Diverses Sparen statt drucken

Wer die Aktenberge in seinem Unternehmen reduzieren möchte, braucht die richtige Technik. Und eine Strategie.

Anruf vom Parkplatz vor dem nächsten Kundenbesuch. Ein Außendienstmitarbeiter des Münsteraner Automatenaufstellers Kaffee-Partner benötigt noch eine wichtige Auskunft aus der Zentrale. Mit einem Tastendruck hat seine Kollegin die eingescannten Originaldokumente aus dem Archivsystem auf dem Monitor. „Das wäre früher eine langwierige Suche in der Ablage gewesen“, berichtet Markus Sindermann, IT-Leiter bei Kaffee-Partner.

So fortschrittlich wie die westfälische Automatenfirma sind nicht viele Unternehmen in Deutschland. Zwar prognostizieren Experten bereits seit langem das papierlose Büro. Doch mit der Umsetzung hapert es gewaltig. Laut einer Studie des Kölner Marktforschungsinstituts Meetbiz verfügt jeder Angestellte hier zu Lande statistisch über 27 Aktenordner im Regal.

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Ein Grund dafür ist die Technik: „Die ist zwar weitgehend vorhanden und einsetzbar“, bestätigt Christoph Altenhofen vom Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisa­tion (IAO) in Stuttgart. Doch für viele Chefs kleiner und mittlerer Unternehmen ist das Angebot an Software, die Papier durch Bits & Bytes ersetzt, unüberschaubar geworden. impulse zeigt, welche Programme etwas taugen – und das schon zu Preisen ab rund 1.000 Euro.

Hinzu kommt ein zweites Problem: Viele Projekte, in denen Papiervorgänge durch IT-Systeme abgelöst werden sollen, vernachlässigen die Gewohnheiten der Mitarbeiter. „Papier lässt sich leichter bearbeiten als ein Dokument am Monitor“, bestätigt IAO-Experte Altenhofen. „Deshalb brauchen Betriebe, die sich wirklich vom Papier verabschieden wollen, nicht nur die richtige Technik, sondern auch eine konsequente Strategie.“

Den vollständigen Artikel können Sie in der impulse-Ausgabe 11/2005, Seite 104, nachlesen.

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