Gründung Die digitale Rechnung kommt

Die Bundesregierung hat Vereinfachungen für Unternehmen vorgesehen, die nur noch elektronische Rechnungen ausstellen wollen. Die wichtigsten Aspekte im Überblick.

Grundsätzlich gilt: Jeder Unternehmer kann seine Rechnungen digital verschicken, sofern der Kunde einem Empfang zustimmt. Die Übermittlung geschieht etwa per Mail mit PDF- oder Textdateianhang, per PC-Fax- oder Fax-Server-Verbindung, per Online-Download oder per EDI (electronic data interchange) -Verfahren. Übrigens: Rechnungen, die an ein Standard-Faxgerät geschickt werden, gelten künftig als Papierrechnung.

Papier- und elektronische Rechnung werden umsatzsteuerlich gleich behandelt und für den Vorsteuerabzug anerkannt, wenn alle gesetzlich erforderlichen Angaben enthalten sind. Dabei ist zu berücksichtigen: Um den Vorsteuerabzug zu gewährleisten, muss die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung vom Unternehmen gewährleistet sein.

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Eine digitale Signatur, um den Absender eindeutig zu identifizieren und Unbefugten den Zugriff zu erschweren, ist nicht mehr vorgeschrieben, darf aber weiter verwendet werden. Auf der Website des Beratungs- und Forschungsinstituts Ibi Research finden Interessierte eine Marktübersicht mit Anbietern und Tipps zur Auswahl des richtigen Dienstleisters.

Wenn der Betrieb keine digitale Signatur nutzt, kann er die umsatzsteuerrelevanten Anforderungen mit einem so genannten „innerbetrieblichen Kontrollverfahren“ garantieren. Es genügt zum Beispiel der manuelle Abgleich der Rechnung mit der Bestellung und dem Lieferschein. Wichtig ist, dass ein direkter, verlässlicher Prüfpfad zwischen Rechnung und erbrachter Leistung erkennbar ist.

Die digitalen Rechnungen müssen elektronisch und unveränderbar auf einem Datenträger archiviert werden. Eine Archivierung in Papierform ist nicht zulässig. Während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (in der Regel zehn Jahre) müssen die Daten jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein.

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