Diverses So kontrollieren Sie Ihre IT-Projekte

Fünf Schritte für erfolgreiche IT-Vorhaben

1. Informationen erheben und sammeln

  • Definieren Sie die Lebenszyklusphasen des angestrebten Informatiksystems
  • Gliedern Sie Planungs-, Realisierungs- und Betriebsphase.
  • Berücksichtigen Sie, dass auch eine Phase definiert werden muss, in der das System durch ein Nachfolgesystem ersetzt wird.
  • Definieren Sie für jede Phase einen Verantwortlichen. Für die Planungsphase einen Geschäftsprozessverantwortlichen, für die Realisierungsphase einen Projektleiter sowie für die Betriebsphase einen Anwendungsverantwortlichen.
  • Legen Sie ebenfalls wenn nicht bereits vorhanden einen Gesamtverantwortlichen (Informatikcontrollingbeauftragter – siehe 2.) fest.

2. Controllingberichte je Lebensphase erstellen

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  • Fordern Sie Controllingberichte für jede Phase ein.
  • Für die Planungsphase beschreibt ein Studiencontrollingbericht die angestrebte Lösung. Weiter enthält er Terminplanung, Kostenschätzung, Nutzenerhebung, Wirtschaftlichkeitsrechnung.
  • Für die Realisierungsphase erstellt der Projektleiter einen Projektcontrollingbericht. Er enthält einen Soll/Ist-Vergleich hinsichtlich der Kosten und der Terminierung, beschreibt die Ergebnis-, Ressourcen- und Risikosituation. Außerdem enthält er einen jeweils aktuellen Projektstatus.
  • Für die Anwendungsphase beschreibt der Anwendungscontrollingbericht die Betriebs- und Unterhaltskosten, die Qualität der Dienstleistung, Ergebnissituation, Ressourcenstand, Risikosituation und Anwendungsstatus.

3. Aggregation und Auswertung

  • Beauftragen Sie den Gesamtverantwortlichen (Informatikcontrollingbeauftragten) mit der Erarbeitung eines Konsolidierungskonzepts.
  • Es beschreibt die Integration der Anwendung oder Hardware in Ihre Gesamt-IT-Landschaft oder Architektur. Dabei sollten in jedem Fall auch die Folgen für andere Systeme sowie für das Gesamtsystem beschrieben werden.

4. Beurteilung (Analyse und Maßnahmen)

  • Bitten Sie den Gesamtverantwortlichen (Informatikcontrollingbeauftragten) einen integrierten Controllingbericht für Ihr gesamtes Informatikportfolio zu erstellen.
  • Er umfasst Hardware, Software, Support, Mitarbeiter, Dienstleister, Access etc.

5. Maßnahmen verabschieden und umsetzen

  • Bitten Sie den Gesamtverantwortlichen (Informatikcontrollingbeauftragter) die mit dem Projekt sowie die mit der gesamten Infrastruktur angestrebten Ziele und Ergebnisse zu präsentieren.
  • Lassen Sie sich unbedingt auch die dafür benötigten Ressourcen und Zeiträume vorstellen.
  • Diese Angaben dienen als Entscheidungsgrundlage zum Start des entsprechenden Vorhabens.
  • Sagen Ihnen die Ziele sowie die dafür nötigen Ressourcen zu, lassen Sie das Projekt starten.

Quelle: Metagroup, Informationsstrategieorgan Bund, eigene Recherche

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