Gründung „In vielen Fällen genügt der gesunde Menschenverstand“

Steffen Geßner (Foto) ist Geschäftsführer der Ekonomo GmbH, Bruchsal. Der 32-Jährige berät vor allem Firmen mit weniger als 20 Mitarbeitern in Fragen rund um Controlling, Kalkulation und betriebswirtschaftliche Auswertung.

Herr Geßner, was genau ist eigentlich Controlling und wer sollte es einsetzen?

Jeder Firmenchef sollte Controlling betreiben, also die aktive Steuerung des Unternehmens. Dies bedeutet, dass er die bisher erreichten wirtschaftlichen Zahlen des Unternehmens zusammenträgt und daraus wichtige Erkenntnisse für die weitere Planung seiner Strategie ableitet. Beispielsweise auf welche Faktoren der unternehmerische Erfolg basiert, wo noch Schwachstellen liegen und wie diese beseitigt werden können. Controlling bedeutet für mich, die Zukunft aktiv zu gestalten und das Unternehmen auf Erfolg auszurichten.

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Das bringt in der Praxis doch eine Menge Papierkram mit sich, oder?

Nein, Controlling kann auch im Kopf des Unternehmers stattfinden. Wer in der Lage ist, nach Durchsicht der monatlichen betriebswirtschaftlichen Aufstellungen die Entwicklung der wichtigsten Kennzahlen für seine Firma abzuleiten, betreibt auch schon Controlling. In der Regel reichen vier bis fünf Kennzahlen aus, um den Erfolg des Unternehmens umfassend zu messen und zu steuern. Wie detailliert und umfangreich die Aufstellungen sein müssen, hängt stark von der Größe des Betriebs ab. Wichtig ist vor allem, dass die Planungen fortlaufend angepasst werden. Gründer sollten mindestens 18 Monate vorausschauen. Bei einem gefestigten Betrieb kann man auch den Blick in das dritte oder vierte Geschäftsjahr wagen – und zumindest die grobe Richtung festlegen.

Hilft beim Controlling ein Blick in die Lehrbücher oder der Einsatz einer Standard-Software weiter?

Ich bin der Meinung, dass die meisten Literatur- und Programmangebote vor allem für Gründer und Kleinunternehmer zu komplex sind. Die Fülle der geforderten Daten und der erstellten Informationen verwirrt sie eher. Auch die offerierten Excel-Vorlagen sind häufig zu komplex und passen eben nicht zum Unternehmen.

Wichtigste Basis für Gründer und junge Unternehmer ist die zeitnahe, vollständige und monatsgenaue Buchhaltung, die einen Überblick über die relevanten Daten gibt. Nicht zu vergessen: Die darin aufgezeigten Ist-Daten mit der ursprünglichen Planung abgleichen und daraus lernen. Für die Kalkulation von Produkten und Dienstleistungen ist eine einfache Excel-Tabelle hilfreich – die darin verwendeten Stundensätze und Zuschläge müssen aber auf den Betrieb individuell abgestimmt sein.

Welche Kennzahlen sollten Firmenchefs im Blick behalten?

Das hängt von der Branche und der Größe des Betriebs ab. Handwerker schauen vielleicht mehr auf den Materialeinsatz und die Personalkosten. Gastronomen eher auf das Verhältnis zwischen Umsatz und Wareneinsatz. Generell wichtig ist die Entwicklung der Fixkosten und der Deckungsbeiträge in den einzelnen Geschäftsbereichen.

Benötigt man zum Aufbau eines effizienten Controllings fachliche Unterstützung?

Nicht unbedingt. Mit gesundem Menschverstand und den Grundrechenarten kann ein effizientes Controlling auch durch den Unternehmer selbst aufgebaut werden. Gerade im Controlling besteht jedoch die Gefahr, sich schnell zu verzetteln und mit unbedeutenden Details zu beschäftigen. Daher empfehle ich, jemanden hinzuzuziehen, der hinreichend praktische Erfahrung hat. In nur wenigen Stunden kann so erarbeitet werden, welche Kennzahlen relevant sind und wie diese einfach und praktikabel gemessen werden können. Im Normalfall kann der Unternehmer aber dann – abgesehen vom gelegentlichen Coaching – sein Controlling selbstständig übernehmen.

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