Management Einfach mehr schaffen

Sich auf die wichtigen Dinge im Büro zu konzentrieren ist manchmal nicht leicht. Ablenkung lockt überall. Fünf simple Strategien, mit denen Unternehmer dem täglichen Bürowahnsinn entkommen und produktiver arbeiten.

„Wenn es um Produktivität geht, würde mich so mancher Freund als Fokusfanatiker bezeichnen. Für mich ist es großartig, Dinge zu schaffen, Innovationen und neue Geschäftsideen auf den Weg zu bringen.

Ich bin der festen Überzeugung, dass Sich-fokussieren-Können eine der wichtigsten, wenn nicht die wichtigste Eigenschaft eines erfolgreichen Unternehmers ist. Zumindest haben Leute wie Steve Jobs, John D. Rockefeller oder auch aktuell Mark Zuckerberg bewiesen, dass „stay focused“ mehr bedeutet, als möglichst viel und möglichst lange zu arbeiten.

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Sich auf die wichtigen Dinge zu konzentrieren ist jedoch nicht leicht. Ablenkung lockt überall. Wir vertrödeln den Tag mit dem Abrufen von E-Mails, surfen stundenlang im Internet oder sitzen in sinnlosen Meetings. Und unsere neue Geschäftsidee, die wir endlich umsetzen wollten, muss mal wieder liegen bleiben. Von den laufenden Projekten ganz zu schweigen.

Hier sind fünf Tipps, um dem täglichen Bürowahnsinn zu entkommen. Ich habe sie in den vergangenen Jahren von anderen Unternehmern gehört und aus eigener Erfahrung gesammelt.“

Ein guter Barkeeper fängt mit den Eiswürfeln an

Stellen wir uns die Woche als ein leeres Glas vor, das wir mit Eiswürfeln (sehr dringende und wichtige Aufgaben), Crushed Ice (Dringendes) und bis zum Rand mit Wasser (Alltägliches und Kleinkram) füllen sollen. Was wäre die beste Reihenfolge? Intuitiv füllen viele erst das Wasser ins Glas und schmeißen dann die Eiswürfel hinterher. Was nun passiert, ist klar, das Glas läuft über. Das sind die Freitage, an denen wir merken, dass wir nichts geschafft haben, und wie wild durch die Gegend rennen, um vor dem Wochenende noch ein paar Sachen zu erledigen. Gute Barkeeper füllen das Glas erst mit Eiswürfeln, um dann die Lücken mit Crushed Ice zu schließen. Erst ganz am Ende kommt das Flüssige. Dieses Rezept funktioniert auch im Büro. Immer erst die dringenden Aufgaben angehen!

Kabel raus und alle Fenster schließen!

In der Sekunde, in der wir den Rechner einschalten, werden wir aufgesogen von den dunklen Mächten der Ablenkung (ich nenne sie gern „Darth Distraction“). Sie halten uns davon ab, das zu tun, was wir uns eine Sekunde zuvor überlegt haben. Das E-Mail-Programm sagt uns, dass wir Post haben. Im Internetbrowser sind 20 Seiten geöffnet, die wir alle irgendwann noch lesen wollen. Der Trick, um dem Chaos zu entkommen, ist einfach – fällt allerdings vielen Unternehmern schwer: die Ein-Fenster-Regel. Wenn ich einen Artikel oder eine wichtige E-Mail verfasse, verwende ich ein einfaches Programm wie den Text Editor. Ich brauche keine Formatierung und kein Internet. Nur Konzentration und die Tastatur. Für die stark Internetabhängigen empfehle ich die StayFocused-App (von Transfusion Media; Download kostenlos in Googles Chrome Web Store). Dieses nette kleine Programm schaltet die Internetverbindung aus, wenn wir uns konzentrieren müssen. Ansonsten hilft auch immer noch: Kabel rausziehen!

Morgens mit einer Routine starten

Früher habe ich morgens das Aufstehen so weit wie möglich hinausgezögert und bin dann hektisch ins Büro gehetzt. Irgendwann ist mir aber klar geworden, dass der Morgen die einzige Zeit des Tages ist, die uns keiner mehr nehmen kann – egal welche unvorhergesehenen Herausforderungen und Aufgaben der Tag noch bringt. Seitdem versuche ich, früh aus dem Bett zu kommen (gern auch mal vor 6 Uhr), mir genügend Zeit für ein entspanntes Frühstück zu nehmen (gern auch mal eine Stunde) und dann mit einer ersten wichtigen, aber nicht zu komplexen Aufgabe zu starten (keine E-Mails!). Das Schöne ist: Noch bevor andere ihren Tag starten, habe ich den Kopf frei und – was noch wichtiger ist – das Gefühl, etwas geschafft zu haben. Das motiviert für den restlichen Tag. (Sie wollen ebenfalls wach, gut gelaunt und entspannt in den Tag starten? Hier finden Sie Tipps für die perfekte Morgenroutine).

Schwimmen lernen im Datenstrom

Die Flut an Informationen wird auch in Zukunft weiter steigen. Ich stelle sie mir vor wie einen Strom, den nur ein riesiger Staudamm aufhalten könnte. Ständig fürchtet man, etwas zu verpassen, sobald Nachrichten, Facebook, und E-Mails eine Weile ungelesen bleiben. Statt sich vom Strom wegreißen zu lassen, sollten wir lernen, darin zu schwimmen. Das heißt: Wir müssen nicht alles wissen, nicht jede E-Mail von Kollegen und Mitarbeitern in Kopie bekommen. Und wir brauchen nicht jedes Projekt im Detail selbst umzusetzen. Viele außergewöhnlich produktive Unternehmen empfehlen ihren Mitarbeitern zu telefonieren, anstatt zu mailen. So bleiben sie immer bei einer Sache.

Der Tagesplan nach Rockefeller

Auch wenn er umstritten war, so war John D. Rockefeller doch einer der, wenn nicht der erfolgreichste Unternehmer der Welt. Die Methode, die er und einige andere Zeitgenossen angewandt haben, um ihre Aufgaben zu erledigen, hat bis heute Bestand: eine Projektliste. Jeden Abend überlegte Rockefeller in Ruhe, welches die nächste wichtige (nicht nur dringende) Aufgabe war, und setzte sie auf seiner Liste nach ganz oben. Das machte er, bis er die fünf wichtigsten oder dringenden Aufgaben für den nächsten Tag zusammenhatte: seine Top-Five-Aufgaben. Durch das Aufschreiben gibt es keine Ausrede. Droht Ablenkung, nimmt man sich seinen Zettel vor und erinnert sich so an seinen „Vertrag“ mit sich selbst. Erst wenn die erste Aufgabe erledigt ist, kommt die nächste dran. Gerade in Zeiten von Multitasking, Handy, E-Mail und Nachrichten-Dauerbombardierung ist diese Methode einfach und extrem effizient. Nicht zuletzt, da sie jedem Mitarbeiter in zwei Minuten erklärt werden kann.

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