„Immer positiv bleiben“ oder „Wird schon schief gehen“– unter solch einem hoffnungsvollem Motto starten die meisten neuen Projekte. Bei Google geht man das Ganze anders an. Am Anfang eines Projekts trifft sich das Team zu einem so genannten Premortem und beginnt mit einer „Brainstorming Session of Doom“. Dabei geht es darum, ein Untergangsszenario zu entwerfen und sich zu überlegen , was alles schiefgehen könnte. Denn wer weiß, was ein Projekt gefährden könnte, weiß auch, welche Pannen und Fehler es zu verhindern gilt. Dabei sollte man nicht nur an die großen Risiken denken, sondern auch an die kleinen.
Die Premortem-Methode wird nicht nur von Google genutzt, sondern ist ein gängiges Projektmanagement-Tool. Sie besteht aus drei Schritten:
Schritt 1: „Brainstorming Session of Doom“
Das Strom fällt aus, ein Fahrer ist krank, die Bahnen fahren nicht. Beim ersten Schritt, der übersetzt etwa „Ideenfindungssitzung des Untergangs“ bedeutet, trägt man alle Probleme zusammen, die aufkommen könnten – ob realistisch oder unrealistisch, ist dabei erst einmal egal.
Und so funktioniert’s:
Zunächst denkt jeder für sich zehn Minuten nach und schreibt alles auf, was ihm einfällt. Kein mögliches Problem ist bei diesem Schritt zu groß oder klein. Und: Es geht an dieser Stelle nur um die Schwierigkeiten, nicht um mögliche Lösungen.
Anschließend trägt jeder Teilnehmer die Risiken in der Gruppe vor. Im besten Fall beginnt der Chef mit einigen lustigen Ideen wie „ein Meteorit trifft die Erde“ und lockert so die Stimmung auf. Dadurch wissen die Mitarbeiter, dass wirklich alle Probleme erwähnenswert sind, und können ihre Ideen entspannter vorstellen. Ein Protokollführer schreibt alle Ideen mit. Für die Gruppenphase sollte man laut Google rund 25 Minuten einplanen.
Das wichtigste bei Schritt 1 ist eine offene Kommunikation mit dem Team. Jeder sollte seine Bedenken ehrlich aussprechen dürfen. Sonst kann es passieren, dass man ein Risiko übersieht, weil jemand denkt, das Problem sei nicht erwähnenswert.
Schritt 2: Eingrenzen
Nachdem alle großen und kleinen Risiken aufgeschrieben sind, geht es im zweiten Schritt ans Aussieben.
Man sollte sich fragen:
- Wovor sollten wir am meisten Angst haben?
- Was ist am wahrscheinlichsten?
- Welche Probleme liegen in unserer Hand?
- Was hat die größten negativen Auswirkungen?
Am Ende sollten fünf bis zehn Risiken stehen, die das Team für wichtig hält. Dadurch ist klar, worauf man sich im weiteren Projektverlauf fokussieren muss. Der Vorteil dieses Schritts: Die schlimmsten Probleme liegen auf der Hand und selbst die eher nichtigen bleiben – wenn auch nicht auf der Liste – zumindest im Hinterkopf.
Projektmanagement im Handwerk Schritt 3: Lösungen finden
Nachdem die fünf bis zehn größten, wahrscheinlichsten und wichtigsten Probleme identifiziert sind, geht es im letzten Schritt daran, Lösungen für sie zu finden. Auch hierbei sollte wieder jeder Beteiligte offen seine Ideen aussprechen können. In vielen Fällen hilft es, Aufgaben zu verteilen, um das Risiko etwas zu übersehen, zu verringern. Mitarbeiter A ist dann zum Beispiel dafür zuständig, dass der Caterer weiß, wo er hin muss. Mitarbeiter B prüft alle Einladungen zum Produktlaunch noch einmal. Und Mitarbeiter C springt ein, falls der Chef an dem Tag von einem Blitz getroffen wird.
Wenn alle Lösungen zusammengetragen sind, sind vielleicht nicht alle Risiken verschwunden – aber definitiv minimiert.
