Diverses Wie kleine Firmen um Aufträge kämpfen

Der Staat hat die Regeln neu geschrieben, nach denen die öffentliche Hand Milliarden durch Aufträge an Unternehmen verteilt. Gut im Geschäft sind nach wie vor größere Unternehmen, die günstig produzieren können. Kleinere Mittelständler hingegen zweifeln daran, dass für sie mehr abfällt.

Thorsten Frees gehört zu denen, die sich freuen sollten. Hat sich doch der Staat im Februar endlich durchgerungen. Nach langem Zögern, Diskussionen und Getöse. Vater Staat hat die Regeln neu geschrieben, nach denen die öffentliche Hand Jahr für Jahr 330 Milliarden Euro an Unternehmen verteilt – mit Aufträgen für den Bau von Spielplätzen, Fahrradwegen oder der Fassadenrenovierung von Bürgerämtern. Ein Batzen Geld, von dem ein guter Teil des deutschen Mittelstands lebt. Auch Thorsten Frees. Des Holzbauers Metier: Er dämmt die Wände in öffentlichen Gebäuden wie Schulen. 700.000 Euro Umsatz macht der Bad Harzburger Unternehmer mit sieben Vollzeitkräften im Jahr, gut 30 Prozent davon kommen vom Staat.

Querulanten haben es schwer

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Bis zum Jahr 2010 packt der auf die riesige Summe noch mal was drauf: Gut 18 Milliarden Euro stecken im Konjunkturpaket II der Bundesregierung, etwa zehn Milliarden davon sind für die Kommunen bestimmt, die damit der öffentliche Auftraggeber Nummer eins sind, neben Bund und Ländern.

Mit dem neuen Vergaberecht soll das Geld schneller und effizienter unter die Firmen kommen. Das geht beim Rechtsschutz los: Querulanten haben es künftig schwer. Wer bei der Auftragsvergabe unterliegt und das nicht akzeptieren will, muss sich nun beeilen: Verstöße gegen die Spielregeln sind „unverzüglich“ nach ihrer Entdeckung zu rügen. Wird die Beschwerde abgewiesen, bleiben nur noch 15 Tage, um einen „Nachprüfungsantrag“ zu stellen.

Aufträge in Häppchen vergeben

Auch an Unternehmer wie Frees hat Vater Staat bei der Reform gedacht: „Mittelständische
Interessen sind vornehmlich zu berücksichtigen“, steht im Gesetz. Eine klare Aufforderung, die bedeutet: Kann ein Auftrag in mehrere Lose, sprich Unteraufträge geteilt werden, kann ein Handwerker also die Fenster einbauen und ein anderer die Wärmedämmung, dann muss der Staat den Auftrag auch häppchenweise vergeben. Außer es stehen wirtschaftliche oder technische Gründe dagegen.

Tipps und Tricks

Wer mit dem Staat ins Geschäft kommen will, sollte einige Besonderheiten kennen:

Markterkundung

Sammeln Sie Daten über mögliche Kunden, etwa in Behördenverzeichnissen oder Haushaltsplänen oder auf Websites staatlicher Einkaufsstellen. Führen wichtige Vergabestellen interne Lieferantenlisten? Wenn ja, versuchen Sie, dort aufgenommen zu werden. Und lassen Sie sich bei der Auftragsberatungsstelle Ihres Bundeslands listen (www.abst.de).

Kundenkontakt

Bauen Sie persönliche Kontakte auf. Laden Sie Einkäufer zu Messen und Betriebsbesichtigungen ein. Wichtig sind auch Referenzen von anderen öffentlichen Auftraggebern.

Preisstrategie

Analysieren Sie Preisniveau und Produktqualität. Ausschreibungsdatenbanken dokumentieren alle Details bereits abgeschlossener
Einkäufe.

Plattformen

Oberhalb der EU-Schwellenwerte finden Sie alle Ausschreibungen im europäischen Ausschreibungsamtsblatt (Supplement S/TED, http://ted.europa.eu). Unterhalb der Wertgrenzen legen die EU- Länder ihre eigene Veröffentlichungspraxis fest. Viele Ausschreibungen werden in Tageszeitungen oder Amtsblättern publiziert. Eine zentrale Plattform für Deutschland existiert nicht; die wichtigsten Ausschreibungsquellen finden Sie unter www.abst.de.

Und damit das Geld aus dem Konjunkturpaket II ganz, ganz schnell an den Mann kommt, wurden die Regeln im Vergaberecht gleich noch mal gelockert. Allerdings nur bis Ende 2010, und nur für Lieferungen und Dienstleistungen bis 100.000 Euro und für Bauaufträge bis
zu einer Million Euro. Solche Aufträge können die Behörden jetzt entweder beschränkt (also in einem umgrenzten Bieterkreis) ausschreiben oder sogar ganz ohne Ausschreibung vergeben. Eigentlich müsste Thorsten Frees also frohlocken, wo doch üppigste Aufträge winken. Winken sollten. Doch er ist skeptisch.

Das Behördengeschäft ist rückläufig. Das liegt zum einen an Frees’ spezieller Situation: Seine Firma siedelt in der ehemaligen innerdeutschen Grenzregion, und da haben die „Konkurrenten aus den neuen Bundesländern bessere Chancen, an Aufträge zu kommen“. Die Tariflöhne sind im Osten schmaler, ergo sind die Betriebe konkurrenzfähiger – bei gleicher Qualität, wie Frees betont.

Zum anderen ist das Geld aus dem Konjunkturpaket aber schlicht noch nicht bei den Kommunen angekommen. So haben die Gemeinden, die Frees bislang mit Aufträgen bedacht haben, derzeit keinen müden Cent für zusätzliche Aufträge übrig. Denn wollen öffentliche Auftraggeber das Konjunkturpaketanzapfen, ist Bedingung, dass sie sich mit einer Eigenleistung beteiligen.

Und selbst wenn im Mai das Geld dafür endlich fließt, gilt für die öffentliche Hand immer noch der Grundsatz: „Erst planen, dann ausschreiben“, wie Marc Gabriel, Vergaberechtler in der Kanzlei Baker & McKenzie sagt. Viele Städte und Gemeinden haben aber immer noch keine konkreten Beschlüsse gefasst, welche

>b>Mittelstandsklausel muss gelebt werden

Schulen oder Kindergärten renoviert werden sollen. So bleibt Frees nur, sich auf der Ausschreibungsplattform der Region registrieren zu lassen. Und zu warten. Dabei drängt die Zeit. „Die Unternehmen brauchen die Aufträge jetzt und nicht irgendwann gegen Ende des Jahres“, sagt Kreishandwerksmeister Hans Peter Wollseifer aus dem Rhein-Erft- Kreis bei Köln. Er fordert, dass die neue Mittelstandsklausel auch tatsächlich gelebt wird – und die Kommunen ihre Aufträge „in Teil- und Fachlose ausschreiben“.

Das bringt das neue Vergaberecht

An zwei Stellen hat der Gesetzgeber geschraubt: Zunächst hat er die öffentliche Auftragserteilung reformiert und schließlich im Rahmen des Konjunkturpakets II noch mal beschleunigt. Die wesentlichen Punkte stehen im Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB).

Mittelstandsklausel

Die „Vergabe in Fach- und Teillosen“, also die Aufteilung in Kleinaufträge, soll mittelständische Firmen stärker berücksichtigen. Wenn etwa ein Gebäude saniert wird, soll ein Unternehmen die Fenster, ein anderes die Wände bauen. Eine Vergabe an einen Generalunternehmer ist nur in Ausnahmen zulässig und muss umfangreich begründet werden. Die Pflicht zur Losvergabe gilt nunmehr auch für Public-Private-Partnership- Projektgesellschaften, wenn sie Unteraufträge an Dritte vergeben.

Eignungsnachweis

Vorgeschaltete Qualifikationssysteme sollen – vorgelagert und auftragsunabhängig – die Eignung der Unternehmen nachweisen und regeln. Der bürokratische Prüfungsaufwand erfolgt also vorab einmalig und nicht bei jeder Auftragsvergabe neu.

Informationspflicht

Der öffentliche Auftraggeber muss nicht berücksichtigten Bietern unverzüglich die Ablehnungsgründe darlegen. Den Zuschlag darf der Auftraggeber erst nach einer Wartefrist von 15 Kalendertagen erteilen. In dieser Zeit kann ein unterlegenes Unternehmen gegen die behördliche Ablehnung vorgehen. Bei Übermittlung per Fax oder E-Mail verkürzt sich diese Frist auf zehn Kalendertage.

Konjunkturpaket II

Damit das Investitionsprogramm schneller umgesetzt werden kann, hat die Bundesregierung das Vergaberecht gelockert. Befristet auf zwei Jahre hat der Bund die Wertgrenzen für die vereinfachte Vergabe heraufgesetzt. Darunter fallen die beschränkte Ausschreibung
– die sich an Spezialisten richtet – sowie die freihändige Vergabe. Bei Ersterer können sich nur die von den Auftraggebern angesprochenen Unternehmen bewerben. Noch unkomplizierter ist das freihändige Verfahren, bei dem der Staat auf jegliche Förmlichkeiten verzichtet. Er kann einer Firmadirekt den Auftrag erteilen.

Soziale Aspekte

Aufträge sollen künftig nicht nur an fachkundige und leistungsfähige Unternehmen vergeben werden. Zusätzlich können Umweltaspekte sowie soziale und innovative Kriterien berücksichtigt werden, beispielsweise beim Einkauf von Bürogeräten deren Energieeffizienz.

Neue Wertgrenzen

Bei Bauleistungen ist die beschränkte Ausschreibung bis zu einem Auftragswert von einer Million Euro möglich, die freihändige Vergabe bis 100.000 Euro. Für Dienst- und Lieferleistungen sind freihändige und beschränkte Ausschreibung bis zu 100.000 Euro erlaubt. Bei höheren Auftragswerten gilt die öffentliche, unbeschränkte Ausschreibung. Daran kann sich jedes Unternehmen beteiligen. Eine europaweite Ausschreibung ist zwingend erforderlich, wenn folgende Auftragshöhen überschritten werden: Bauvergaben ab 5, 15 Millionen Euro, Liefer- und Dienstleistungsaufträge ab 206.000 Euro (des Bundes: 133.000 Euro).

Nur so hat seine Klientel überhaupt eine Chance und wird nicht nur als Subunternehmer abgespeist. Wollseifer droht, „die Förderung der örtlichen Handwerksbetriebe als Prüfstein bei der bevorstehenden Kommunalwahl“ zu betrachten.

Wie erfolgreich er damit sein wird, muss sich zeigen. Denn klar ist: Die Ämter sind wegen ihrer prekären Kassenlage angehalten, sich für das wirtschaftlichste Angebot zu entscheiden. Und das kommt eben oft nicht von ortsansässigen Handwerkern. Glücklich sind eher die größeren Mittelständler. Die mit viel Reichweite und personeller Schlagkraft. Wie die Bürotechnikfirma HSM aus Frickingen am Bodensee.

Die Bürotechnikfirma verdankt ihre gute Auftragslage zum einen ihrer Sonderstellung auf dem deutschen Markt: Der Hersteller von Aktenvernichtern hat nur vier Mitbewerber, die auch um die Aufträge von Bundeskriminalamt und dem Bundesamt für Wehrtechnik buhlen. Rund die Hälfte des Umsatzes von 125 Millionen Euro kommt von den Behörden. Das erlaubt HSM mit seinen 650 Mitarbeitern aber auch etwas, woran bei Thorsten Frees natürlich nicht zu denken ist: ein Key-Account-Management, eine spezielle Betreuung für den Kunden Staat.

Bei HSM ist Rudolf Meister dafür zuständig. Seiner Erwartung nach werden die Geschäfte mit Reform und Konjunkturprogramm zwar „vom Grundsatz her ähnlich laufen wie bisher“. Meister glaubt aber auch, dass „einzelne Ämter mehr Freiheiten bekommen und auch öfter Aufträge freihändig vergeben“.

Damit HSM zu den Bedachten gehört, pflegt er guten Kontakt zu den Mitarbeitern in den Einkaufsabteilungen der Behörden. Diese versorgt Meister regelmäßig mit fachlichen Informationen zur Entwicklung der benötigten Geräte. Darauf seien die amtlichen Beschaffer auch dringend angewiesen, sagt er: „Sie können nicht für jedes Produkt, das ihr Amt benötigt, den Überblick haben.“

Clevere Betreuung für den Staat

„Das ist ein cleveres Verhalten im Bereich der öffentlichen Auftragsvergabe“, lobt Timm Meyer vom Forum Vergabe. Und es ist auch klar, dass kleine Firmen da kaum heranreichen können. „Bei den kleineren Mittelständlern ist es schon das Problem, dass es nicht genügend Mitarbeiter für das Behördenmarketing gibt.“

Der schwäbische IT-Großhändler Bechtle dagegen kann aus dem Vollen schöpfen: 60 Vertriebsmitarbeiter betreuen die amtlichen Kunden vor Ort. Mit Behörden sowie Universitäten, Schulen, Krankenhäusern ist Bechtle damit gut im Geschäft und erreicht mit ihnen einen „dominanten Umsatzanteil“, wie Vertriebsleiter Steven Handgrätinger sagt.
Zusätzlich lädt er Einkäufer und IT-Chefs der Behörden regelmäßig zu Hausmessen nach Neckarsulm ein.

Auch wenn die Reform des Vergaberechts alles schneller machen sollte, ist sich Handgrätinger sicher: Ohne langen Atem wird in diesem Geschäft auch weiterhin nichts gehen, Konjunkturpaket hin oder her. Es kann Monate von der ersten Ausschreibung bis zum unterschriftsreifen Vertrag dauern. „Bis das Geld fließt, heißt es warten. Lieferanten müssen diese Durststrecke überbrücken, sonst können sie nicht bestehen.“ Aber auch das können die Großen immer noch viel besser als die Kleinen.

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