Sponsored PostAnzeige Mit diesen Tools arbeitet Ihr Büro effizienter

© Adobe

Angst vor der Digitalisierung? Von wegen! Die meisten Büroarbeiter wollen mit moderner Software arbeiten. Mit diesen Tools schaffen Sie im Nu mehr Effizienz und Datensicherheit in Ihrem Backoffice.

Oft heißt es, Menschen hätten Angst vor der Digitalisierung und der Veränderung in der Jobwelt. Aber ist das wirklich so? Die „Digital Workplace“-Studie kommt jedenfalls zu einem anderen Ergebnis.  Der Softwarehersteller Adobe hatte für die Studie 1008 Wissensarbeiter befragt, also all jene, die in Büros arbeiten. Das Ergebnis: Sie haben keine Angst vor Veränderungen – sie schätzen die Erleichterungen, die ihnen die Digitalisierung bringt: 56 Prozent der Befragten bestätigten, dass der technologische Fortschritt ihren Alltag erheblich vereinfacht. 40 Prozent gaben an, dass digitale Technik im Berufsleben ihre Work-Life-Balance verbessert habe.

Wie aber sieht das genau aus? Gregor Kolk, Business Development Lead, Adobe Sign, erklärt, von welchen neuen Techniken und Tools Unternehmen, Mitarbeiter und Kunden profitieren können.

Gregor Kolk, Quelle: Adobe

 

Herr Kolk, was sollte heute zum digitalen Standard im Büro gehören?

Die Cloud. Wenn sie alle Vorteile von digitalen Arbeitsabläufen nutzen wollen, brauchen Sie eine Cloud.

Warum?

In ihr können alle Prozesse zusammenlaufen, die mit der Zufriedenheit von Mitarbeitern, Kunden und Partnern zu tun haben: vom Chat bis zum Kundenmanagement- und Planungssystem. Eine Dokumenten-Cloud macht es zum Beispiel einfacher, Dokumente auszutauschen und zu archivieren. Wenn jemand ein bestimmtes Papier sucht, muss er sich nicht mehr durch Aktenordner wälzen. Er gibt einfach ein Stichwort in eine Suchmaske ein.

Aber die Cloud alleine kann das doch nicht leisten?

Nein. Zunächst müssen Unternehmen Strukturen und Prozesse analysieren. Sie müssen sich fragen: Wie und wo kann digitale Technologie dem Unternehmen helfen? Und am Ende des Tages kommt es darauf an, dass Mitarbeiter die digitalen Prozesse auch umsetzen können. Aber es gibt immer mehr, die über dieses Know-how verfügen.

Zwar gibt es großen Zuspruch für die Digitalisierung am Arbeitsplatz, doch hört man auch skeptische Stimmen. Einige warnen vor Datenlecks und Hackern. Zu Recht?

Prinzipiell ist es richtig und wichtig, dass man eine gewisse Gründlichkeit und Sorgfalt an den Tag legt, wenn man digitale Technologien ins Haus holt. Das gilt insbesondere bei Anbietern, die man noch nicht kennt. Das hat nichts speziell mit der Digitalisierung zu tun. Das sollte man bei jeder Anschaffung machen.

Das heißt, die Sorge ist unnötig?

Nein. Es ist wichtig, solche Fragen zu stellen. Sie sind absolut berechtigt. Natürlich will man vermeiden, dass Daten an einem Ort gespeichert werden, wo sie nicht sicher sind. Aus diesem Grund gibt es entsprechende Zertifizierungen und gesetzliche Vorgaben.

Welche Vorteile die Digitalisierung haben kann, belegt die kürzlich erschienene Digital Workplace“-Studie von Adobe. Demnach ist der Zeitaufwand für das Drucken und Versenden von Dokumenten gesunken in den letzten zwei Jahren.

Administrative Tätigkeiten dominieren noch immer den Büroalltag. Angestellte verbringen viel Zeit damit, Dokumente zu drucken, zu versenden, zu archivieren und nachzuverfolgen. Da ist noch viel Spielraum für Effizienzgewinne. Mit digitalen Technologien wie der Cloud in Kombination mit Adobe Sign zum Beispiel ließen sich hier Freiräume schaffen. Sprich: Mitarbeiter könnten ihre Zeit für andere Tätigkeiten nutzen. 

Stichwort Effizienz: Die Befragten gaben an, dass vor allem elektronische Unterschriften ihren Büroalltag vereinfachen könnten. Wie funktioniert so eine Signatur?

Sie können sie auf verschiedene Arten nutzen. Eine Variante würde so aussehen: Es gibt ein Browser-Tool. Sie loggen sich dort ein und können auf einer Benutzeroberfläche per Drag-and-Drop Dokumente hochladen. Im nächsten Schritt geben Sie die E-Mail-Adresse von denjenigen an, die unterschreiben sollen. Das Tool schickt denen dann das Dokument. Natürlich können Sie auch noch eine individuelle Nachricht dazuschreiben. Zum Beispiel: „Sehr geehrte Frau Mustermann, hier kommen wie besprochen Ihre Vertragsunterlagen…“

Und wie kommt die Unterschrift auf das Dokument?

Frau Mustermann würde zum Beispiel eine E-Mail mit einem Link bekommen. Klickt sie drauf, öffnet sich das Dokument. Es gibt dann für sie verschiedene Möglichkeiten zu unterschreiben. Hat sie ein Gerät mit Touchoberfläche, wie etwa ein Tablet, kann sie einfach mit dem Finger unterschreiben. Sie kann aber auch ihre Signatur auf der Tastatur hinterlegen oder ein Foto ihrer Unterschrift hochladen. Am Ende klickt sie auf den Button „jetzt signieren“. Das System schickt dann eine E-Mail mit dem unterschriebenen Dokument an alle Beteiligten.

Aber ist so eine elektronische Signatur gültig?

Die Digitalisierung der Unterschrift hat keinerlei Auswirkungen auf die rechtliche Gültigkeit. Sie können auch Vertragspapiere mit XXX unterschreiben. Entscheidend ist ein sogenannter Prüfbericht, der dem elektronisch unterschriebenen Dokument angehängt wird. Dieser Prüfbericht dokumentiert die verschiedenen Schritte, die gemacht wurden, um ein Dokument rechtsgültig zu unterschreiben.

Papier kommt dabei also gar nicht mehr ins Spiel?

Nur wenn Sie das Dokument im letzten Schritt ausdrucken möchte. Natürlich könnten Sie den Prozess auch mit ihrer Cloud verknüpfen. Wenn Sie das Dokument lieber auf ihrem Server liegen haben möchten, geht auch das.

Wie viel Zeit lässt sich mit so einer elektronischen Unterschrift einsparen?

Laut einer Studie sind diese Prozesse im Durchschnitt 21 Mal schneller im Vergleich zum herkömmlichen Weg: Wenn Sie also zum Beispiel in München sitzen und möchten einen Kunden aus Stuttgart einen Vertrag unterschreiben lassen. Dann müssten Sie ihn dem Kunden erst schicken. Er müsste ihn dann ausdrucken, unterschreiben und zu Ihnen zurücksenden.

Gibt es weitere Vorteile?

Ja. Das Ganze funktioniert auch mobil mit einer Smartphone-App. Wenn Sie eine Unterschrift brauchen, müssen Sie dafür also nicht mal an Ihrem Schreibtisch sitzen. Das Gleiche gilt für denjenigen, der unterschreiben soll. Für Kunden ist das besonders bequem. Sie müssen nichts mehr ausdrucken und zur Post bringen. Und weniger fehleranfällig ist so eine digitale Unterschrift auch. Denken Sie an sehr lange Dokumente, die gleich an mehreren Stellen unterschrieben werden sollen. Da wird schnell mal eine übersehen. Mit der digitalen Technik kann das nicht mehr passieren.

Und wenn Kunden so eine App nicht herunterladen wollen?

Derjenige, der unterschreiben soll, braucht keine App, sondern nur einen Browser und eine Internetverbindung. Alle Beteiligten sparen sich also Zeit und Papier.

Wie lässt sich eine elektronische Unterschrift noch nutzen?

Adobe Sign lässt sich mit den gängigsten Anwendungen verknüpfen. Das heißt, sie können es zum Beispiel in Microsoft Outlook oder Share Point integrieren oder in ihr Kundenmanagementsystem einbinden. In diesen Programmen können Sie dann den digitalen Unterschriftprozess anstoßen. Sie müssen also Dokumente nicht erst irgendwo abspeichern und dann wieder hochladen. Sie können beispielsweise direkt über Outlook Unterschriften einholen. Und Sie haben die Möglichkeit, einen Link auf einer Webseite einzubinden. Klickt ein Kunde darauf, öffnet sich ein Dokument, das der Kunde elektronisch unterschreiben kann.

Es heißt ja oft, die Deutschen kämen in Sachen Digitalisierung nicht in Schwung. Stimmt das?

Ich würde es so sagen: Die Deutschen sind weniger experimentierfreudig, wenn es um digitale Technologien geht. Doch die Zurückhaltung lässt spürbar nach. Das Thema ist überall präsent. Die Leute wollen im Büro nicht mehr mit schlechterer Technik arbeiten als zuhause. Digitale Prozesse einzuführen, wird mittlerweile als Notwendigkeit betrachtet.

Nur als Notwendigkeit?

Die Deutschen sind hier einfach gründlich. Es geht ihnen nicht nur darum, die technischen Möglichkeiten zu nutzen, sondern auch darum, dem Ganzen einen sicheren Rahmen zu geben. Die rechtlichen Rahmenbedingungen wurden mittlerweile angepasst, insbesondere beim Datenschutz. Das schafft Vertrauen. Die Bereitschaft, in die Digitalisierung zu investieren, steigt.

 

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