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Sponsored PostPartner-Beitrag Die Steintafel hat sich nicht durchgesetzt

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© Logan Bannatyne / Fotolia.com

Im Interview mit Jens Büscher, CEO von AMAGNO aus Oldenburg, soll sich klären, warum Papier zu den disruptiven Arbeitsweisen gehört und warum ein digitaler Arbeitsplatz mit starkem Fokus auf interaktive, digitale Dokumente die nächste logische Evolutionsstufe in der Büroarbeit von Unternehmen ist.

Herr Büscher, nach vielen Jahrzehnten des Mythos „Papierloses Büro“ sehen Sie das Papier in der Bürowelt jetzt tatsächlich am Ende?

Jens Büscher: Ja. Die Unternehmen und Mitarbeiter ersticken an Papier und das ist sogar selbstauferlegtes Leid. An Stelle, dass wir Papier vermeiden, ist die Expansion von Druckern in Unternehmen sogar noch fortgeschritten. Noch nie wurde so viel Papier produziert, wie in den letzten zehn Jahren. Die exponentiell ansteigende Masse an Papier hat jetzt aber einen kritischen Punkt erreicht, der für Unternehmen nicht mehr handhabbar ist. Dabei muss uns klar sein, dass 80% der Dokumente digital erzeugt und dann in eine „dumme“ Papierform gebracht wird. Der Empfänger des Papiers muss es anschließend wieder in strukturierte Daten für seine Geschäftsvorgänge mit teilweise hohen qualitativen und inhaltlichen Verlusten in seine digitale Welt zurückkonvertieren. Ein absolut sinnloser Vorgang.

Die Mitarbeiter und Unternehmen sind allerdings noch sehr Papierverbunden?

Richtig. Aus drei Gründen: Angst, fehlendes Wissen über Alternativen und deren Effektivität. Dabei gab es schon viele evolutionäre Entwicklungen. Bereits 2T v. Chr. gab es Stein/Tontafeln, in denen Geschäftskorrespondenz festgehalten wurde. Dann entwickelten sich bessere Arbeitsweisen, vom Papyrus bis zur modernen Papierverarbeitung. Die nächste logische Evolutionsstufe ist die Digitalisierung, denn seine Vorteile überwiegen deutlich gegenüber Nachteilen und Ängsten. Im privaten Bereich akzeptieren wir dies schon längst. Beispielsweise das Bahnticket im Handy, das Flugticket via Smartwatch oder die digitale Steuererklärung. Nur um Büro sind die Unternehmen noch in fester Hand des Papiers.

Ändert die Digitalisierung die Arbeitsweise der Mitarbeiter denn jetzt fundamental?

Nein. Soll es auch nicht. Die Digitalisierung soll den Menschen assistieren und automatisieren. Es geht somit auch nicht darum, das Dokument selbst überflüssig zu machen, sondern alle Informationsströme des Unternehmens, also Dateien, Emails und digitalisierte Papierbelege, in eine zentrale digitale Ablage zusammenzuführen, diese zu automatisieren und die Suche erheblich zu beschleunigen, z.B. über eine Dokumentenmanagement Software. Wir bevorzugen den Begriff „Digital Workplace“. Diese Lösungen lernen die Dokumente automatisch zu erkennen, abzulegen und wiederzufinden, so dass wir uns wieder auf das Wesentliche im Unternehmen konzentrieren dürfen. Wichtig ist für mich persönlich, dass der Aspekt der optischen Darstellung eines „Blattes Papier“ für die Menschen aufrechterhalten bleibt, aber mit so deutlichen Mehrwerten angereichert sind, dass der Mitarbeiter nicht mehr zum Papier zurückkehren möchte. Insbesondere in interaktiven digitalen Dokumenten sehe ich extreme Mehrwerte in der täglichen Büroarbeit.

Was verstehen Sie genau mit der Interaktivität bei digitalen Dokumenten?

Papier ist ein totes Medium. Sie wollen Daten vom Blatt Papier haben? Tippen Sie es ab. Gerade IBAN Nummern machen viel Freude. Sie wollen alle Dokumente zur Auftrags-, Vertrags- oder Personalnummer haben? Dann suchen Sie in Ihren Papierakten, Netzlaufwerken, Emails. Frustrierend und es wird jeden Tag schlimmer. Ein Drittel der täglichen Arbeitszeit geht häufig so verloren.

Jetzt stellen Sie sich vor, jeder einzelne Begriff in jedem digitalen Dokument aus jeder Quelle kann durch eine Doppelklick eine Suche nach anderen gleichen Dokumenten auslösen. Alle Ihre Millionen Unternehmensdokumente sind in Sekunden durchsucht und gefunden. Im Rahmen Ihrer Rechte natürlich. Schauen Sie sich Ihre Dokumente an, ohne diese in der notwendigen Applikation zeitaufwendig öffnen zu müssen. Markieren Sie einfach Texte und ganze Passagen für die Weiterverwendung in anderen Anwendungen. Dokumente werden lebendig und interaktiv. Perfekt für PCs, Smartphones, Tablets. Wir haben dies mit unserer Digital Workplace Software auf der CeBIT gezeigt und jeder, der das erlebt hat, wird nicht mehr zum toten Blatt Papier zurückkehren.

Damit die Mitarbeiter ein Gefühl für die Mehrwerte eines digitalen Arbeitsplatzes bekommen, zeigen wir dies in regelmäßigen Webinaren und im Rahmen der Roadshow Smarter Mittelstand kostenfrei via https://amagno.de/webinar-fuer-impulse-magazin/

 

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