Management Papier war gestern. Ehrlich!

Smartphones und Tablet-PC sind überall, Speicher kostet kaum noch etwas, und der Fiskus akzeptiert elektronische Rechnungen - jetzt wird wirklich alles digital. Oder?

Doch, doch, „nahezu papierlos“ sei die Firma, sagt Willy Hetkamp stolz. Seine Mitarbeiter scannen Briefe und Rechnungen sofort ein, selbst die Verträge laufen über das digitale System. Kein Wunder: Hetkamps Firma im westfälischen Borken lebt vom papierlosen Arbeiten, installiert und betreibt Dokumentenmanagementsysteme bei anderen Mittelständlern. „Wir wollen unseren Kunden vorführen, wie das bei uns funktioniert“, erklärt der Chef von 27 Mitarbeitern. Nach dem Scannen, sagt Hetkamp, landen Papierunterlagen im Schredder.

Meistens. Ganz ohne Papier kommt selbst Hetkamp nicht aus: Die Rechnungen aus dem Jahr 2011 lagern sicherheitshalber in einem Karton, bis die Steuerbilanz fertig ist. Rechnungen an die eigenen Kunden lässt der Unternehmer am Ende des Workflows ausdrucken, eintüten, frankieren und per Post verschicken – obwohl der digitale Rechnungsversand, sogar per E-Mail, seit dem vorigen Jahr erlaubt ist (siehe Kasten auf Seite 90). Hetkamps Begründung: Die Kunden wollen es so.

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Das akzeptieren Fiskus und Notar
Rechtlich steht dem papierlosen Arbeiten fast nichts mehr im Wege. Welche Regeln für welche Dokumente gelten:
Rechnungen Seit Juli 2011 dürfen Unternehmer ihre Rechnungen auch per E-Mail verschicken – ohne komplizierte elektronische Signatur. Wichtig: Die Rechnung muss auch im Original elektronisch abgespeichert werden. Ein Papierausdruck allein genügt nicht.
Verträge und Urkunden Wo der Gesetzgeber die Schriftform verlangt – etwa bei langfristigen Mietverträgen, Arbeitsverträgen, Bürgschaften oder Grundstückskäufen – dürfen die Vertragspartner auch die elektronische Form wählen. Allerdings hat der digitale Vertrag nur mit einer qualifizierten elektronischen Signatur Beweiswert. Besonders wichtige Urkunden sollten daher weiter parallel auf Papier aufbewahrt werden. Das macht dann auch nicht viel Arbeit.
Kaufmännische Dokumente Unternehmer tauschen auch Informationen über Aufträge, Lieferungen, Gewährleistung, Haftung oder Garantiefragen per E-Mail aus. Sie sollten solche Dokumente, die einmal als Beweise dienen könnten, unveränderbar archivieren – falls es einmal zum Rechtsstreit kommt
Steuerunterlagen Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) schreiben vor, dass digitale Rechnungen, Kostenvoranschläge oder Angaben zum Skonto für die digitale Steuerprüfung unveränderbar und lesbar aufbewahrt werden müssen, und das zehn Jahre lang.

Die Vision vom papierlosen Arbeiten ist alt. Und gilt als unerreichbar. Nun rufen Experten abermals die Zeitenwende aus. Jetzt sei die Technik wirklich so weit: Mobiltelefone haben Multi-Megapixel-Kameras eingebaut, mit denen sich unterwegs der Bewirtungsbeleg einscannen lässt. Elektronische Speichersysteme werden immer günstiger, Tablet-PC machen papierloses Arbeiten zum Erlebnis. Ohne Papier gehe alles schneller, sagen die Fans des digitalen Workflows. Ein Digitalarchiv sei präziser als eins aus Papier. Man könne von überall aus auf Dokumente zugreifen. Und das spare, so die Verheißung, letztlich Geld.

Frank Thelen, Gründer des Bonner Startups Doo, hat sich vorgenommen, das Papier zu „töten“. Seine Software soll digitale Rechnungen, Belege, Kundenbriefe und Verträge wie in einem elektronischen Schuhkarton in der Cloud sammeln. Per intelligenter Suche werden die Dokumente herausgefischt, wenn sie gebraucht werden. „Dafür ist die Zeit jetzt reif“, findet Thelen, der sein Produkt in abgespeckter Version an Privatkunden verschenken will – und später an Firmen verkaufen. Das ganze Leben, so seine Vision, soll papierlos sein.

Derzeit fällt eher mehr als weniger Papier an. Eine Studie des Marktforschers Dokulife im Auftrag des Druckerherstellers Brother zeigt: Fast jeder Arbeitnehmer, der älter als 55 ist, druckt sich regelmäßig E-Mails aus. Bei den unter 24-Jährigen ist es jeder zweite. Vier von fünf Befragten erwarten, dass der Papierverbrauch im Büro in den nächsten Jahren gleich bleibt oder sogar steigt. Selbst Nutzer von Tablet-PC kommen nicht ohne Papier aus. Für sie gibt es Print-Apps und Minidrucker zum Mitnehmen.

„Die Leute werden zum Drucken verführt“, sagt Berater Ulrich Kampffmeyer. Ein professioneller Farblaserdrucker kostet keine 400 Euro mehr. Kampffmeyer macht das wütend. Handschriftliche Notizen, Skizzen, Magazinartikel zum Ausreißen, „dafür werden wir weiter Papier brauchen“, sagt er. Der Berater hebt auch Urkunden, Anwaltspost und Verträge in ein paar Ordnern auf. „Aber alles andere geht doch inzwischen papierlos!“ Im Idealfall sollen alle Informationen in einer Datenbank stecken, auf die mehrere Kollegen zugreifen können. Nach diesem Muster arbeiten Finanzbuchhaltungs- und Warenwirtschaftssysteme. „Dokumente sind dann nur eine Aufbereitung für die bessere Lesbarkeit“, sagt Kampffmeyer.

Schluss mit der Zettelwirtschaft
Die meisten Arbeitnehmer hängen am Papier. So überzeugen Chefs ihre Leute trotzdem vom rein digitalen Arbeiten
Konfrontieren Lassen Sie Ihre Mitarbeiter Post-it-Zettel auf jeden Ordner kleben, den sie benutzen. Nach einigen Wochen wird sich zeigen: Rund 90 Prozent der Akten sind unberührt. Mehrere Post-its dürften auf den allerwenigsten Ordnern zu finden sein. Der Nutzen von Papierarchiven wird also überschätzt.
Mit Technik ködern Ein schicker, schneller PC, ein großer Bildschirm oder gleich zwei Displays – einer für Dokumente, einer für die normalen Anwendungen. Solche Endgeräte sind nicht mehr sehr teuer, machen aber einiges her. Und die Mitarbeiter fühlen sich durch die Hightech-Ausstattung deutlich aufgewertet.
Behutsam sein Beginnen Sie mit einem Bereich, in dem das Papier besonders viel Arbeit macht, etwa in der Produktion, wenn dort aus rechtlichen Gründen alles Mögliche dokumentiert werden muss. Stellen Sie erst Schritt für Schritt weitere Abteilungen auf papierloses Arbeiten um.
Papier behalten Vielen Mitarbeitern ist nicht wohl dabei, wenn alle Dokumente nur noch digital existieren. Behalten Sie also zur Sicherheit noch die Papierversionen – bis alle Kollegen restlos vom neuen System überzeugt sind.
Selbst vorleben Wenn der Chef von der Sekretärin E-Mails ausdrucken lässt, werden seine Angestellten sich kaum zum papierlosen Arbeiten bekehren lassen. Er muss also selbst möglichst ganz ohne Papier auskommen.

Die kleine Lösung: Ein Scanner erfasst Dokumente, die auf Papier ankommen, und speist sie als Bilddateien oder PDFs in den Computer ein, erklärt der Wuppertaler IT-Berater Jochen Luckhaus. „Dort gehen sie dann einen vorher definierten Weg.“ Bei Rechnungen etwa benachrichtigt das System per E-Mail den Besteller, damit er prüft, ob die Daten stimmen. Dann geht das Dokument zum Buchhalter, am Ende zum Controller. Ein Index zeigt, wer das Papier wann digitalisiert hat, durch welche Hände die Akte gegangen ist und wer eine Zahlung genehmigt hat. Ein digitales Archivsystem gibt es schon für unter 1000 Euro. Mit digitalem Workflow und Scannern ist man indes schnell bei einem fünfstelligen Betrag.

Bis jetzt besitzen maximal 15 Prozent der kleinen und mittleren Unternehmen komplett papierlose Prozesse, schätzt Bernhard Zöller, Berater für elektronische Archive aus Sulzbach. „Und wenn sie Derartiges haben, dann nur für Belege, bei denen sich der Aufwand lohnt, weil man eine digitale Finanzbuchhaltung damit verbindet – also für Eingangs- und Ausgangsrechnungen.“ Selbst bei solchen Unternehmen gehen Dokumente wie Rechnungen dann aber auf Papier raus.

Der Mensch verabschiedet sich nur ungern vom Papier. Horst Robertz etwa, Geschäftsführer des Aachener Kosmetikunternehmens Babor, versendet Rechnungen ungern elektronisch: „Jeder hat doch schon mal aus Versehen eine E-Mail rausgeschickt. Da bin ich lieber vorsichtig.“ Zudem sind seine Kunden 2200 selbstständige Babor-Institute, oft kleine Firmen mit ein bis zwei Mitarbeitern. „In diesen Bereichen ist an papierlos erst einmal nicht zu denken“, sagt Robertz. „Das kann noch Jahrzehnte dauern.“

Im eigenen Haus sind die Aachener weiter, doch das ging nicht ohne Widerstände ab: 2008 ließ Robertz die IT entrümpeln und entschied, das Papier aus seiner Produktion zu verbannen. Statt sich im Lager Bestellzettel mit Rohstofflisten oder Rezeptblätter für jede einzelne Hautcreme zu holen, sollten die Mitarbeiter mit drahtlos vernetzten Tablets von Rührkessel zu Rührkessel schreiten. Robertz war die Zettelwirtschaft auch deshalb ein Dorn im Auge, weil die Herkunft von Kosmetika lückenlos zurückverfolgbar sein muss. So war der Unternehmer verpflichtet, alles zehn Jahre lang zu archivieren. „Das füllte bei uns ganze Regalwände.“

Seine Leute zeigten sich wenig begeistert von der neuen Technik. „Die waren Papierlisten gewöhnt“, sagt Robertz. Also schaffte er nur zwei Tablets an und versprach: Wenn es nicht klappt, lassen wir alles, wie es ist. „Die fanden es dann schnell ziemlich gut.“ Vor allem jüngere Kollegen seien stolz auf ihre schicken Tablets gewesen, sagt Robertz. Denn die Kollegen in der Verwaltung arbeiten weiter am schnöden PC.

Aus dem Magazin
Dieser Beitrag stammt aus der impulse-Ausgabe 03/2012.

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