Gründung Wenn der Chef ausfällt

Vor allem Jungunternehmer verdrängen leicht, dass sie schnell für längere Zeit krank werden könnten. Doch was passiert mit dem Betrieb, wenn der Chef nicht verfügbar ist?

gründerzeit nennt die wichtigsten Maßnahmen, die Unternehmer vorsorglich treffen sollten:

  • Bennennen Sie eine Person, die Sie in der Geschäftsführung vertritt. Zum Beispiel den Ehepartner, einen versierten Mitarbeiter, den Steuerberater oder einen Unternehmerkollegen. Informieren Sie den Betreffenden über die Regelung. Wenn Ihnen danach ist: Sie können auch bestimmte Personen von Ihrer Vertretung ausdrücklich ausschließen.
  • Bestimmen Sie genau, welche Befugnisse der Vertreter hat und über welchen Zeitraum hinweg. Darf er zum Beispiel nur Geschäfte bis zu einer bestimmten Höhe abschließen, Absprachen mit Kapitalgebern, Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten treffen oder erhält er die volle Prokura?
  • Erläutern Sie, in welchen Situationen überhaupt eine Vertretung erfolgen soll – nur im Todesfall oder bei längerer Krankheit. Oder auch schon bei einem kurzen Ausfall und wenn Sie im Urlaub sind?

Damit die Geschäfte in Ihrer Abwesenheit ohne Verzögerungen weiterlaufen können, sollten Sie für Ihre Vertretung folgende Unterlagen bereithalten:

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  • Gesellschafter- und Arbeitsverträge inklusive der Arbeitsplatzbeschreibungen,
  • Vollmachten zum Beispiel für die Bank, den Steuerberater, den Rechtsanwalt und das Finanzamt,
  • eine Auflistung der Passwörter sowie der PIN-/TAN-Listen,
  • Übersichten über alle Patente und Schutzrechte,
  • die Liste der wichtigsten Geldgeber inklusive einer regelmäßig aktualisierten Kontenübersicht,
  • Kurzbeschreibungen der wichtigsten Projekte beziehungsweise Aufträge, eventuell mit Hinweisen, in welchen PC-Dokumenten der Leser Detailinformationen finden kann,
  • ein aktueller Jahresabschluss und eine aktuelle Gewinn- und Verlustrechnung,
  • eine gültige Finanz- und Investitionsplanung,
  • eine Auflistung der wichtigsten Kunden und Lieferanten inklusive Adressen, Telefonnummer, Ansprechpartnern und wichtiger Vereinbarungen wie zum Beispiel vereinbarte Zahlungsziele,
  • Kopien von persönlichen und betrieblichen Versicherungspolicen und
  • Zweitschlüssel für die Betriebsräume und abgeschlossenen Schränke beziehungsweise Schließfächer.

Diese Notfall-Unterlagen sollten Sie an einem sicheren Ort verwahren – beispielsweise bei einer Vertrauensperson aus Ihrer Familie oder einem engen Berater. Überprüfen Sie die Dokumente regelmäßig, etwa wenn es Änderungen im Gesellschafterkreis gibt oder neue Großaufträge anstehen.

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