Diverses Wenn der Kontoauszug das Management bestimmt

Elektronische Helfer tragen dazu bei, die Finanzen in den Griff zu bekommen.

Bitter, aber wahr: Zu den häufigsten Ursachen, warum Gründer ihre Selbstständigkeit beenden, zählt mangelndes kaufmännisches Know-how. Dabei lässt sich schon mit einfachsten Programmen eine wöchentliche oder monatliche Übersicht über das Soll und das Ist verschaffen. Diese Zahlen liefern wichtige Ansatzpunkte, wie der frischgebackene Unternehmer seine Kosten in den Griff bekommen muss.

Eine Analyse der Insolvenzgründe von Neugründungen bringt es an den Tag: Die Mehrzahl ist nicht an ihrer Geschäftsidee oder mangelnder Kundschaft gescheitert, sondern schlicht an dem fehlenden kaufmännischen Know-how. „Leider betreiben immer noch die meisten Gründer ein „Management by Kontoauszug“, weiß Marcel Theijs, Bereichsleiter Marketing und Existenzgründungs-Experte beim Freiburger Softwarehaus Haufe-Lexware.

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„Woran es den meisten gescheiterten Unternehmen mangelt, ist ein durchdachtes und kontinuierliches Controlling“, so Theijs. Das gilt aber auch für laufende Betriebe, in denen der Chef von der Hand in den Mund lebt. Der Schwerpunkt wird auf die unternehmerische oder handwerkliche Seite gelegt, die oft mühsame Kleinarbeit mit den Zahlen bleibt auf der Strecke. Doch gerade sie zeigt, auf welchem Pfad sich das Unternehmen bewegt.

Dabei muss niemand umständliche Berechnungen und Auswertungen anfertigen, sondern kann das Controlling seiner Software überlassen. Wichtig ist nur, dass es getan wird. Wer es möglichst komfortabel handhaben will, dem bietet sich handelsübliche Buchhaltungssoftware wie Lexware financial office an. Eigene Listen oder Auswertungen können damit wesentlich schneller und übersichtlicher erstellt werden als mit Microsoft-Excel. Selbst Laien können die Buchhaltungssoftware ohne großen Aufwand bedienen.

Unabhängig vom Hersteller haben die elektronischen Helferlein eine umfangreiche Grundausstattung. So lassen sich mit Hilfe von PCs Rechnungen schreiben, ein Kassenbuch führen oder schnell mal die Abschreibungen ermitteln. Im Falle des Falles muss die Rechnung nicht per Post rausgehen, sondern kann auf elektronischem Wege dem Kunden übermittelt werden.

Wichtig ist auch, dass die Unternehmer nicht vor dem Thema „Controlling“ zurückschrecken. “ Für den Chef gilt es, möglichst zeitnah abzugleichen, ob der Plan noch mit der Realität übereinstimmt, ob das vorgegebene Soll mit dem Ist wirklich erreicht wurde. Bringt eine Sparte nicht den erforderlichen Umsatz und wird dieser Mangel zudem nicht durch die Auftragslage in den anderen Sparten ausgeglichen, muss der Unternehmer durch gezielte Auftragsakquisition oder Direktmarketing nachlegen.

Oder er kann sich per Software die Kostenseite genau anschauen und sehen, in welchen Bereichen er verdient oder wo er wegen geringer oder gar mangelnder Marge rote Zahlen schreibt. Software wie Lexware financial office hat für diese Auswertungen gleich entsprechende Tools an Bord. Das Programm bietet eine ABC-Analyse, mit der Kunden, Lieferanten und Artikel bewertet und in A-, B- und C-Kategorien eingeteilt werden. Größter Vorteil der schnellen Kategorisierung: Unternehmer können ihre Kunden und Lieferanten entsprechend ihres Wertes für die Firma behandeln. Umsatzstarken A-Kunden kann das Unternehmen Rabatte gewähren und sie so noch stärker an sich binden. Und bislang umsatzschwache Produkte lassen sich durch Sonderaktionen verstärkt an den Mann bringen.

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