Chefhandbuch für Mitarbeiter: Diese Methode der US-Navy macht Sie zu einem besseren Chef

Kann ich dem Chef die Präsentation schicken, obwohl sie noch nicht fertig ist? Sollte ich den Konstruktionsfehler mit ihm persönlich besprechen? Bei welchen Meetings will er dabei sein? Fragen, die sich besonders neue Mitarbeiter stellen – weil sie nicht wissen, wie ihr Chef tickt und was er von ihnen erwartet. Für Klarheit zu sorgen, ist Chef-Aufgabe. Führungskräfte sollten ihren Angestellten vermitteln, was sie von ihnen erwarten. So sparen sie Zeit und Nerven – die der Mitarbeiter, aber auch die eigenen. Wie das geht? Zum Beispiel mit einer Methode der US-Navy. Befehlshaber der amerikanischen Marine halten ihre Führungsphilosophie für ihre Teams schriftlich fest, so Ed Ruggero, Militärhistoriker, ehemaliger Offizier und Coach für Führungskräfte. Dabei entsteht eine Art Chefhandbuch, eine Anleitung für Mitarbeiter, wie sie mit ihrem Chef zusammenarbeiten. Diese Methode nutzt laut Ruggero mittlerweile nicht nur das US-Militär, sondern auch viele Unternehmen. Die Journalistin Leigh Buchanan hat für das US-amerikanische Wirtschaftsmagazin Inc. aufgeschrieben, welche vier Fragen Führungskräfte beantworten sollten, wenn Sie ein Chefhandbuch für Mitarbeiter aufschreiben. 1. Was ist meine Vorstellung von Führung? Im ersten Teil sollten Sie kurz und knapp ihre Führungsphilosophie erklären – die Sie später genauer ausführen. Schreiben Sie auf, an welche Grundsätze der Führung Sie glauben. Ein Führungsgrundsatz könnte zum Beispiel so lauten: „Ich als Chef stehe im Dienst meiner Mitarbeiter und verhelfe meinem Team zum Erfolg“. Oder: „Führung bedeutet, eine Atmosphäre zu schaffen, in der Mitarbeiter sich wohl fühlen und individuell und als Team zum Erfolg des Unternehmens beitragen können.“ Nicht jeder hat die gleichen Vorstellungen davon was es heißt, ein guter Chef zu sein – wenn er sich denn überhaupt Gedanken darüber macht. Eine Teilnehmerin in Ruggeros Führungsseminar sagte zu ihm: „Du denkst, du weißt welche Vorstellung du von Führung hast, bis du sie aufschreiben musst.“ 2. Was können meine Mitarbeiter von mir erwarten? Im zweiten Schritt sollen Chefs genauer ausführen, wie sie ihre Führungsgrundsätze umsetzen. Ein Chef könnte zum Beispiel aufschreiben, dass er seine Mitarbeiter regelmäßig über Entscheidungen auf Führungsebene informiert und einbezieht. Oder dass er regelmäßig Feedback zu Projekten oder Leistungen des Teams gibt, dass er für jedes Problem ein offenes Ohr hat, aber nicht versprechen kann, dass er zur Lösung des Problems beitragen kann. Sie dürfen auch Schwächen nennen, an denen Sie arbeiten. Offen damit umzugehen, kann sogar helfen, die Schwächen zu überwinden. Denn die Mitarbeiter wissen: Mein Chef weiß, dass er diese Schwäche hat, er will daran arbeiten. Also darf ich ihn auch darauf hinweisen. Wenn ein Chef etwa extrem ungeduldig ist, er Angestellte nicht ausreden lässt oder eine völlig unrealistische Deadline für eine Präsentation ansetzt, können Mitarbeiter ihn darauf hinweisen, dass er seinem eigenen Anspruch nicht gerecht wird: an seiner Ungeduld zu arbeiten. Indem Sie Ihre Schwächen benennen, können Sie eine offene Feedbackkultur fördern und die Zusammenarbeit im Team verbessern. 3. Was erwarte ich von meinen Mitarbeitern? Klar, jeder Chef erwartet, dass seine Mitarbeiter zuverlässig, gewissenhaft und genau arbeiten. Doch in manchen Punkten ticken Chefs ganz unterschiedlich: Wie lange sollten Mitarbeiter sich mit einer schwierigen Aufgabe rumschlagen, bevor sie den Chef um Hilfe bitten? Dürfen Angestellte sich mit einem Problem an den Vorgesetzten wenden, für das sie noch keinen Lösungsvorschlag erarbeitet haben? Soll der Mitarbeiter die Präsentation dem Chef schicken, damit er sie absegnet – oder direkt dem Kunden vorführen? Ihre Mitarbeiter könnten von früheren Vorgesetzen andere Erwartungen gewohnt sein. Schreiben Sie daher ganz klar auf, was Sie von ihnen erwarten. Ein Beispiel von Ruggero: „Bei McKinsey wird erwartet, dass Mitarbeiter sich verpflichtet fühlen, ihren Chefs zu widersprechen.“ Auch ganz banale Hinweise haben hier Platz, zum Beispiel: Die Mitarbeiter dürfen den Chef dienstags zwischen 10 und 12 Uhr nicht stören, weil er dann versucht, ohne Ablenkung möglichst viel abzuarbeiten. 4. Was ich nicht akzeptiere Zum Schluss sollten Sie festhalten, welche Verhaltensweisen Sie nicht akzeptieren: Beispielsweise Mitarbeiter, die Sicherheitsvorschriften ignorieren und damit sich und andere gefährden, unvorbereitet zu einem wichtigen Meeting erscheinen oder über Kollegen lästern. Viele Regeln mögen selbstverständliche erscheinen. Sie schwarz auf weiß festzuhalten, gibt den Mitarbeitern klare Grenzen und Ihnen als Chef ein Profil. Was Sie beim Aufschreiben noch beachten sollten Halten Sie sich kurz: Rund 750 Wörter – also eineinhalb Din-A4-Seiten – reichen aus, Stichpunkte sind erlaubt. Epische Erzählungen über Ihren Führungsstil dürfte viele Mitarbeiter eher abschrecken. Sie können das Dokument natürlich immer wieder überarbeiten. Wenn zum Beispiel früher jeder Mitarbeiter an ihrer Tür klopfen durfte und sie mittlerweile Hunderte Angestellte haben, ist diese Regel vielleicht nicht mehr sinnvoll.