Finanzen + Vorsorge Wege zum erfolgreichen Inkasso

Zum professionellen Einzug von Forderungen gehört viel mehr als nur das Verschicken von Zahlungserinnerungen. Lesen Sie, wie Sie ihr Mahnwesen besser strukturieren und wie individuelle Anreize den Geldfluss beschleunigen.

Inkasso – das Eintreiben von Forderungen – geht alle Unternehmen an, die auf Rechnung arbeiten. Das Verfahren spielt eine wichtige Rolle für die Liquidität eines Betriebs: Firmenchefs sollten ihr Debitoren- und Forderungsmanagement im Blick haben, damit sie nicht plötzlich immense Außenstände auffangen müssen.

Das Inkasso beginnt mit einem Vorabcheck, bei dem vor Aufnahme des Geschäfts die Bonität jedes einzelnen Neukunden geprüft wird. Neben den klassischen Auskunfteien wie Creditreform , D&B und Bürgel , geben manchmal auch Gespräche mit dem Kunden selbst Aufschluss über seine momentane Geschäftslage. Bei Stammkunden sollten Unternehmen regelmäßig die Zahlungsgewohnheiten kontrollieren – sowohl im Hinblick auf die eigenen Forderungen als auch die von anderen Lieferanten. Letztere Informationen sind ebenfalls bei den Auskunfteien erhältlich.

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Ein wichtiger Schritt zu Beginn einer Geschäftsbeziehung, aber auch für den weiteren Verlauf des Inkasso ist die Kundenklassifizierung: Je nach Zahlungsgewohnheit und Bonität können die Käufer in verschiedene Gruppen eingeteilt werden. Wer zum Beispiel die Rechnungen der eigenen Firma nur zögerlich begleicht, obwohl die allgemeine Bewertung positiv ausfällt, kann vielleicht durch zusätzliche Skonti zum schnelleren Zahlen bewegt werden.

Umgekehrtes gilt bei guter Zahlungsmoral dem eigenen Betrieb gegenüber und gleichzeitig hohem Ausfallrisiko am Markt: Eventuell können Sie den Kunden mit Ratenzahlungen entlasten. Oder Sie lassen ihm zusätzliche Aufträge von Dritten zukommen, um die Geschäftsbasis zu erweitern. Fällt jedoch das Gesamturteil schlecht aus, sollten Sie nur unter Eigentumsvorbehalt liefern oder die Geschäftsbeziehung von vornherein ablehnen.

Wenn ein Geschäftspartner nicht fristgerecht zahlt, lohnt eine genaue Analyse und Dokumentation der Gründe für den Verzug: Liegt es eventuell an der Nachlässigkeit der Kunden, einer mangelhaften Lieferung oder der unplanmäßigen Absprache zwischen Käufer und Vertrieb? Manchmal sind auch die eigenen Formulierungen missverständlich. Ein Beispiel: Schreiben Sie nicht „Zahlbar zehn Tage nach Erhalt der Rechnung“, sondern nennen Sie ein konkretes Datum.

Für einen besseren Überblick beim Inkasso sollten Sie Geldeingänge kanalisieren: Lassen Sie sich Einzugsermächtigungen erteilen und locken Sie Barzahler mit Skonto. Konzentrieren Sie die Geldeingänge auf wenige Konten.

Auch indem Sie Abläufe fixieren, sparen Sie Zeit und Arbeit. Legen Sie genau fest, in welchem Rhythmus die Buchhaltung Mahnungen schreiben soll. Bestimmen Sie, bis zu welchem Betrag und welchem Zahlungsverzug auch noch zweite oder dritte Mahnungen verschickt werden – und wann die Kollegen ein Inkassobüro oder den Rechtsanwalt einschalten sollen. Zudem müssen die Verkaufsmitarbeiter wissen, welche Konditionen für bestimmte Kundengruppen maximal gelten.

Bindet das Forderungsmanagement zu viel Zeit, sollten Firmenchefs ein Inkassobüro einschalten. Entsprechende Adressen finden Sie beim Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen e.V. . Die Dienstleister übernehmen das Eintreiben der Forderungen in Absprache mit dem Auftraggeber und leiten bei Nichterfolg das gerichtliche Mahnverfahren ein. Die Kosten betragen zirka fünf Prozent der Forderungssumme. Erfolgsabhängige Honorare sind üblich.

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