Gründung Ab Januar 2010 nur noch elektronisch

Das Gesetz über das Verfahren des elektronischen Entgeltnachweises (Elena) bringt für alle Arbeitgeber ab dem Jahreswechsel einige Änderungen mit sich. Die wichtigsten Aspekte auf einen Blick.

Es gilt: Ab Januar 2010 müssen die Entgeltbescheinigungen auf elektronischem Weg an die Sozialversicherungsträger weitergeleitet werden. Der Hintergrund: So können Behörden und Gerichte bei Bedarf auf die zentral gespeicherten Informationen und die Einkommensdaten der Arbeitnehmer zurückgreifen.

Für jeden Mitarbeiter müssen die Firmen monatlich parallel zur Gehaltsbescheinigung einen verschlüsselten Datensatz an die Zentrale Speicherstelle übertragen, im Gegenzug erhalten sie zur Kontrolle eine Protokollmeldung. Die Informationen werden unter einem Pseudonym gespeichert. Die anschließende Entschlüsselung der Daten erfolgt jedoch erst mit der Freigabe durch den einzelnen Arbeitnehmer – hierfür benötigt er ab 2012 eine qualifizierte elektronische Signatur.

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Die Übertragung der Daten erfolgen über das DEÜV-Verfahren, über welches auch die Sozialversicherungsmeldungen elektronisch verschickt werden.

Achtung: Damit die Meldungen künftig reibungslos funktionieren, muss die Software in den Buchhaltungen der Betriebe überprüft werden.

Für Unternehmer, die eine Standard-Software zur Lohnabrechnung einsetzen gilt: Überprüfen Sie, ob die genutzte Version bereits die elektronische Übermittlung der Daten erlaubt. Anderenfalls müssen Sie ein entsprechendes Zusatzmodul installieren – was unter Umständen wiederum zu zusätzlichen Anpassungsarbeiten innerhalb der Firma führen kann.

Für Arbeitgeber, die nicht mit einem Standardprogramm arbeiten, hat der Gesetzgeber eine spezielle Internet-Seite erstellt: Unter sv.net/classic können ab dem 1. Januar 2010 Elena-Meldungen kostenlos versendet werden. Zu diesem Zweck müssen die Daten der Arbeitnehmer einmal erfasst und können dann monatlich wiederverwendet werden.

Hierbei ist noch eine Besonderheit zu beachten: Firmenchefs, die diesen Weg der Datenübertragung wählen, müssen den Vorgang protokollieren und die Nachweise mindestens zwei Jahre lang aufbewahren.

Zu guter Letzt ergibt sich für alle Arbeitgeber noch eine weitere Pflichtaufgabe: Sie müssen ihre Mitarbeiter darauf hinweisen, dass ihre Daten an die Zentrale Speicherstelle übermittelt wurden. Auf welchem Weg und in welcher Form diese Mitteilung erfolgt, bleibt den Firmen selbst überlassen. Die Informationen werden übrigens fünf Jahre lang verschlüsselt aufbewahrt.

Um weitere Fragen zu Elena zu beantworten, hat das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie eine Telefon-Hotline eingerichtet:

Unter 01805-35362-0 (14 Cent pro Minute aus dem deutschen Festnetz, Mobilfunkverbindungen teurer) stehen von Montag bis Freitag von 6 bis 21 Uhr sowie ab Januar 2010 auch am Samstag von 8 bis 18 Uhr Experten Rede und Antwort.

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