Fakt ist: Je größer die Firma, desto mehr nimmt die Neigung zu schier endlosen Besprechungen und die Anzahl der Meetings zu. Damit sich der Zeitaufwand in kleinen wie großen Unternehmen lohnt, sollten Sie folgende Punkte beachten:
Verhaltensregel 1: Raum vorbereiten
Eine gute Vorbereitung des Meetings ist wichtig. Stellen Sie sicher, dass in einem genügend großen Raum Sitzgelegenheiten für alle zur Verfügung stehen. Bei einem kürzeren Termin genügt es durchaus, das Meeting im Stehen abzuhalten. Außerdem sollten alle notwendigen Hilfsmittel wie Flip-Charts oder Beamer vorhanden und funktionstüchtig sein.
Verhaltensregel 2: Pünktlich beginnen
Auch wenn nicht alle Teilnehmer da sind: Fangen Sie einfach an. Das ist für die zu spät Kommenden ein deutliches Signal, dass Sie diese Unhöflichkeit nicht akzeptieren. Wer das konsequent praktiziert, wird bald immer pünktlich mit allen Beteiligten beginnen können.
Verhaltensregel 3: Dauer begrenzen
Eine Besprechung sollte nicht länger als 90 Minuten dauern. Besser sind sogar nur 60 Minuten. Dauert das Meeting aber wider Erwarten länger, machen Sie eine Pause, damit alle Teilnehmer die Gelegenheit haben, ihre Anschlusstermine zu verschieben. Zudem haben sie so die Möglichkeit, sich das hartnäckige Problem noch einmal in Ruhe durch den Kopf gehen zu lassen.
Verhaltensregel 4: Tagesordnung verschicken
Legen Sie einen Themenplan fest, der mit der Einladung zum Termin an die Beteiligten verschickt wird. So können sich alle optimal vorbereiten.
Verhaltensregel 5: Zielsetzung klären
Gewichten Sie Ihre Besprechungspunkte: Welche Themen müssen unbedingt behandelt werden? Für welche brauchen Sie mehr, für welche weniger Zeit? Handelt es sich bei der Sitzung um eine rein informative Besprechung, oder sollen auch Problemlösungen und Entscheidungen gefunden werden?
Verhaltensregel 6: Teilnehmer führen
Arbeiten Sie die einzelnen Tagesordnungspunkte zügig durch. Verdeutlichen Sie noch einmal, warum ein einzelner Punkt besprochen wird und mit welchem Ziel. Lassen Sie ausreichend Raum für Diskussionen. Wenn Sie merken, dass ein Thema mehr Zeit in Anspruch nimmt als geplant, legen Sie mit den Teilnehmern gemeinsam fest, wie und wann Sie weiter vorgehen wollen.
Zu Beginn kann ein kurzer Check-in helfen, dass alle Teilnehmer konzentriert bei der Sache sind.
Verhaltensregel 7: Pausen machen
Sollte die Sitzung länger als eine Stunde dauern, machen Sie eine kurze Pause von fünf bis zehn Minuten, um die Konzentration wiederherzustellen. Nutzen Sie die Unterbrechung auch dann, wenn sich die Diskussion festgefahren hat.
Verhaltensregel 8: Diskussion leiten
Beziehen Sie alle Teilnehmer mit ein. Achten Sie darauf, dass keiner außen vor bleibt, nur weil er nicht so gesprächig ist. Häufig haben diese Mitarbeiter einen guten Sachverstand, der aber viel zu wenig zur Geltung kommt. Mit einem gut organisiertem Wissensmanagement können Sie Ihre Mitarbeiter auch besser einbinden.
Verhaltensregel 9: Protokoll führen
Fassen Sie zum Schluss die Ergebnisse zusammen. Legen Sie fest, wer was bis wann zu erledigen hat. Diese Ergebnisse sind schriftlich festzuhalten.
Verhaltensregel 10: Pünktlich schließen
Beenden Sie die Sitzung so pünktlich, wie sie begonnen wurde.
