Meeting-Sünden: 7 Todsünden, die jedes Meeting ruinieren

16,5 Stunden im Monat. So viel Zeit verbringen deutsche Büroangestellte durchschnittlich in Meetings - das ist das Ergebnis einer Studie im Auftrag von Sharp Business Systems. Und die Besprechungen sorgen nicht für Begeisterung: Mehr als die Hälfte der Befragten gaben an, Meetings langweilig zu finden. Acht von zehn meinen außerdem, sie seien am eigenen Arbeitsplatz produktiver. Was die Sache nicht spannender macht: 80 Prozent haben das Gefühl, dass alle Meetings gleich strukturiert sind – ganz egal, welches Thema sie haben. Die Langeweile hat Konsequenzen: Ein Drittel der Befragten lesen in Meetings ihre E-Mails, fast 20 Prozent verschicken währenddessen Nachrichten oder sind in sozialen Netzwerken unterwegs. Volle Aufmerksamkeit? Fehlanzeige. Das ist von einem TOP-Meeting weit entfernt. Viele Besprechungen laufen so ab: Alle treffen sich, keiner ist auf demselben Stand, manche haben was zu sagen, andere schauen desinteressiert und passiv zu. Und am Ende fühlt sich niemand dafür zuständig, das umzusetzen, was beschlossen wurde. Effiziente Meetings gehen anders. Wenn man sich dann noch überlegt, was alle Anwesenden verdienen, während sie in der Besprechung sitzen ... Stellt sich die Frage: Sollte man nicht lieber auf die meisten Meetings verzichten? Jeff Haden, Autor des Management-Buchs "The Motivation Myth", spricht auf Inc.com Klartext: „Jedes Meeting, das nicht direkt zu Kosteneinsparungen oder mehr Umsatz führt, ist Geldverschwendung.“ Die folgenden sieben Todsünden sind seiner Meinung nach der Grund, warum 99 Prozent der Meetings besser niemals stattgefunden hätten. Todsünde 1: Meeting schlecht vorbereiten Punkte wie „Information“ oder „Zusammenfassung“ gehören laut Haden in keinem Meeting auf die Tagesordnung. Er empfiehlt, nur einen einzigen auf die Agenda zu setzen: „Einen, der tatsächlich eine Gruppenentscheidung braucht.“ Alles andere könne man auch ohne Besprechung regeln. Damit das funktioniert, sollte man alle Informationen und Zahlen, die für das Meeting nötig sind, schon vorher verschicken. Dann können sich alle Teilnehmer vorbereiten, um dann eine gemeinsame Entscheidung zu fällen. Zu Beginn kann ein kurzer Check-in helfen, damit sich alle konzentriert auf das Meeting einlassen. Mehr zum Thema: Check-in bei Meetings: Mit diesem simplen Trick sind bei Besprechungen alle bei der Sache Todsünde 2: Standard-Meetinglänge ansetzen Meetings beginnen und enden meist zur vollen oder halben Stunde: zum Beispiel von 9 Uhr bis 9:30 Uhr. Ist das sinnvoll, wenn man vielleicht alles in nur 13 Minuten klären könnte? Haden rät, vorher zu überlegen, wie viel Zeit man wirklich braucht. Ist es eine Sache von zehn Minuten? Dann wäre es unnötig, einen Termin für 30 Minuten anzusetzen. Man solle sich zudem fragen, ob man für ein zehnminütiges Thema wirklich ein Meeting braucht. Vielleicht reicht auch ein kurzes Gespräch. Todsünde 3: Zu-Spät-Kommen tolerieren Das Meeting fängt an und einige Teilnehmer lassen noch auf sich warten. Die übrigen plaudern. Bis alle da sind und es ruhig ist, vergehen dann mehrere Minuten. Dadurch verschiebt sich der Zeitplan für alle nach hinten. Haden meint: „Wenn es Zeit ist anzufangen, sollte man anfangen.“ Auf einzelne Mitarbeiter zu warten, sei letztlich Zeitverschwendung. Lesen Sie hierzu auch unseren Artikel: "Unpünktliche Mitarbeiter: So gehen Sie mit Zu-spät-Kommern um". Todsünde 4: Laut-Denker nicht stoppen Wenn ein Mitarbeiter an einem Meeting teilnimmt, sollte er sich schon vorher Gedanken zum Thema gemacht haben (da er alle nötigen Informationen schon vorher bekommen hat, siehe Todsünde 1). Sätze wie „Ich denke jetzt mal laut nach“ verlängern Besprechungen nur unnötig. Zeit zum Nachdenken ist vor oder nach dem Meeting. Meist möchte jemand, der „jetzt mal laut denkt“, nur reden, um auch etwas zur Besprechung beizutragen oder klug zu wirken. Todsünde 5: Aufgaben nicht klar verteilen Nach einem guten Meeting gibt es ein Ergebnis, das das Unternehmen nach vorne bringt. Aber wer übernimmt bei der Umsetzung welche Aufgabe? Im schlimmsten Fall fühlt sich niemand zuständig. „Es sollte klar sein, wer was wann macht“, sagt Haden. Todsünde 6: Protokolle schreiben Am Ende eines Meetings in einem Protokoll zusammenfassen, was besprochen wurde? Völliger Blödsinn, findet Haden. „Die einzige Zusammenfassung, die Sie brauchen, ist eine To-do-Liste.“ Alles, was darüber hinausgehe, müsse man nicht noch einmal festhalten. Todsünde 7: Mit Meetings falsche Ziele verfolgen Viele Unternehmer befürchten, dass sich die Mitarbeiter ohne Meetings weniger eingebunden fühlen. Haden bezweifelt das. Nicht Meetings sorgen für mehr Einsatz, sondern gute Projekte und Ideen. Er meint: „Sag mir, was wir machen, hilf mir zu verstehen, warum es wichtig ist, dass wir das machen.“ Dann würden die Mitarbeiter von ganz allein kooperieren.