Aufgaben abgeben: 6 Ausreden, warum Chefs nicht delegieren

"Ich kann die Aufgabe selbst am besten erledigen." Warum das eine Ausrede ist: Unternehmensgründer sind meist die erste und einzige Fachkraft in der Firma. Spätestens mit den ersten Mitarbeitern sind Kompetenzen aber breiter verteilt. Und nur weil Mitarbeiter vielleicht auf anderem Weg zur Lösung kommen, ist das Ergebnis nicht schlechter. Wer ­niemanden ausprobieren lässt, kann seine Mitarbeiter auch nicht heraus­fordern. Sollte wirklich niemand die nötigen Kenntnisse haben, dann müssten Chefs dringend handeln, sagt ­Beraterin Maren Lehky. „Es ist meine Verantwortung, die Menschen um mich herum so zu entwickeln, dass sie es irgendwann können.“ Alles andere sei grob fahrlässig, falls der Unternehmer zum Beispiel plötzlich ausfällt und ­niemand einspringen kann. "Ich bin viel schneller als alle Mitarbeiter." Warum das eine Ausrede ist: Am ­Anfang brauchen Mitarbeiter wahrscheinlich in der Tat länger als der Chef, schließlich hat er die Aufgaben schon viel häufiger gemacht. „Wenn der Mit­arbeiter aber einige Zeit geübt hat, dann wird er es irgendwann besser können als der Chef“, sagt Coach Stefan Merath. „Er kann sich stärker darauf fokussieren.“ Unternehmer würden schließlich sehr viele Dinge gleichzeitig machen. Häufig fehle die nötige Ruhe, um sich auf Aufgaben ­konzentrieren zu können. [zur-person] "Ich habe niemanden, der es machen könnte." Warum das eine Ausrede ist: Wenn ­alle Mitarbeiter schon voll ausgelastet sind, werden Unternehmer nur schlecht Aufgaben abgeben können. Deshalb sollten gemeinsam Prioritäten erarbeitet werden. Ist die Aufgabe wirklich wichtig fürs Unternehmen? Oder fällt es vielleicht gar nicht auf, wenn sie wegfällt? Meist können Zuständigkeiten so um­verteilt werden, dass Freiräume entstehen. Bei sehr kleinen Firmen könnte es auch die Lösung sein, Aufgaben an externe Partner zu delegieren, etwa die Reiseplanung und die Buchhaltung. "Gerade passt es nicht." Warum das eine Ausrede ist: Zu viel zu tun, Urlaubszeit, finanzieller Engpass – eigentlich passt es nie, sich mit dem Thema Delegieren zu beschäftigen. ­Jeder Zeitpunkt kann schlecht geredet werden. „Damit kann ich Delegation unmöglich machen“, sagt Expertin Lehky. [mehr-zum-thema] "Die Firma könnte pleite gehen." Warum das eine Ausrede ist: Wer Aufgaben abgibt, muss aushalten, dass auch mal etwas schiefgeht. Umso wichtiger ist es, vorher die Rahmenbedingungen und vor allem auch die Überprüfung zu klären. Wichtig ist auch, offen über Fehler zu sprechen und nicht Mitarbeitern die Schuld zuzuschieben. Sonst wird niemand gern Verantwortung übernehmen. Eine detaillierte Übergabe kostet Zeit, ist aber unerlässlich. Experte Merath rät dazu, mit kleinen Blöcken anzufangen. Es gebe bei jedem Unternehmer Aufgaben, die sich innerhalb von ein bis zwei Wochen übergeben ließen. „Ich sehe, dass die Übergabe dieses Mal geklappt hat und kann mir dann die nächstgrößere Aufgabe vornehmen“, sagt der Coach. „Selbst bei der Übergabe von einfachsten Auf­gaben geht etwas schief, bei kleinen Aufgaben ist das nicht dramatisch.“ Die Unternehmer könnten daraus für die größeren Übergaben lernen. "Was soll ich denn dann machen?" Warum das eine Ausrede ist: „Bevor ich viele meiner Aufgaben an Mitarbeiter übergebe, muss ich eine klare Idee vom Ersatz haben“, sagt Merath. „Auch bei Unternehmeraufgaben brauche ich konkrete Ziele.“ Auf keinen Fall dürfe nach der Delegation plötzlich eine ­Leere entstehen. Wichtig: Spätestens, wenn Chefs in Urlaub gehen, kommen sie um das Delegieren nicht herum. Eine Checkliste zum Download hilft, keine Aufgabe zu vergessen: Diese Checkliste sorgt für einen entspannten Start in den Urlaub