Sponsored PostAnzeige Mit digitaler Buchhaltung die Effizienz steigern

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Effizientes Arbeiten ist in Corona-Zeiten wichtiger denn je. Wer die Buchhaltung digitalisiert, kann Kosten sparen und die Effizienz steigern – und zwar so.

Es gibt kaum eine Branche, die nicht von der Digitalisierung beeinflusst wird. Immer mehr Abläufe und Unternehmensbereiche werden auf die digitale Ebene verlagert, um sie zum einen schneller zu bewältigen und zum anderen Kosten zu sparen. Nachdem die Digitalisierung vor allem in klassischen Bereichen wie der Buchhaltung lange zurückhaltend war, erkennen Unternehmen dieses Jahr den deutlichen Nutzen von digitalen Prozessen. Die wirtschaftlichen Herausforderungen führen dazu, dass Buchhaltungssoftware als Lösung für verschlankte Arbeitsprozesse, Automatisierung und Kostenreduzierung erkannt wurde.

Digitalisierung gewinnt in Unternehmen an Fahrt

Momentan gehen viele Unternehmer und Selbstständige unterschiedlichster Branchen ihrer Arbeit im Home-Office nach. Bisher in vielen Firmen fest verankerte Strukturen mit Dokumenten in Papierform und aufwendigen Ablagesystemen machen die Umstellung vom klassischen Büroalltag ins Home-Office jedoch nur schwer möglich. Mehr denn je sind Firmen daher zu einer Umstellung hin zu digitalisierten Dokumenten und Arbeitsabläufen gezwungen.

Die Buchhaltungssoftware sevDesk ermöglicht eine sukzessive, zugleich aber auch konsequente Umstellung auf das papierlose Büro. Mit Hilfe der Cloud Software können Selbstständige auf Dokumente, Belege und Betriebsabläufe ortsunabhängig aus dem Home-Office zugreifen. Gleichzeitig können Dokumente per App eingescannt werden und sind sofort für alle Benutzer sichtbar. Alle involvierten Mitarbeiter können die Daten abrufen und bearbeiten, sodass eine deutliche Effizienzsteigerung erreicht wird.

Buchhaltungssoftware ist Grundlage der Digitalisierung

Vor allem in kleinen und mittelständischen Unternehmen wird die Buchhaltung häufig noch in klassischer Form bewältigt. Belege im Schuhkarton, händisch vorgenommene Buchungen und Pendelordner gehören zum Alltag. Doch diese Form der traditionellen Buchhaltung ist oft fehleranfällig, da man beim manuellen Prüfen von Rechnungen einen Posten übersehen oder falsch lesen kann. Eine daraus resultierende falsche Buchung kann fatale Folgen beim Finanzamt nach sich ziehen. Darüber hinaus ist die händische Buchhaltung zeitaufwendig und nimmt einen großen Teil der Mitarbeiterkapazitäten ein.

Schon kleine Fehler in der Buchhaltung können für ein Unternehmen schnell teuer werden und im schlimmsten Fall zu einer Existenzbedrohung führen. Mit der Buchhaltungssoftware sevDesk können verschiedene Vorgänge digitalisiert werden. Selbstständige und Freelancer können ihre Belege ortsunabhängig digital erfassen, was Tippfehler und Dubletten vermeidet. Außerdem können Angebote und Rechnungen digital mit wenigen Klicks erstellt und dank Postanbindung auf postalischem Weg oder per Anhang als E-Mail verschickt werden. Aufgaben wie das Einheften und Ablegen von Rechnungen gehören damit der Vergangenheit an. Somit sparen sich Selbstständige und Unternehmer viel Zeit und können somit ihre Kosten reduzieren. Da die Dokumente nicht mehr in Papierform vorliegen und Platz im Büro gespart wird, ist die digitale Buchhaltung auch nachhaltig wirksam.

 

Tipps für den Umstieg auf ein papierloses Büro

Die Umsetzung der digitalen Buchhaltung erfordert in Unternehmen ein gewisses Umdenken. Dabei stellt eine entsprechende Software, die alle notwendigen Funktionen besitzt, die Basis des papierlosen Büros dar. Die Cloud Software sevDesk bietet nicht nur die Möglichkeit, Vorgänge digital zu bearbeiten, sondern ermöglicht das ortsunabhängige Arbeiten von verschiedenen Standorten aus. Alle relevanten Dokumente werden GoBD-konform und entsprechend der Archivierungsfristen in der Software gespeichert.

Dank integriertem Mahnsystem können Unternehmer ihr Forderungsmanagement im Blick behalten, eine Mahnung mit wenigen Klicks erstellen und versenden. Da alle Dokumente digital abgespeichert sind, hat der Unternehmer zudem stets einen Blick auf seine Einnahmen und Ausgaben und weiß um den aktuellen Liquiditätszustand.

Bevor die endgültige Entscheidung für eine Software fällt, ist es ratsam, Testangebote der Entwickler zu nutzen. Auf diesem Weg können verschiedene Programme mit Blick auf Funktionen, Handhabung und Umfang unabhängig verglichen werden. Nicht jede Software ist für jedes Unternehmen geeignet.

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Unabhängig von der Software braucht es Zeit, um sich auf das papierlose Büro umzustellen. Diese Einarbeitungszeit ist wichtig und sollte von Unternehmern und Selbstständigen individuell auf die Bedürfnisse angepasst sein.

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