Dienstreisen So sparen Sie Reisekosten

Wenn man seine Reisekosten nicht im Griff hat, gibt es bei der Abrechnung der Dienstreise ein böses Erwachen.

Wenn man seine Reisekosten nicht im Griff hat, gibt es bei der Abrechnung der Dienstreise ein böses Erwachen.© Klaus Eppele / Fotolia.com

Dienstreisen verursachen hohe Kosten in Unternehmen. Diese Tipps helfen Ihnen, Reisekosten zu sparen - bei Flügen, Bahnreisen und Übernachtungen.

Klar: Die günstigste Dienstreise ist die, die gar nicht erst stattfindet. Weil man alle offenen Fragen am Telefon, per E-Mail oder per Videokonferenz klären konnte. Doch manchmal gibt es keine Alternative zur Geschäftsreise: etwa das vertrauensvolle Gespräch mit wichtigen Kunden oder Geschäftspartnern, neue Impulse bei einem Fachkongress oder Marktbeobachtung auf einer Messe. Unsere Tipps helfen Ihnen, Reisekosten zu sparen – damit Dienstreisen keine Kostenfresser werden.

Cookies löschen

Wer die Onlinebuchung einer Reise unterbricht und später auf die Buchungsseite zurückkehrt, stellt oft fest, dass das Angebot teurer geworden ist. Der Grund: So genannte „Cookies“ auf dem Rechner verraten dem Anbieter, dass man an dieser Reise interessiert ist – selbst Tage später. Der höhere Tarif soll Kunden zu einer schnellen Buchung drängen, bevor der Preis noch weiter steigt. Daher wichtig: vor der Buchung Cookies löschen! (Eine Anleitung finden Sie hier)

Richtlinien aufstellen

Auch bei den Dienstreisen Ihrer Mitarbeiter können Sie sparen – indem Sie klar formulierte Reiserichtlinien aufstellen: etwa dass nur Economy-Flüge und Bahnreisen zweiter Klasse erlaubt und Übernachtungen im Drei-Sterne-Hotel zu buchen sind. Auch ist es sinnvoll, eine Regelung für die Häufigkeit von Dienstreisen zum selben Kunden zu definieren.

Alternative Flughäfen wählen

Wer zwischen verschiedenen Flughäfen wählen kann, sollte die Preise vergleichen. Bis zu einem Drittel Preisersparnis sind drin – auch wenn die Kosten für die Anreise zum Flughafen natürlich berücksichtigt werden müssen.

Nach Begleittarifen fragen

Sie fliegen in Begleitung? Dann ist es manchmal günstiger, zwei Tickets gleichzeitig zu kaufen. Es lohnt sich, bei der Buchung von Flügen nach so genannten „Companion Fares“ zu fragen.

Frühbucherrabatt sichern

Zumindest einige Dienstreisen stehen schon Wochen vorher fest. Wer sofort bucht, hat die Chance auf günstigere Flüge oder Bahntickets.

Über alternative Webseiten buchen

Über die Website des Start-ups Capitaine Train können Bahnfahrer bei Reisen ins Ausland bis zur Hälfte des normalen Ticketpreises sparen. Das Unternehmen hat Zugang zu Buchungssystemen großer Bahnunternehmen wie SNCF und Tahles (Frankreich), der italienischen Trenitalia oder Eurostar (Verkehr nach London). Für Reisen nach Frankreich, Italien und London ist es deshalb besonders interessant. Capitaine Train sucht nach der günstigsten Kombination verschiedener Züge der Bahngesellschaften – und findet manchmal auch Sparangebote, die bei der Deutschen Bahn selbst nicht mehr verfügbar sind.

Günstig übernachten

Eine attraktive Alternative zum Hotelzimmer sind Privatwohnungen, die sich über Anbieter wie airbnb.de tageweise mieten lassen. Das Angebot ist riesig, und oft lassen sich für einen Bruchteil des Hotelpreises Übernachtungsmöglichkeiten finden, die mit zentraler Lage, viel Platz schnellem WLAN und guter Ausstattung punkten.

In der Wochenmitte reisen

Wer die Termine für seine Dienstreisen selbst bestimmen kann, sollte die Tage vor und nach Wochenenden und Feiertagen meiden. Dienstags, mittwochs und Donnerstag sind Flüge in der Regel deutlich günstiger.

Mit Firmenkreditkarte zahlen

Viele Kreditkarten bieten Bonusprogramme an: Die gesammelten Bonuspunkte lassen sich in Flugmeilen, Hotelübernachtungen oder Mietwagen eintauschen. Wer auf Reisen die Firmenkreditkarte nutzt, sorgt so dafür, dass die nächste Dienstreise etwas günstiger ist.

Werbungskosten absetzen

Dienstreisen lassen sich steuerlich absetzen. Abgesetzt werden können Fahrtkosten, Übernachtungskosten sowie Nebenkosten wie Maut- oder Gepäckgebühren. Wichtig: Für alle Ausgaben die Belege aufbewahren! Außerdem lassen sich Verpflegungspauschalen anrechnen.

Sonderkonditionen aushandeln

Ob Hotel oder Airline: Wer bei Dienstreisen immer wieder mit demselben Partner zusammenarbeitet, sollte versuchen, Sonderkonditionen auszuhandeln. Das lohnt sich auch schon für mittelgroße Unternehmen.

Aufenthalt verlängern

Wer bei der Dienstreise zeitlich flexibel ist, sollte prüfen, ob die Rückreise einen Tag später günstiger wäre. So sparen Sie Geld – und können die Zeit vor Ort gleich noch dazu nutzen, um geschäftliche Kontakte zu knüpfen.

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