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Wer wettbewerbsfähig bleiben will, muss in Sachen Digitalisierung Gas geben.Wir helfen Ihnen dabei: indem wir Sie hier wöchentlich mit handfesten Tipps, Anleitungen und Neuigkeiten versorgen und auf unserer bundesweiten Veranstaltungsreihe "smarter_mittelstand".

Partner-Beitrag Wie Sie geschäftliche Dokumente komfortabel austauschen [Sponsored Post]

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Für den Einstieg in den digitalen Daten- und Dokumentenaustausch müssen Unternehmen heute keine eigene Infrastruktur mehr aufbauen. Professionelle Business-Portale können als universelle Schnittstelle fungieren.

Was einmal unter dem Stichwort „E-Invoicing“ insbesondere für Großunternehmen begonnen hat, entwickelt sich zur Selbstverständlichkeit im Geschäftsumfeld. So sorgt ein Business-Netzwerk zum Austausch von Geschäftsdokumenten dafür, dass Sender und Empfänger von Rechnungen, Gutschriften, Bestellungen, Mahnungen oder Gebührenbescheiden sich nicht auf ein gemeinsames Datenformat verständigen müssen, um ihren Informationsfluss rein elektronisch zu organisieren. Über eine Reihe von Portalen verschiedener Anbieter werden im Monat mehrere Millionen Dokumente auf diesem Wege zwischen Unternehmen transferiert – Tendenz stark steigend. Dahinter stehen eine Reihe von Portalen verschiedener Anbieter wie der Bundesdruckerei, DATEV, SGH, Neopost Deutschland, Asterion, BeCloud und b4value.net.

Jedes dieser Unternehmen betreibt jeweils als eigenständige Dienstleistung einen Knotenpunkt in diesem Netzwerk. Dadurch muss sich ein Rechnungsempfänger nur einmal auf einem dieser Portale anmelden. Er wird damit auch für Versender erreichbar, die die Kunden eines anderen Portals sind. Als Verbund profitiert jeder Knotenpunkt von den Entwicklungen und Möglichkeiten des anderen. Außerdem kommen alle Kunden in den Genuss der attraktiven Konditionen, die sich durch die hohen Übertragungsvolumina des Netzwerks realisieren lassen – selbst beim konventionellen Versand per Briefpost.

Wie das Ganze funktioniert, zeigt das Beispiel DATEV SmartTransfer – eines der angeschlossenen Portale. Es fungiert quasi als Dolmetscher im Formatdschungel und hilft dabei, Postein- wie auch Postausgang ohne Aufwand zu vereinheitlichen. Das System unterstützt sämtliche Kanäle und diverse elektronische Formate. Informationen können sowohl in bildhafter Darstellung (etwa als PDF, PDF/A oder TIFF) als auch in Form einer Transaktionsdatei in den vom Empfänger gewünschten Formaten unkompliziert gesendet und empfangen werden. Das Portal lässt sich beispielsweise einfach an alle gängigen ERP-Systeme anbinden, sodass der Rechnungsversand direkt aus dem System angestoßen werden kann.

Auch elektronische Signaturen fügt das System automatisiert an beziehungsweise prüft sie bei Eingangsdokumenten. Regelbasiert kontrolliert es darüber hinaus die Dokumente vor Versand oder bei Eingang beispielsweise mit Null-Rechnungen oder auf Konformität nach §14 des Umsatzsteuergesetzes. Zudem werden die übermittelten Datensätze und Dokumente innerhalb der DATEV-Plattform gleich gesetzeskonform elektronisch gespeichert, wobei auch bereits bestehende Archivlösungen problemlos eingebunden werden können. Dabei gewährleistet die kosten- und prozessorientierte Gesamtlösung höchste, zertifizierte Sicherheitsstandards. Freigabe-Prozesse lassen sich unternehmens-, gruppen- und benutzerbezogen festlegen. Vorhandene Arbeitsweisen müssen dafür nicht geändert werden.

Auf der kostenfreien Veranstaltungsreihe „Smarter_Mittelstand“ vermittelt Datev weitere Informationen zur Digitalisierung. Weitere Informationen und kostenlose Anmeldung: www.convent.de.

 

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