Finanzen + Vorsorge SEPA-Umstellung: Die Zeit drängt

Zeitwertkonten sind auch für als Geschäftsführer angestellte Firmenchefs eine interessante Option der Altersvorsorge.

Zeitwertkonten sind auch für als Geschäftsführer angestellte Firmenchefs eine interessante Option der Altersvorsorge.© Snehit / Fotolia.com

Banken warnen, dass der Mittelstand die Umstellung auf den SEPA-Standard für Geldtransfers verschläft. Tatsächlich können sich Unternehmer, die jetzt flink reagieren, viel Stress ersparen.

Inga Bendschneider klappt die Papierkladde mit der Aufschrift SEPA auf und verteilt ein paar Zettel auf dem Bürotisch: Brief der Volksbank Winsener Marsch, Checkliste des Verbands, Ausdruck der Gläubiger-ID für ihre Tischlerei in Bergedorf. „Die haben wir schon mal“, sagt die 51-Jährige. So weit, so gut. Im November dann soll es richtig losgehen mit der Umstellung auf die euro­pä­ischen Einheitsregeln für Geldtransfers.

Bendschneider hat einiges gelesen, Zeitungen und Fachblätter sind ja voll mit der Single European Payments Area, kurz: SEPA. Lastschriften werden kompliziert, Buchhaltungssoftware muss geändert werden und Briefpapier – vor Februar 2014. Klar. Eigentlich.

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Hoffentlich hilft die Bank

Eine Frage an die Tischlerei-Inhaberin: „Müssen Sie eigentlich diese neuen Kontonummern von jedem Mitarbeiter einsammeln, wegen des Gehalts?“ Unter Inga Bendschneiders kurzem Haar wirft die Stirn eine Falte. „Nee, das wird so umgestellt. Die Bank macht das.“ Pause. „Hoffe ich.“ Wo ist die Checkliste? „Da steht nur ‚Personal‘.“ Na ja, das wird man klären müs­sen, im November. Erwischt. „Sie können nun schreiben“, scherzt sie, „dass Frau Bendschneider von SEPA noch keine Ahnung hat.“

Tatsächlich dürfte Bendschneider mehr Ahnung haben als andere Unternehmer. Wenn Firmen ab Februar Lastschriften nutzen wollen, brauchen sie eine Gläubiger-ID, eine Identifizierungsnummer, die es bei der Bundesbank gibt – mit ein paar Klicks im Internet. Rund 630 000 dieser Nummern sind derzeit an Unternehmen vergeben, bei insgesamt 3,6 Millionen Firmen in Deutschland. Die Masse, so der Schluss, hat sich mit SEPA bislang nicht sonderlich intensiv befasst.

Wer das aber nicht nachholt, sitzt ab Februar im Zahlungsfluss auf einer Sandbank fest. Die Bundesbank warnt schon vor Insolvenzen, die Bankengewerkschaft DBV zumindest vor Chaos, wenn zum Jahreswechsel Hunderttausende Unternehmen gleichzeitig nach den neuen Sepa-Vorschriften experimentieren. Die Theorie ist einfach. SEPA bedeutet, dass für 33 Staaten gleiche Regeln für bargeldlose Zahlungen gelten – das soll Geldverkehr über Grenzen hinweg erleichtern. Neben den 28 EU-Staaten sind die Schweiz, Monaco, Island, Liechtenstein und Norwegen dabei. Dort gibt es mit der IBAN, der International Bank Account Number, eine einheitliche Kontonummer. Der BIC (Business Identifier Code) ist eine internationale Bankleitzahl, die allerdings mit der Zeit an Bedeutung verlieren wird, weil schon die IBAN auf die Bank schließen lässt. Ab Februar 2014 müssen IBAN und gegebenenfalls BIC verwendet werden für sämtliche Überweisungen und Lastschriften – auch für solche innerhalb eines Landes.

Praktisch aber müssen Unternehmer ihren Betrieb überall dort justieren, wo Geld fließt oder Kontodaten auftauchen, also in Buchhaltung, Einkauf, Vertrieb, Personal, Marketing oder IT. Briefpapier, Standardverträge, AGBs, Kundenkarteien müssen geändert, Finanz- und Buchhaltungssoftware aktualisiert werden. Für Lastschriften müssen Einzugsermächtigungen umgewandelt und Kunden angeschrieben werden.

Der Teufel steckt im Detail

Inga Bendschneider und ihr Mann Julius haben sich einen Betrieb aufgebaut mit Lackierraum und Maschinen, die laut werden beim Zuschneiden, Schleifen, Pressen – es riecht nach Holz und Lack. „Wir Handwerker wollen ja eigentlich nur arbeiten“, sagt Bendschneider. „Wir möchten gar nicht so viel Verwaltung.“ Für die Finanzen nutzen die Bendschneiders das Programm VR-Networld, die Standardsoftware der Volksbanken. In der Volksbank Winsener Marsch muss Vorstand Hermann Kohlhaus erst einen Kollegen fragen, ob die Software nun automatisch aus alten Kontonummern IBANs macht. Macht es, meldet er schließlich, aber nur deutsche. Alternativ gebe es auch einen Converter auf der Website. Ein Problem weniger für die Tischlerei.

Aber das sei ja nur die Software, sagt Kohlhaus. Was daneben in den Firmen laufe, könne er nicht wissen. „Jeder macht das ja ein bisschen anders“, manche hätten Karteikästen oder Schrankwände voller Leitz-Ordner. Weil aber jede Firma individuell wegheftet, verwaltet, organisiert, können Checklisten und Broschüren kaum mehr geben als Hinweise und Ideen. Zu befürchten ist, dass sich zwar viele Unternehmer theoretisch mit SEPA beschäftigt haben, viele Fragen sich aber erst bei der Umsetzung stellen. Wie früher im Matheunterricht; was der Lehrer an der Tafel erklärt, leuchtet ein – was man nicht verstanden hat, merkt man bei den Hausaufgaben.

Wird die Liste an Fragen aber lang in vielen Tausend Firmen, dann ruckelt die SEPA-Umstellung – nicht nur in den Unternehmen, auch bei den Software-Anbietern, Beratern, Kreditinstituten. „Vom derzeitigen Personalstand in den Banken kann man nicht davon ausgehen, dass kurz vor der Umstellung noch jeder Kunde eine ausführliche Beratung bekommt“, sagt Oliver Popp von der Bankengewerkschaft DBV. Ähnlich sieht es bei den Steuerberatern aus. „Wenn sich die Mehrheit der Mandanten erst im Januar bezüglich der Umstellung bei ihrem Steuerberater meldet, wird es zu Kapazitätsproblemen kommen“, sagt Nora Schmidt-Kesseler, Hauptgeschäftsführerin der Bundessteuerberaterkammer.

Last mit der Lastschrift

Markus Heides Lagerhalle sieht aus wie ein Supermarkt nur für Süßigkeiten. In langen Regalreihen stehen Gläser mit Colalollis, Orangenschokolade, Milchcremekeksen. Heides Firma World of Sweets verkauft von Norderstedt aus Zuckerzeug über das Internet, 7000 verschiedene Sorten. Mal bestellt ein Kiosk sein halbes Inventar, mal eine Familie ihren Lakritzvorrat. Im Jahr macht der 43-Jährige damit 10 Millionen Euro Umsatz.

Wie bezahlt wird, kann sich der Kunde aussuchen; Paypal geht, Kreditkarte, Überweisung. Mit der Lastschrift aber gibt es ein Pro­blem. „Ich habe eine Checkliste zugeschickt bekommen von meiner Bank, der Hamburger Sparkasse“, sagt Heide. Es ging um SEPA. Da stand etwas von Mandaten, die er umwandeln und verwalten müsse, und Vorabinformationen, die er verschicken müsse vor dem Einzug. „Das wäre ein ziemlicher Aufwand, das lohnt sich für uns nicht.“

Tatsächlich ändert sich mit der SEPA-Lastschrift einiges. So müssen Unternehmer etwa ein Lastschriftmandat einholen, eine Art Einzugsermächtigung mit besonderen Formalien. Dieses Mandat muss schriftlich erteilt werden, unter anderem die Gläubiger-ID muss auf dem Formular stehen und eine Mandatsreferenz, eine frei gewählte Vorgangsnummer. Auch die Verwaltung der Mandate ist aufwendig, schon weil es verschiedene Lastschrifttypen gibt wie Firmen- und Basislastschrift, Erst- und Folgelastschrift.

„Das neue Lastschriftverfahren birgt vor allem für Onlinehändler ein erhebliches Risiko“, sagt Stefan Sander, Leiter des Cashmanagements der Hamburger Sparkasse. Zwar mussten auch bislang Einzugsermächtigungen in schriftlicher Form erteilt sein; in der Praxis aber wurde da­rauf oft verzichtet. Nach SEPA-Regeln darf ein Kunde nun 13 Monate nach Einzug den Betrag zurückbuchen lassen, wenn kein Mandat in Schriftform vorliegt. Bei ein paar Euro ist das nervig – bei hohen Summen gefährlich.

Keine Zeit für Experimente

Auf diesen Eiertanz hat Süßwarenhersteller Markus Heide keine Lust. „Wenn jemand online bestellen möchte, kann ich ihm nicht sagen: Drucken Sie mal dieses PDF aus und schicken Sie uns das.“ Vielleicht gibt es irgendwann eine digitale Alternative, in Sicht ist sie nicht. Also hat Heide die Lastschrift vorerst von seiner Seite genommen. Es gibt ja genug andere Zahlarten, vielleicht stört es den Kunden gar nicht.

So führt SEPA dazu, dass sich ganze Arbeitsprozesse ändern. Bisher liefen bei World of Sweets 20 Prozent des Auftragsvolumens per Lastschrift. Diese Kunden müssen sich nun umgewöhnen – ein Feldversuch, den Heide nicht zufällig jetzt vollzogen hat. Bis zum letzten Drücker warten wollte er nicht, noch weniger aber zur Weihnachtszeit umstellen, dem stärksten Monat für seinen Süßwarenhandel. Kein Moment für Experimente.

Wenige Tage später gibt es Neuigkeiten aus Bergedorf. Ein Dienstleister, der für Heides GmbH schon den Rechnungskauf betreut, wird künftig auch die Lastschriften abwickeln. Gegen Gebühr, aber dafür ist diese Zahlart nun wieder anzuklicken auf der Website. Und es gibt keinen Stress mit den Mandaten. Markus Heide glaubt, damit keine SEPA-Krücke, sondern eine perfekte Lösung gefunden zu haben. Er hatte auch noch die Zeit dazu.

 

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