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Wer wettbewerbsfähig bleiben will, muss in Sachen Digitalisierung Gas geben.Wir helfen Ihnen dabei: indem wir Sie hier wöchentlich mit handfesten Tipps, Anleitungen und Neuigkeiten versorgen und auf unserer bundesweiten Veranstaltungsreihe "smarter_mittelstand".

Partner-Beitrag So werden analoge Informationen ganz einfach digital [Sponsored Post]

  • Serie

© Kurt Fuchs / DATEV eG

Digitale Prozesse bringen mehr Effizienz ins Unternehmen. Gerade im kaufmännischen Bereich liegen aber immer noch viele Informationen auf Papier vor. Mit aktuellen Smartphone-Apps lässt sich diese Kluft einfach überbrücken.

An der Schnittstelle von der analogen hin zur digitalen Information standen für Unternehmer bislang in erster Linie der Scanner oder bisweilen auch noch das Faxgerät bereit. Inzwischen gibt es aber auch eine Reihe komfortabler Anwendungen für Smartphones oder Tablets, mit denen sich die Informationen vom Papierbeleg schnell in eine digitale Prozesskette hineinbringen lassen. Möglich macht das die Kombination aus Foto-App, Upload-Funktion und OCR-Erkennung, die die Belegdaten digital bereitstellt.

Gerade bei Belegen über Kleinstbeträge, die bar bezahlt werden, ist diese Option praktisch, denn der Anwender kann damit den Beleg gleich dort, wo er entstanden ist, einfach erfassen. Quittungen für das Parkhaus oder den Parkplatz, der Einkaufsbeleg für Putzmittel im Supermarkt, der Tankbeleg oder die Portoquittung sind via App im Nu hochgeladen und stehen zur Weiterverarbeitung bereit. Das minimiert Liegezeiten und hilft so, die Bearbeitungsabläufe zu beschleunigen.

Einfaches Verfahren

Die Erfassung mittels App ist in der Regel schnell und unkompliziert, ein Knackpunkt ist dabei aber die Sicherheit. Immerhin geht es auch bei Rechnungen und Quittungen um geschäftliche Informationen, die nicht ungeschützt übertragen werden sollten. Deshalb sollten Anwender für die geschäftliche Nutzung darauf achten, dass die App auch diesen Aspekt berücksichtigt. Ein gutes Beispiel für eine solche App, die einen besonderen Schwerpunkt auf die Sicherheit legt, liefert die DATEV eG mit Upload mobil. Damit werden Belege für das Cloud-System Unternehmen online bereitgestellt. Die Belegbilder werden dabei verschlüsselt übertragen. Außerdem ist der Zugriff auf den Belegbestand mit einer speziellen Sicherheitsfunktion geschützt, die dem Prinzip der Zwei-Faktor-Authentifizierung folgt und eine Besitz- und eine Wissenskomponente enthält.

Wer einen Beleg per Smartphone in die Belegverwaltung von Unternehmen online übernehmen möchte, übergibt zunächst das Belegfoto direkt aus der Kamerafunktion des Geräts in die Upload-App. Alternativ lassen sich auch Bilder aus der Mediathek auswählen, sodass mehrere Belege zunächst abfotografiert und dann gesammelt hochgeladen werden können. Auch mit anderen Foto- oder Scan-Apps digitalisierte Dokumente können an Upload mobil übergeben werden. Um den oder die Belege ins Rechenzentrum zu übertragen, authentifiziert sich der Nutzer im nächsten Schritt mittels Eingabe seiner PIN mit DATEV SmartLogin – einer weiteren App, die für nötige Absicherung des Zugriffs auf seinen Belegbestand sorgt.

Nach erfolgreicher Anmeldung kann der Anwender dem aktuellen Upload einen Belegtyp (z.B. Rechnungseingang, Kasse) zuordnen. Mit einem weiteren Klick lässt sich die Übertragung über eine gesicherte Verbindung anstoßen. Die Belege stehen dann umgehend in Unternehmen online für die weitere Verarbeitung in den einzelnen Anwendungen bereit, mit denen sich vom Angebot bis zur Zahlung der komplette kaufmännische Prozess im Unternehmen abwickeln lässt. Dabei werden die enthaltenen Informationen automatisch per OCR-Erkennung identifiziert und können unkompliziert in die jeweilige Anwendung übernommen werden. Die Prozesskette muss auch noch nicht an der Unternehmensgrenze enden, denn auch die Steuerberatungskanzlei hat Zugriff auf die in dieser gemeinsam nutzbaren Plattform gespeicherten Daten.

Auf der kostenfreien Veranstaltungsreihe „Smarter_Mittelstand“ vermittelt Datev weitere Informationen zur Digitalisierung. Weitere Informationen und kostenlose Anmeldung: www.convent.de.

 

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