Diverses Was tun, wenn der Betriebsprüfer kommt

Jeder muss damit rechnen. Alle 34 Sekunden stehen Betriebsprüfer vor einer deutschen Firmentür. Und die Kontrolleure dürfen immer mehr. Betroffene können nur eines tun: sich optimal vorbereiten.

Jeden kann es treffen. Gewerbebetriebe und Freiberufler werden mehr oder weniger regelmäßig einer Betriebsprüfung unterzogen – abhängig von Größe, Gewinn und den Umsätzen. Diese sogenannte Außenprüfung findet meist vor Ort, also in den Betrieben statt.

Dabei müssen sich die Beamten an ihre Vorschriften halten. So müssen sich die Außenprüfer ordnungsgemäß und rechtzeitig anmelden. Auch bestimmte Regularien sind zu beachten: Der Prüfer benötigt einen geeigneten Arbeitsplatz und einen Ansprechpartner, der Auskunft über den Betrieb geben kann. Die Ergebnisse der Prüfung werden in einer Abschlussbesprechung erörtert.

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Jeder Betriebsprüfer muss sein Kommen schriftlich ankündigen. Dazu dient ein amtlicher Vordruck, die sogenannte „Prüfungsanordnung“, kurz PAO genannt. Diese PAO muss in einer angemessenen Zeit vor Beginn der Prüfung bei Ihnen eintreffen.
Bei Großbetrieben gilt dabei ein Zeitraum von vier Wochen als angemessen, bei mittleren und kleinen Betrieben reichen zwei Wochen.

Die PAO muss auf jeden Fall enthalten:

  • die Steuerarten, die geprüft werden sollen,
  • die Prüfungszeiträume,
  • den Namen des oder der Betriebsprüfer mit Amts- und Dienstbezeichnung,
  • die Rechtgrundlagen der Betriebsprüfung und
  • den voraussichtlichen Beginn der Prüfung

Haben Sie die PAO erhalten, informieren Sie Ihren Steuerberater. Passt Ihnen der Termin nicht, beantragen sie ein Verschiebung – mit Begründung. Kurzfristige Absagen sind möglich bei Krankheit des Unternehmers oder des Beraters. Nutzen Sie die Zeit bis der Prüfer in Ihrem Unternehmen erscheint, um Ordnung zu schaffen. Fehlen beispielsweise Belege, gefährdet das den Abzug als Betriebsausgabe. Wichtig: Ausgaben müssen nur glaubhaft gemacht und nicht bewiesen werden.

Belege müssen zehn Jahre lang aufgehoben werden. Misten Sie deshalb rechtzeitig aus. Überflüssige Notizen und Aktenvermerke haben in den vorzulegenden Büchern nichts zu suchen. Instruieren Sie rechtzeitig Ihren Stellvertreter und anderes Personal über den Prüferbesuch.

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