Diverses Wie Aristoteles‘ Lehre beim E-Mailen hilft

Dr. Martina Dressel begleitet seit vielen Jahren als E-Business-Coach Führungskräfte und Inhaber mittelständiger Unternehmen. Ihr Buch E-Mail "Knigge" ist ein unterhaltsamer und lehrreicher Ratgeber für die tägliche Arbeit. Im folgenden Artikel beschreibt Dr. Dressel, warum Aristoteles' Regeln noch heute gelten - auch in der modernen Kommunikation.

Vor mehr als 2500 Jahren erarbeitete der Grieche Aristoteles Regeln für eine ausgefeilte Rhetorik. Zu dieser Zeit kommunizierten die Menschen meist von Angesicht zu Angesicht. Ob seine antike Lehre in der heutigen, oft gesichtslosen Kommunikation von einem Bildschirm zu anderen wohl noch bestand hat?

Der ureigenste Zweck jeder Form der Kommunikation besteht darin, einem anderen Informationen so zu übermitteln, dass diese ihn erreichen und er sie auch versteht. Nur dann wird er in gewünschter Weise reagieren können. Aristoteles nannte dies „Auffinden der Hauptgesichtspunkte“. Heute würden wir sagen: „Kenne Deine Agenda.“

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Aktuell erleben wir, wie entscheidend gerade dieses Prinzip bei der E-Mail Kommunikation ist. Wie viele lassen sich zum E-Mail Versand verführen allein deshalb, weil es so schnell und einfach geht. Damit den Empfänger einer E-Mail jedoch mehr (Wert) erreicht als eine Fülle von Text auf seinem Bildschirm, ist es für den Absender wichtig, bereits vor dem Schreiben die Fragen nach dem Warum und Was zu stellen:

  • Was konkret möchte ich erreichen?
  • Was möchte ich beim Empfänger bewirken?
  • Warum handelt es sich bei dieser E-Mail um eine für den Empfänger wertvolle Nachricht? Warum überhaupt wird sie versendet?

Verdeutlichen Sie dies bereits in der Betreff-Zeile. Sie ist es, die neben der Absenderadresse beim Empfänger DAS Entscheidungskriterium darstellt, ob er die E-Mail öffnet oder löscht. Für Ihre „Investition“ in eine gute durchdachte, wohl formulierte Betreff Zeile, werden Sie reichlich belohnt.

WAS sollte Ihr Empfänger erfahren und WIE gewinnen Sie sein Interesse an dem, was Sie übermitteln wollen? Ihre Information sollte sorgfältig verpackt und so strukturiert werden, dass Ihr Empfänger in der Lage ist, Sie als auch Ihren Standpunkt zu verstehen.

„Kenne deine Zielgruppe“

Aristoteles nannte dies „Stoffgliederung“ – wir könnten das nennen: „Kenne deine Zielgruppe“.

Eine E-Mail, zugeschnitten für die richtige Zielperson oder –gruppe und treffsicher an diese adressiert, wird ihre Wirkung nicht verfehlen und stellt ein leistungsfähiges Kommunikationsinstrument dar. Im Idealfall kommt die Nachricht für den Empfänger genau zu dem Zeitpunkt, wo sie ihn unterstützt, ein ihm unter den Nägeln brennendes Problem zu lösen.

Mehr Sorgfalt und Rücksichtnahme bei der Wahl des Verteilers trägt dazu bei, unsere aktuelle Belastung durch eine nervende E-Mail Flut zu reduzieren. Natürlich ist es ein ganz wesentlicher Vorteil, per E-Mail eine Nachricht mit nur einem Mausklick an verschiedene Empfänger zu senden. Dieser wird jedoch durch unkritische Verwendung einmal festgesetzter Empfängergruppen, der CC- oder BCC-Zeile, der Funktion „Allen antworten“ oder ähnlichem zunichte gemacht.

Betrachten Sie Ihre E-Mail mit den Augen und vom Standpunkt des Empfängers aus: Ist Ihre Nachricht für ihn wertvoll? Oder geht es Ihnen primär darum, Dinge selbst vom Tisch zu haben?

Prüfen Sie auch kritisch den Tonfall Ihrer E-Mail. Ein im Befehlston formuliertes „Ich erwarte Sie morgen 9 Uhr in meinem Büro“ zeugt von weniger Kommunikationskultur als eine höflich, wenn auch konsequent formulierte Bitte „Können wir uns morgen um 9 Uhr in meinem Büro treffen?“

Hier geht es darum, die Informationen logisch darzustellen als auch beim Empfänger die Motivation aufzubauen, diese zu lesen. Ihre Botschaft sprachlich ansprechend auszudrücken ist genauso wichtig wie die Idee selbst, die hinter Ihrer Botschaft steckt. Aristoteles nannte dies „Darstellung“. Heute würden wir sagen „Zu wissen, wie man es vermittelt“.

Gleich auf den Punkt kommen

E-Mails sind im Allgemeinen kurze Nachrichten, in denen ganz spezifische Informationen übertragen werden. Empfänger erwarten, den Inhalt in Sekunden erfassen zu können, nicht in Minuten. Daher ist es wichtig, in E-Mails

  • neben einem freundlichen Einstieg mit dem Ziel, beim Empfänger positive Emotionen zu wecken und
  • gleich zu Beginn auf den Punkt zu kommen.

Achten Sie neben der Formulierung der Betreff Zeile auch darauf, bereits im ersten Satz den Nagel auf den Kopf zu treffen. Dies zu vernachlässigen, verursacht beim Empfänger Spannungen und raubt ihm unnötig wertvolle Zeit. Seine Motivation, weiter zu lesen, sinkt dramatisch.

Bedenken Sie im weiteren Textverlauf: Ein schlechter Stil verrät die Trägheit des Schreibers beim Denken. Da passt ein Zitat von Kurt Tucholsky: „Erst denken sie nicht, und dann drücken sie es schlecht aus.“

  • Verwenden Sie einen flüssigen, leicht lesbaren Schreibstil.
  • Bevorzugen Sie kurze Sätze.
  • Nutzen Sie eine für den Empfänger verständliche Terminologie.
  • Gliedern und ordnen Sie Zahlen und Daten, auch optisch.
  • Vorteilhaft sind kurze Absätze.
  • Fassen Sie sich kurz – weniger ist mehr.

Lesen Sie auf der nächsten Seite mehr zu der richtigen Optik von E-Mails.

Bei Aristoteles hieß dieser Abschnitt „Vortragsweise“. Hierbei geht es darum, alle verfügbaren Elemente zu nutzen, um die Information dem Publikum bzw. dem Empfänger effizient zu vermitteln. Das können im Fall der Freien Rede Tonfall, Lautstärke und Körpersprache betreffen.

Gerade in unserer oft Grafik-demonierten Zeit, ist es um so wichtiger, Nachrichten zu schreiben, die hochinformativ sind, die durch wertvollen Inhalt beeindrucken statt durch gestyltes Design. Hinzu kommen aktuell brisante Sicherheitsdefizite von HTML E-Mails.

E-Mails sind nicht immer das optimale Medium

Die E-Mail ist ein verfügbarer Kommunikationskanal, jedoch kein obligatorischer. Sind Sie sicher, dass für die Übermittlung Ihrer Nachricht die E-Mail tatsächlich das optimale Medium darstellt? Allein die Tatsache, dass es möglich ist, nahezu jede nur denkbare Nachricht irgendwie in eine Textform zu bringen bedeutet noch lange nicht, dass wir dies bedenkenlos tun sollten.

Allein die Verfügbarkeit und einfache Handhabung der E-Mail sollte nicht dazu verführen, sich keine Gedanken mehr zu machen, welcher Kommunikationskanal für Ihre spezifische Nachricht und den jeweiligen Empfänger überhaupt der optimal geeignete ist. Gerade bei komplexen Sachverhalten kann es schwierig werden, diese verständlich zu strukturieren. Das trifft auch zu, wenn es darum geht, sich über Konzepte oder Ideen in der Gruppe auszutauschen.

Genauso können mit gesendete Anlagen, beispielsweise Folien für eine Präsentation, sich allein schon aufgrund ihrer hohen inhaltlichen Dichte als allein stehende Information für gänzlich ungeeignet erweisen.

Wägen Sie bitte auch ab, ob

  • eine neue E-Mail oder eine Antwort (AW oder Re) mit dem gesamten E-Mail Pfad (alle früheren Nachrichten) geschickter ist,
  • für den Empfänger eine Anlage oder ein Link ins Internet besser ist,
  • die Lesebestätigung oder Weiterleiten etc. tatsächlich unverzichtbar sind.

Nur wenige Sekunden kritisch darüber nachzudenken und zwar aus der Perspektive des Empfängers, kann diesem Minuten oder mehr seiner wertvollen Zeit sparen.

Ein Vergleich der E-Mail als noch jungen Kommunikationskanal mit der klassischen freien Rede, lässt ein neues Muster erkennbar werden. Mag die E-Mail auch schnell und preiswert sein, ihre Nutzung impliziert, und das ist sehr wichtig, die Schaffung eines gegenseitigen Verständnisses, von Monitor zu Monitor.

Präsentationen, in denen es nicht gelingt, den richtigen Draht zum Publikum zu finden, fallen sofort auf. Gewöhnlich mangelt es an Resonanz, und gewünschten Reaktionen. Inzwischen erkennen immer mehr, dass armselig verfasste E-Mails die gleiche Wirkung erzielen.

Was die Sache jedoch noch interessanter macht, ist die Frequenz, mit der sowohl starke als auch schwache Kommunikation für andere, seien es Kunden, Geschäftspartner, Mitarbeiter oder Kollegen, sichtbar werden. Schließlich versenden wir weit mehr E-Mails als wir freie Reden halten. Um es mit Aristotele
s auszudrücken: Wir sind das was wir wiederholt tun.

Lesen Sie auf der nächsten Seite eine Zusammenfassung der E-Mail-Regeln.

Die Rhetorik stellt eine von insgesamt 143 Schriften des Aristoteles dar. Das Werk verlangt dem Redner Kenntnisse in Dialektik und Psychologie sowie moralische Integrität ab. Vollendete Rhetorik ist danach gekennzeichnet durch:

  • den Sachverstand über das behandelte Thema
  • die Glaubwürdigkeit des Redners sowie
  • das Wohlwollen des Zuhörers.

Zweifellos sind dies auch Merkmale einer wirklich guten E-Mail, die gern empfangen, gelesen und beantwortet wird. Wer an dieser Stelle eigene Lücken entdeckt, dem sei Mut gemacht. Schließlich ist diese kritische Analyse eine gute Basis, um Veränderungen einzuleiten. Mit den oben genannten Kriterien haben Sie ein definiertes Ziel. Also starten Sie! Und um auch mit Aristoteles abzuschließen: Der Anfang ist die Hälfte des Ganzen.

Autorin: Dr.-Ing. Martina Dressel

Weitere Informationen erhalten Sie unter www.email-knigge.de.

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