Gefühl der Erleichterung gleich.
  16. Je schneller Sie die Dinge erledigen, desto weniger müssen Sie mit Ängsten und einem schlechten Gewissen leben.
  17. Machen Sie Tabula Rasa.
  18. Räumen Sie als Einstieg Ihren Schreibtisch aus – strukturieren Sie laufendes in Hängeregister, Hintergrundunterlagen legen Sie in Ordnern im Schrank ab.
  19. Weniger ist mehr – Stoppen Sie den Drucker.
  20. Drucken Sie weniger aus! Alles, was elektronisch vorhanden ist, können Sie auch elektronisch ablegen. Machen Sie sich hierzu eine Ablagestruktur und legen Sie konsequent nach Oberbegriffen an.
  21. Weitere fünf Tipps für die Büroorganisation nennt Aufräum-Profi Petra Zimmermann, Inhaberin der Beratungsfirma Sysbo:

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  1. Räumen Sie Ihren Schreibtisch leer.
  2. Nur die notwendigen Arbeitsgeräte bleiben stehen.
  3. Entmüllen Sie Ihre Unterlagen.
  4. Fragen Sie sich bei jedem Dokument: Brauche ich das noch? Wenn ja: Wofür
  5. und wann? Wann habe ich es zuletzt benutzt? Welcher Aufwand wäre es, das
  6. Dokument neu zu beschaffen?
  7. Richten Sie Ablagefächer ein.
  8. In die Fächer „Eingang“, „Ausgang“, „Lesen“ und „Zwischenablage“ sortieren
  9. Sie die eingehenden Unterlagen sofort ein.
  10. Verwenden Sie für die Archivierung Ordner in mehreren
  11. unterschiedlichen Farben.
  12. Jede Farbe steht für ein übergeordnetes Thema wie Vertrieb oder Verwaltung.
  13. Unterteilen Sie die Ordner.
  14. Benutzen Sie Register und Trennstreifen, um den Inhalt klar nach Unterthemen
  15. zu unterteilen.

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