Geschäftsreisen von Mitarbeitern: Diesen Zeitkiller übersehen viele Chefs

Schicken Sie Ihre Mitarbeiter gelegentlich auf Geschäftsreisen? Zu Konferenzen, Messen, Terminen mit Kunden oder Geschäftspartnern in anderen Städten oder im Ausland? Dann kalkulieren Sie sehr wahrscheinlich ein, dass Vor- und Nachbereitung, Fahrten und die Veranstaltung selbst viel Zeit in Anspruch nehmen. Einen Zeitkiller aber verlieren viele Unternehmer aus dem Blick: den Buchungsprozess. 75 Prozent aller Geschäftsreisenden brauchen mehr als 30 Minuten für die Buchung – jeder Dritte sogar mehr als zwei Stunden. Das ist das Ergebnis einer Befragung von 1000 Arbeitnehmern, die die Geschäftsreise-Plattform Travelperk durchgeführt hat. Unternehmenseigene Buchungstools helfen nicht Ob die Angestellten vor Geschäftsreisen selbst nach Bahn und Hotel suchen, ein firmeneigenes Buchungstool nutzen oder mit einer Reiseagentur arbeiten, macht laut Umfrage in Sachen Effizienz zwar keinen großen Unterschied. Überraschend jedoch: Nutzen Mitarbeiter unternehmenseigene Buchungstools, brauchen sie häufig länger als wenn sie ohne Hilfe Geschäftsreisen buchen. So benötigt mit Tool jeder Dritte zwischen zwei und fünf Stunden für eine Buchung – ohne Tool ist es nur knapp jeder Vierte. Einige Mitarbeiter brauchen mehr als fünf Stunden, um eine Dienstreise zu buchen Besonders erschreckend: Laut der Befragung halten sich rund 5 Prozent der Mitarbeiter fünf Stunden bis einen ganzen Arbeitstag lang mit der Buchung auf. Noch nicht mit eingerechnet: die Reisekostenabrechnung. Diese dauert beim Großteil der Arbeitnehmer im Nachgang der Reise noch einmal mindestens eine halbe Stunde. Kein Wunder also, wenn andere Aufgaben vor lauter Geschäftsreise-Planung zu kurz kommen. Um stundenlange Buchungsprozesse zu vermeiden, sollten Unternehmer klare Prozesse verankern. Drei Tipps, wie sie den Zeitkiller Dienstreise-Buchung eindämmen. 1. Buchungserfahrungen sammeln Das preiswerte Hotel in München, das bisher jedem Mitarbeiter gefallen hat, das Reiseportal, das zuverlässig günstige Flüge findet – oder der Mietwagen-Anbieter, mit dem die Firma einen Rabatt ausgehandelt hat: Chefs und Angestellte sollten Empfehlungen für Bahn, Flüge und Hotels an zentraler Stelle sammeln. Können alle Mitarbeiter auf diesen Erfahrungsschatz zugreifen, spart das bei der nächsten Buchung viel Zeit. 2. Richtlinien für Geschäftsreisen erstellen Wie teuer darf eine Übernachtung sein? Gilt es als Arbeitszeit, wenn ein Mitarbeiter den ganzen Sonntag im Zug verbringt – ein Tag, an dem er normalerweise frei hat? Solche Fragen zu klären und eine Richtlinie für Dienstreisen aufzustellen, erleichtert das Buchen. Was Unternehmer bei der Erstellung von Richtlinien beachten sollten: Die Regelungen müssen realistisch, klar und fair sein. Sonst sorgen sie nicht für Zeitersparnisse, sondern für Frust. So monieren Studienteilnehmer in Unternehmen mit Richtlinien für Geschäftsreisen, dass diese zu viele Vorgaben enthielten, unrealistische Kostengrenzen aufwiesen und festlegten, dass Fahrten früh morgens oder am späten Abend stattfinden müssten, damit der Firma zusätzliche Übernachtungskosten erspart blieben. Etwa jeder Fünfte beschwert sich zudem darüber, dass die Reisezeit nicht als Arbeitszeit gelte – und Überstunden, die durch die Geschäftsreise entstehen, nicht kompensiert würden. 32 Prozent der Befragten bemängeln zudem, dass sie Reisekosten aus eigener Tasche vorstrecken müssten. Lesen Sie auch: Dienstreise und Arbeitszeit: Können Arbeitnehmer Reisezeiten als Überstunden aufschreiben? 3. Richtlinien kommunizieren Chefs sollten darauf achten, Mitarbeiter auch über die Richtlinien zu informieren. Die Befragung von Travelperk hat ergeben: Die Hälfte der Dienstreisenden ist unsicher, ob es in ihrer Firma überhaupt eine derartige Richtlinie gibt. Herrscht eine solche Unklarheit, nützen auch noch so gut durchdachte Regeln für Geschäftsreisen wenig. Extra-Tipp für kleine Unternehmen: Einen Assistenten alle Reisen buchen lassen Wer einen Assistenten beschäftigt, der Reisen für den Chef organisiert, kann ihn womöglich auch die Dienstreisen der Mitarbeiter buchen lassen. Vorteil: Der Assistent verfügt über einen gewissen Erfahrungsschatz, was Reisekosten, Züge und Hotels angeht, und benötigt daher weniger Zeit für eine Buchung als andere. Das funktioniert natürlich nur in kleineren Betrieben oder in Firmen, in denen Dienstreisen eher die Ausnahme sind – denn sonst ist der Assistent irgendwann mit nichts anderem mehr beschäftigt.