Management „Eine Art Facebook für geschlossene Gesellschaften“

Steigt die Zahl der Cousins und Großcousinen, wird es schwierig mit der Kommunikation in Familienunternehmen. Intranetplattformen helfen: indem sie die Dynastie online zusammenbringen. Wie etwa das Beispiel der Freudenbergs zeigt.

Die Freudenbergs haben ein Problem: Sie sind viele. 320 Familienmitglieder, die über den ganzen Globus verstreut leben und allesamt als Anteilseigner in der gleichnamigen Unternehmensgruppe mitbestimmen. Nicht eben einfach, wenn die Gesellschafter im Alltag kaum mit dem Geschäft zu tun haben, geschweige denn mit ihren zahlreichen Verwandten. Wenn sie nicht wissen, was gerade fernab in der Weinheimer Zentrale diskutiert wird. Woher auch, die Anreise zu den Familientagen und Regionaltreffen ist oft zu aufwendig.

Die Freudenbergs nutzen deshalb seit zehn Jahren eine eigene Onlineplattform, um jeden Gesellschafter einzubeziehen: Im Intranet, dem firmeninternen Internet, wurde ein geschützter Bereich für die Familienmitglieder eingerichtet. Sie können dort Jahresberichte einsehen und Unterlagen für das nächste Regionaltreffen herunterladen, aber auch Fragen stellen, Fotos hochladen, Geburten, Hochzeiten, Todesfälle bekannt geben.

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„Die Familienmitglieder halten so den Draht zum Unternehmen und auch zueinander“, sagt Hans-Joachim Schmitt. Der Volkswirt ist die erste Anlaufstelle für die Gesellschafter in Steuer- und Erbschaftsfragen, bei der Gestaltung von Eheverträgen sowie bei der Übertragung von Unternehmensanteilen und agiert als Mittler zwischen den Gesellschaftern und Steuer- und Rechtsberatern.

Natürlich nutzten nicht alle Familienmitglieder die Plattform mit gleicher Intensität, sagt Schmitt: „Bei der älteren Generation gibt es teilweise noch Vorbehalte. Aber gerade bei Diskussionen ist das System sehr nützlich.“ Per E-Mail werden Debatten schnell unübersichtlich, im Forum des Portals dagegen könne sich jeder ohne Aufwand über alle Meinungen informieren.

Besonders für Familienunternehmen mit vielen Gesellschaftern ist solch ein Intranet interessant. Passende Softwareangebote gibt es reichlich; die Programme sind webbasiert, also weltweit via Internet nutzbar.

Angst um seine Daten müsse man dabei nicht haben, sagt Daniel Bönisch von der Agentur Digitale Informationssysteme. Eine vollständige Verschlüsselung über den Standard SSL sei am sichersten. Internetagenturen wie die von Bönisch helfen bei der Auswahl der geeigneten Plattform und deren Anpassung an die eigenen Bedürfnisse. „Die Plattform muss benutzerfreundlich sein – und gefällig. Das ist wichtig, um allen Nutzern den Einstieg leicht zu machen“, so Bönisch.

Die Leute müssten „gern ihre Zeit damit verbringen“, sagt auch Edouard Thijssen. Er hat die erste komplett auf Familiengesellschafter zugeschnittene Plattform auf den Markt gebracht: Trusted Family, eine Art Facebook für geschlossene Gesellschaften. Thijssen stammt selbst aus einer Unternehmerfamilie, ist Teilhaber der belgischen Aliaxis-Gruppe, eines Herstellers von Kunststoffrohrleitungssystemen. Bis vor ein paar Jahren kannte er nicht einmal alle Anteilseigner. „Ich wusste nur sehr begrenzt, was im Unternehmen eigentlich so los war.“

Mit einem Freund bastelte Thijssen deshalb ein Netzwerk. Ihr Ziel: einfache Bedienung wie bei Facebook, Sicherheit, sowie Anpassungsmöglichkeiten an die Bedürfnisse verschiedener Unternehmen und Branchen. Bei Trusted Family kann der Administrator Dokumente ablegen, Presseartikel über das Unternehmen verlinken, Praktika ausschreiben und bei der Buchung von Hotelzimmern helfen, wenn eine Gesellschafterversammlung ansteht. Die Familienmitglieder können alle Informationen einsehen und Videos von sich hochladen, über aktuelle Fragen diskutieren und einen Geburtstagskalender pflegen. Wird eine Funktion nicht genutzt, kann sie problemlos entfernt werden.

53 Kunden aus 16 Ländern nutzen das Angebot der Belgier bereits. Darunter natürlich seit Langem eine Familie: Thijssens eigene. Und er selbst sagt: „Jetzt weiß ich endlich besser Bescheid über alle weltweit verstreuten Cousins und Cousinen.“

Das richtige Programm
Mit einem geschlossenen Intranet können sich weltweit verstreute Familiengesellschafter austauschen und über das Unternehmen informieren. So finden Sie die passende Software
Grundausstattung Zusammenarbeit ermöglichen zum Beispiel diese Programme: Sharepoint (Microsoft), Basecamp (37 Signals), Trusted Family (gleichnamiger Hersteller), Alfresco (Alfresco Software), Jive (Jive Software) und Drupal (open source). Die Basisfunktionen sind gleich: Familienmitglieder erhalten über das Internet Zugang und können mitreden. Die Administratoren können Rechte einschränken, etwa entscheiden, wer den vorläufigen Jahresabschluss sehen und wer ihn auch bearbeiten darf. Über einen Gemeinschaftskalender sowie verschlüsselte Datenübertragung verfügen fast alle Systeme.
Mobil Alfresco, Jive und Basecamp bieten eine App – ein Extraprogramm, das für die Darstellung auf dem Smartphone oder dem Tablet-PC optimiert ist. So können sich Gesellschafter auch unterwegs zu Wort melden.
Besonderheiten Drupal ermöglicht über Google Maps, die Wohnorte der Familienmitglieder oder Filialen einzutragen. Bei Trusted Family lässt sich ein interaktiver Stammbaum anlegen. Aufgaben der To-do-Liste können in Basecamp an verschiedene Nutzer delegiert werden. Sharepoint und Drupal bieten die Möglichkeit, unter den Mitgliedern Umfragen zu starten.
Kosten Basecamp staffelt den Preis nach der Zahl der bearbeiteten Projekte: Zehn kosten monatlich rund 16 Euro. Bei den anderen Programmen hängen die Monatsbeiträge von der Nutzerzahl ab: Bei Jive kostet jedes Mitglied knapp 10 Euro, bei Sharepoint rund 4,50 Euro, bei Trusted Family zwischen 20 und 50 Euro, je nach Servicewunsch. Alfresco berechnet pro Mitglied 7 Euro monatlich plus 40 Euro Grundgebühr.
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