Freie Mitarbeiter steuern: 7 Tipps für bessere Zusammenarbeit mit Freelancern

Freie Mitarbeiter steuern

7 Tipps für bessere Zusammenarbeit mit Freelancern

Freie Mitarbeiter zu steuern, ist nicht immer leicht. impulse-Blogger Sven L. Franzen erzählt, wie er gute Freelancer gewinnt, an sich bindet und wie er es schafft, dass sie greifbar sind, wenn es brennt.

15. Juli 2018, 10:00 Uhr, von impulse-Blogger Sven Franzen

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Aus vielen freien Mitarbeitern ein gut funktionierendes Team zu formen, ist eine Herausforderung.

Manche von denen hätte ich gerne fest im Team – das würde viel Geld sparen. Für den ein oder anderen, den wir viel beschäftigen, würden wir unterm Strich dann wohl nur die Hälfte ausgeben. Aber die meisten, die wirklich gut sind, wollen lieber frei arbeiten. Anstellen lassen sich die wenigsten. Also muss ich schauen, wie ich all diese freien Mitarbeiter steuere und am besten mit ihnen zusammenarbeite.

Wo es in der Zusammenarbeit mit Freelancern hakt

Wenn das Team zu großen Teilen aus Freiberuflern besteht, ist natürlich das größte Problem: Diese Leute sind nicht immer greifbar, wenn es mal brennt. Wir mussten für einen Kunden Krisenmanagement machen, der hatte mit einem Shitstorm auf Facebook zu kämpfen. Aber die Freelancerin, der ich die Aufgabe gerne übergeben hätte, war für mich gerade nicht erreichbar. Vier unserer Freelancer sind digitale Nomaden, die in der Welt herumreisen. Die Freelancerin war irgendwo in Thailand im Dschungel, und ich musste das Problem dann selbst lösen. Das ging natürlich; denn dank des Kernteams kann ich die Leistung für unsere Kunden immer erbringen. Aber solche Situationen bringen ganz schön viel Stress und Unruhe ins Team.

Digitale Nomaden in anderen Zeitzonen können aber auch von Vorteil sein. Wenn wir um 17 Uhr noch einen Anruf vom Kunden bekommen, dann denkt der, die machen da heute eh nichts mehr. Wenn man das einem Freelancer in einer anderen Zeitzone gibt und es am nächsten Tag um 8 Uhr rausschickt, dann denkt der Kunde, man hätte für ihn extra eine Nachtschicht eingelegt – das ist nicht schlecht.

Was bei so vielen Freien auch manchmal auf der Strecke bleibt, ist der Teamspirit. Und manchmal hakt es auch, wenn verschiedene Freelancer nicht so gut miteinander können oder sich als Konkurrenz betrachten. Freiberufler integrieren sich ganz anders in ein Team als Festangestellte, das sind oft Alphatiere und Leute, die sich nicht gerne in ihre Arbeit reinreden lassen. Wenn da andere mitdiskutieren wollen, gibt es schon mal schwierige Situationen. Aber eigentlich hat sich das über die Jahre alles ganz gut eingespielt bei uns.

Meine Tipps für die Zusammenarbeit mit Freiberuflern

1. Wissen, was man sucht

Man muss genau wissen, wofür man einen Freelancer einsetzen will. Viele Unternehmer wollen einen Wust an Aufgaben unterschiedlicher Couleur an einen Freelancer abgeben. Das funktioniert nicht. Diese Leute sind oft sehr spezialisiert und man muss genaueste Aufgaben oder Aufgabenstellungen wissen, die man an sie abgeben möchte.

2. Freiberufler für sich gewinnen

Man braucht gute Kontakte, um an gute Leute zu kommen. Zu 80 Prozent konnte ich meine Freelancer über Bekannte, Kontakte und Empfehlungen gewinnen. Empfohlen werde ich, weil ich meine Freelancer gut behandele. Ich zahle die Rechnungen pünktlich und versuche nicht ständig die Preise zu drücken.

Im Ausland suche ich überhaupt nicht und auch nicht über Headhunter. Es gibt ja viele Agenturen, die Arbeiten nach Indien oder so outsourcen. Ich finde das asozial und oft ist die Qualität auch schlecht. Für vieles, was wir anbieten, muss man den deutschen Markt sehr gut kennen und bei den Texten kommt es auf jedes Wort an – das können nur Muttersprachler.

Wenn ein Kunde eine deutsche Agentur einkauft und entsprechende Preise bezahlt, möchte ich, dass er dann auch Qualität bekommt. Wenn ich Sätze berechne, die hier üblich sind, und dann jemand für einen Hungerlohn von 10 oder 15 Dollar die Stunde irgendwo in Indien einkaufe, dann weiß ich nicht, ob es dem da unten gut geht und ob er von seiner Arbeit leben kann. Ich würde dann zwar pro Stunde wahnsinnig viel Geld machen – aber vielleicht für eine Arbeit, die qualitativ nicht so gut und den Preis nicht wert ist. Das kann ich nicht mit mir vereinbaren.

3. Klare Absprachen, was das Honorar und die Erwartungen angeht

Wichtig ist auch, dass man vorher genau abspricht, wie viel Geld der Freelancer bekommt und was man von ihm erwartet. Ich arbeite gerne mit Stundenbudgets. Ich sage, für diese Aufgabe hast du zwei Stunden Zeit. Wenn die rum sind, dann präsentiere mir die Ergebnisse und wir sprechen darüber, wie wir weiter vorgehen. Ich weiß dann genau, was ich bezahlen muss, und wir können ergebnisorientiert darüber sprechen, ob wir noch eine Stunde brauchen oder ich das Arbeitsergebnis erst mal so zum Kunden bringe und wir dann in der Revisionsschleife weiterdiskutieren. Das bringt Kostensicherheit.

4. Briefing ist das A und O

Freie Mitarbeiter können nur gut arbeiten, wenn der Kunde ihnen die Aufgabenstellung präzise vermittelt. Oft ist es hilfreich, wenn die Freelancer mit meinen Kunden direkt kommunizieren – sonst geht nach dem „Stille Post“-Prinzip vieles verloren.

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5. Freelancer enger ins Team einbinden

Ich versuche, Freelancer über eine Durchwahl und eine E-Mail-Adresse ins Team zu integrieren – dabei muss man allerdings beachten, dass die freie Tätigkeit kenntlich gemacht wird – zum Beispiel durch den Zusatz „fr“ oder „ext“. Sonst könnte man Probleme mit Scheinselbstständigkeit bekommen. Das bindet sie fester an uns und macht sie auch für den Kunden transparent und greifbar. Das ist mir nicht leicht gefallen, weil natürlich die Gefahr besteht, dass die Kunden dann direkt mit dem Freelancer arbeiten. Aber unsere Kunden wollen in der Regel jemanden, der die Strippen zieht, die Strategie macht und die Freelancer koordiniert. Deshalb ist die Gefahr nicht allzu groß.

Mehr zum Thema: Scheinselbstständigkeit: Mit dieser Checkliste erkennen Sie Scheinselbstständigkeit

Wir arbeiten auch mit einer Servertechnologie, wo wir einzelne Ordner oder Kundenprojektordner teilen können und der Freelancer kann sie sich über die Cloud abrufen. Dadurch fühlt er sich integriert, man behält aber die Kontrolle über die Daten. Das ist auch von Vorteil, wenn ein Freelancer aus gesundheitlichen Gründen ausfällt und ich das Projekt an einen anderen übergeben muss. Wir kommen jederzeit an die Daten, weil sie auf unserem Server liegen. Und falls es zu einem Zerwürfnis kommt, kann man fernlöschen oder den Zugang sperren.

Natürlich laden wir Freelancer auch zu Firmenevents ein: Sich persönlich besser kennen zu lernen, hilft bei der Zusammenarbeit.

6. Greifbarkeit verbessern

Dadurch, dass meine Freelancer enger in unser Team eingebunden sind, besteht eine gewisse Loyalität uns gegenüber und sie sind eher bereit, auch mal eine Hauruck-Aktion für uns zu machen oder Kapazitäten für uns freizuhalten, wenn es brennt. Da müssen andere Auftraggeber dann eher warten als wir.

7. Freelancer richtig führen

Man muss Freelancer wie feste Mitarbeiter führen. Das heißt, auch mal fragen: „Wie geht es dir? Hast du etwas auf dem Herzen?“ und Feedback geben. Das mache ich gerne per Videokonferenz, damit man auch die Mimik und Gestik sieht. Klar sage ich da auch, wenn mir etwas nicht gefällt. Aber man sollte sehr wohlwollend und freundlich mit Freelancern umgehen. Zu viel Strenge wird nicht funktionieren. Der Name Freelancer sagt ja schon, dass die eine gewisse Freiheit wollen. Freelancer werden kein Interesse daran haben, langfristig mit einer Firma zusammenzuarbeiten, wo sie jedes Mal zusammengefaltet werden.

In meiner Marketing-Agentur habe ich nur sieben Festangestellte; dazu kommen rund 25 feste Freelancer: Texter, Strategen, Consultants, Illustratoren, Grafiker, SEO- und SEA-Profis sowie Programmierer. Warum? Weil ich mit den Besten arbeiten will, aber nicht immer alle Spezialisten brauche. Manche von denen hätte ich gerne fest im Team - das würde viel Geld sparen. Für den ein oder anderen, den wir viel beschäftigen, würden wir unterm Strich dann wohl nur die Hälfte ausgeben. Aber die meisten, die wirklich gut sind, wollen lieber frei arbeiten. Anstellen lassen sich die wenigsten. Also muss ich schauen, wie ich all diese freien Mitarbeiter steuere und am besten mit ihnen zusammenarbeite. Wo es in der Zusammenarbeit mit Freelancern hakt Wenn das Team zu großen Teilen aus Freiberuflern besteht, ist natürlich das größte Problem: Diese Leute sind nicht immer greifbar, wenn es mal brennt. Wir mussten für einen Kunden Krisenmanagement machen, der hatte mit einem Shitstorm auf Facebook zu kämpfen. Aber die Freelancerin, der ich die Aufgabe gerne übergeben hätte, war für mich gerade nicht erreichbar. Vier unserer Freelancer sind digitale Nomaden, die in der Welt herumreisen. Die Freelancerin war irgendwo in Thailand im Dschungel, und ich musste das Problem dann selbst lösen. Das ging natürlich; denn dank des Kernteams kann ich die Leistung für unsere Kunden immer erbringen. Aber solche Situationen bringen ganz schön viel Stress und Unruhe ins Team. Digitale Nomaden in anderen Zeitzonen können aber auch von Vorteil sein. Wenn wir um 17 Uhr noch einen Anruf vom Kunden bekommen, dann denkt der, die machen da heute eh nichts mehr. Wenn man das einem Freelancer in einer anderen Zeitzone gibt und es am nächsten Tag um 8 Uhr rausschickt, dann denkt der Kunde, man hätte für ihn extra eine Nachtschicht eingelegt - das ist nicht schlecht. Was bei so vielen Freien auch manchmal auf der Strecke bleibt, ist der Teamspirit. Und manchmal hakt es auch, wenn verschiedene Freelancer nicht so gut miteinander können oder sich als Konkurrenz betrachten. Freiberufler integrieren sich ganz anders in ein Team als Festangestellte, das sind oft Alphatiere und Leute, die sich nicht gerne in ihre Arbeit reinreden lassen. Wenn da andere mitdiskutieren wollen, gibt es schon mal schwierige Situationen. Aber eigentlich hat sich das über die Jahre alles ganz gut eingespielt bei uns. Meine Tipps für die Zusammenarbeit mit Freiberuflern 1. Wissen, was man sucht Man muss genau wissen, wofür man einen Freelancer einsetzen will. Viele Unternehmer wollen einen Wust an Aufgaben unterschiedlicher Couleur an einen Freelancer abgeben. Das funktioniert nicht. Diese Leute sind oft sehr spezialisiert und man muss genaueste Aufgaben oder Aufgabenstellungen wissen, die man an sie abgeben möchte. 2. Freiberufler für sich gewinnen Man braucht gute Kontakte, um an gute Leute zu kommen. Zu 80 Prozent konnte ich meine Freelancer über Bekannte, Kontakte und Empfehlungen gewinnen. Empfohlen werde ich, weil ich meine Freelancer gut behandele. Ich zahle die Rechnungen pünktlich und versuche nicht ständig die Preise zu drücken. Im Ausland suche ich überhaupt nicht und auch nicht über Headhunter. Es gibt ja viele Agenturen, die Arbeiten nach Indien oder so outsourcen. Ich finde das asozial und oft ist die Qualität auch schlecht. Für vieles, was wir anbieten, muss man den deutschen Markt sehr gut kennen und bei den Texten kommt es auf jedes Wort an - das können nur Muttersprachler. Wenn ein Kunde eine deutsche Agentur einkauft und entsprechende Preise bezahlt, möchte ich, dass er dann auch Qualität bekommt. Wenn ich Sätze berechne, die hier üblich sind, und dann jemand für einen Hungerlohn von 10 oder 15 Dollar die Stunde irgendwo in Indien einkaufe, dann weiß ich nicht, ob es dem da unten gut geht und ob er von seiner Arbeit leben kann. Ich würde dann zwar pro Stunde wahnsinnig viel Geld machen - aber vielleicht für eine Arbeit, die qualitativ nicht so gut und den Preis nicht wert ist. Das kann ich nicht mit mir vereinbaren. 3. Klare Absprachen, was das Honorar und die Erwartungen angeht Wichtig ist auch, dass man vorher genau abspricht, wie viel Geld der Freelancer bekommt und was man von ihm erwartet. Ich arbeite gerne mit Stundenbudgets. Ich sage, für diese Aufgabe hast du zwei Stunden Zeit. Wenn die rum sind, dann präsentiere mir die Ergebnisse und wir sprechen darüber, wie wir weiter vorgehen. Ich weiß dann genau, was ich bezahlen muss, und wir können ergebnisorientiert darüber sprechen, ob wir noch eine Stunde brauchen oder ich das Arbeitsergebnis erst mal so zum Kunden bringe und wir dann in der Revisionsschleife weiterdiskutieren. Das bringt Kostensicherheit. 4. Briefing ist das A und O Freie Mitarbeiter können nur gut arbeiten, wenn der Kunde ihnen die Aufgabenstellung präzise vermittelt. Oft ist es hilfreich, wenn die Freelancer mit meinen Kunden direkt kommunizieren - sonst geht nach dem „Stille Post“-Prinzip vieles verloren. 5. Freelancer enger ins Team einbinden Ich versuche, Freelancer über eine Durchwahl und eine E-Mail-Adresse ins Team zu integrieren - dabei muss man allerdings beachten, dass die freie Tätigkeit kenntlich gemacht wird - zum Beispiel durch den Zusatz „fr“ oder „ext“. Sonst könnte man Probleme mit Scheinselbstständigkeit bekommen. Das bindet sie fester an uns und macht sie auch für den Kunden transparent und greifbar. Das ist mir nicht leicht gefallen, weil natürlich die Gefahr besteht, dass die Kunden dann direkt mit dem Freelancer arbeiten. Aber unsere Kunden wollen in der Regel jemanden, der die Strippen zieht, die Strategie macht und die Freelancer koordiniert. Deshalb ist die Gefahr nicht allzu groß. Mehr zum Thema: Scheinselbstständigkeit: Mit dieser Checkliste erkennen Sie Scheinselbstständigkeit Wir arbeiten auch mit einer Servertechnologie, wo wir einzelne Ordner oder Kundenprojektordner teilen können und der Freelancer kann sie sich über die Cloud abrufen. Dadurch fühlt er sich integriert, man behält aber die Kontrolle über die Daten. Das ist auch von Vorteil, wenn ein Freelancer aus gesundheitlichen Gründen ausfällt und ich das Projekt an einen anderen übergeben muss. Wir kommen jederzeit an die Daten, weil sie auf unserem Server liegen. Und falls es zu einem Zerwürfnis kommt, kann man fernlöschen oder den Zugang sperren. Natürlich laden wir Freelancer auch zu Firmenevents ein: Sich persönlich besser kennen zu lernen, hilft bei der Zusammenarbeit. 6. Greifbarkeit verbessern Dadurch, dass meine Freelancer enger in unser Team eingebunden sind, besteht eine gewisse Loyalität uns gegenüber und sie sind eher bereit, auch mal eine Hauruck-Aktion für uns zu machen oder Kapazitäten für uns freizuhalten, wenn es brennt. Da müssen andere Auftraggeber dann eher warten als wir. 7. Freelancer richtig führen Man muss Freelancer wie feste Mitarbeiter führen. Das heißt, auch mal fragen: „Wie geht es dir? Hast du etwas auf dem Herzen?“ und Feedback geben. Das mache ich gerne per Videokonferenz, damit man auch die Mimik und Gestik sieht. Klar sage ich da auch, wenn mir etwas nicht gefällt. Aber man sollte sehr wohlwollend und freundlich mit Freelancern umgehen. Zu viel Strenge wird nicht funktionieren. Der Name Freelancer sagt ja schon, dass die eine gewisse Freiheit wollen. Freelancer werden kein Interesse daran haben, langfristig mit einer Firma zusammenzuarbeiten, wo sie jedes Mal zusammengefaltet werden.