Sponsored PostAnzeige Digitalisierung der Buchhaltung: Vom Laien hin zum Digital Native

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© Billomat

Worauf müssen Freiberufler achten, wenn sie ihre Buchhaltung digitalisieren? Und welche Vorteile bieten Online-Buchhaltungsanwendungen? Tipps vom Finanzexperten Paul-Alexander Thies.

Während große Unternehmen häufig eine ganze Armada an Angestellten für die Buchhaltung haben, sind Selbstständige nicht nur CEO, sondern auch Finanzbeauftragter, Marketingleiter und Kundensupport in einer Person. Da Klein-Unternehmer und Gründer jeden Cent gut investiert wissen wollen und somit häufig erst einmal den Weg zum Profi scheuen, kommt es insbesondere bei der eigenen Buchhaltung zu Unsicherheiten. Dieser häufig wilde Mix aus digitalen und analogen Unterlagen wird dann an den Steuerberater des Vertrauens weitergeleitet.

Online-Buchhaltungsanwendungen setzen genau da an, um Ordnung ins Chaos zu bringen. Die smarten Tools sind zuverlässig, flexibel und auch für Neulinge gut zu nutzen. Sie arbeiten dem Steuerberater zu und reduzieren so die Kosten für Gründer. Wo die Vorteile liegen und worauf Freiberufler achten müssen, wenn sie ihre Buchhaltung digitalisieren, erklärt Finanzexperte Paul-Alexander Thies, Geschäftsführer vom Online-Buchhaltungsprogramm Billomat:

Schneller, höher, weiter: Vorteile der Digitalen Buchhaltung

Die Masse an gesetzlichen Regelungen, Ausnahmen, aber vor allem auch Änderungen stellt viele Freiberufler vor neue Herausforderungen. Wichtig hierbei ist es, nicht den Kopf in den Sand zu stecken, sich zu informieren und so neue interne Prozesse für das eigene Unternehmen festzulegen. Die digitale Abwicklung vereinfacht dabei vieles. So können Freiberuflicher nicht nur immens Zeit einsparen, indem Angebote auch mobil erstellt und versendet werden, sondern auf vollautomatisierte Add-Ons bzw. Schnittstellen zurückgreifen, um sich ein auf ihre Bedürfnisse vollkommen angepasstes Komplettpaket zusammenzustellen. Alle finanziellen Aktivitäten können dann zum Beispiel ohne großen Aufwand gebündelt und der Jahresabschluss wiederum vom Steuerberater schnell erledigt werden. Eine in 2017 durchgeführte Untersuchung unter den Nutzern der Buchhaltungssoftware Billomat zeigt, dass die Digitalisierung sich lohnt. So kann die Buchhaltung um 10 Prozent schneller erledigt, die Kundendaten doppelt so schnell erfasst und darüber hinaus die Reaktionsgeschwindigkeit um 100 Prozent gesteigert werden.

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Digitale Transformation in der Buchhaltung
Quelle: Billomat

 

Tool ist nicht gleich Tool: Augen auf bei der Anbieterauswahl

Um also um interne Abläufe agiler und kosteneffizienter zu gestalten, sollten Gründer vor allem bei der Wahl des Anbieters auf folgende Punkte achten:

  • Sicherheit: Die Server des Anbieters müssen in Deutschland stehen.
  • Zertifizierungen: Ein Blick auf die Webseite des Unternehmens offenbart, ob es geprüfte Zertifikate aufweist. Auf die nachfolgenden sollten Selbständige ihr Augenmerk legen: „Software Made in Germany” und „Software Hosted in Germany”, die DIN ISO 27001 für geprüfte hochsichere Rechenzentren sowie das TÜV Kundenzufriedenheitssiegel.
  • SSL-Verschlüsselung: Die Verbindung zur Buchhaltungssoftware sollte mit einer 256-Bit-TLS Verschlüsselung gesichert sein. Eine ausführliche Übersicht dazu ist auf der Anbieter-Webseite zu finden.
  • Kundensupport: Bei der Digitalisierung von Buchhaltungsprozessen kann ein guter Kundensupport helfen. Bei jeglichen Fragen, Problemen und den ersten zaghaften Schritten mit dem Tool sollten Nutzer begleitet werden.
  • Testmöglichkeiten: Bevor sich Selbständige und Unternehmer auf einen Anbieter festlegen, müssen sie die Software und die Kompatibilität mit den eigenen internen Prozessen vorab auf Herz und Nieren testen. Der kostenlose Testzeitraum sollte optimalerweise 60 Tage und mehr betragen.
Buchhaltung-neu-gedacht

Buchhaltung neu gedacht
Quelle: Billomat

GoBD: Gesetzesregelungen immer im Blick haben

Unternehmer müssen sich bei ihrer Buchhaltung und vor allem bei der Rechnungsstellung an die Vorgaben des Bundesfinanzministeriums halten. Die GoBD regeln dabei die formalen Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten elektronischen Daten und Papierdokumenten. Daten oder Unterlagen sind dabei unter anderem in jener Form aufzubewahren, in der sie empfangen wurden. Eine Umwandlung in ein anderes Format ist nur dann zulässig, sofern die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird oder Veränderungen vorgenommen wurden. Auch dürfen diese nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden. Beim Einsatz von Buchhaltungssoftware ist also wichtig, dass die Anwendung den Richtlinien der GoBD entspricht.

Wichtig: Bei einer Überprüfung haftet der Unternehmer selbst, auch wenn dieser die Technik ausgelagert hat. Das Hauptaugenmerk muss also darauf liegen, das richtige und vor allem konforme Tool für sich zu finden. Schlussendlich sollten Gründer, wenn es um Fristen, Verarbeitungen und Pflichten in puncto Aufbewahrung geht, nicht darauf verzichten, einen Experten einzuschalten. Dieser klärt bei Unwissenheit auf und erleichtert so den allerersten Schritt hin zur digitalen Buchhaltung.

 

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1 Kommentar
  • Teresa 23. April 2018 16:48

    Spannendes Thema. Wir sind auch gerade dran weiter zu digitalisieren. Vor allem in der HR versuchen wir möglichst agil zu werden.[Link entfernt. Bitte keine Werbung. Beachten Sie auch unsere Netiquette.] Genau wie in der Buchhaltung braucht es jemanden, der hier die Führung übernimmt und die Prozesse anleitet.

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