Rückdelegation So vermeiden Sie Aufgaben-Pingpong

Hin und her, wie beim Pingpong: Der Chef überträgt einem Mitarbeiter eine Aufgabe, ein paar Stunden später bittet der Angestellte ihn darum, die begonnene Aufgabe selbst zu erledigen. Ein Fall von Rückdelegation.

Hin und her, wie beim Pingpong: Der Chef überträgt einem Mitarbeiter eine Aufgabe, ein paar Stunden später bittet der Angestellte ihn darum, die begonnene Aufgabe selbst zu erledigen. Ein Fall von Rückdelegation.© vchal / iStock / Getty Images Plus / Getty Images

Wer Aufgaben abgibt, verschafft sich Zeit – oder hat am Ende noch mehr zu tun, weil sie halb fertig wieder auf seinem Schreibtisch landen. So vermeiden Sie Rückdelegation.

Mitarbeitern Aufgaben zu übertragen, loszulassen und ihnen zu vertrauen, ist nicht immer einfach. Aber notwendig – denn wer alles allein erledigen will, versinkt in Kleinstaufgaben und hat keine Zeit mehr fürs Wesentliche: das Unternehmen voranzubringen.

Doch wer nicht richtig delegiert, hat letztlich mehr zu tun als vorher und eine Menge Stress noch dazu. Das passiert zum Beispiel, wenn ein Mitarbeiter eine Präsentation vor einem Kunden vorbereiten soll, am Tag vor dem Termin aber im Büro des Chefs auftaucht und um Hilfe bittet, weil er noch Fragen hat. Und der Chef die Präsentation doch am besten selbst vervollständigen solle. Monkey Management heißt dieses Phänomen in den USA.

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Passiert das nur einmal, mag das nicht weiter schlimm sein. Häufen sich die rückdelegierten Aufgaben, finden Unternehmer sich irgendwann in einem Teufelskreis wieder: Denn die Mitarbeiter wissen, dass ihr Chef ihnen bei Aufgaben hilft, die sie eigentlich allein erledigen sollten. „Zum richtigen Arbeiten an wichtigen Führungsaufgaben kommen Sie dann nicht mehr“, schreibt Führungscoach Bernd Geropp in seinem Blog.

Die gute Nachricht: Rückdelegation lässt sich verhindern – wenn man die Gründe dafür kennt und lernt, richtig zu delegieren.

Gründe für Rückdelegation

Es kann viele Ursachen dafür geben, dass ein Mitarbeiter mit einer Aufgabe nicht zurechtkommt und denjenigen um Hilfe bittet, der ihm die Aufgabe übertragen hat: Möglicherweise kann er schlecht Nein sagen, hat sich zu viele Aufgaben aufgehalst oder steckt nicht tief genug im Thema. Vielleicht ist er mit der Aufgabe überfordert oder will keine Verantwortung übernehmen.

Manchmal liegt das Problem aber nicht beim Mitarbeiter, sondern beim Chef: etwa wenn er zu komplexe Aufgaben an seine Angestellten delegiert oder nicht richtig erklärt, was genau zu tun ist. Manche Chefs holen sich Aufgaben selbst zurück, sobald sie merken, dass ein Angestellter sich schwertut – sie wollen helfen. Oder aber der Vorgesetzte denkt, er könne die Aufgabe sowieso besser selbst erledigen, greift ein und kontrolliert den Mitarbeiter.

So vermeiden Sie Rückdelegation

Die Situation ist vergleichbar mit einem Fußballspiel: Der Chef ist der Trainer, die Mitarbeiter die Spieler. Ein Trainer muss seine Spieler coachen und motivieren. Ins Spiel können Trainer aber nicht eingreifen: Abwehren und Tore schießen müssen die Spieler alleine.

Dafür muss der Trainer seine Mannschaft anleiten, also Aufgaben richtig delegieren. Das heißt: trainieren, in Sachen Taktik schulen, Spielzüge besprechen. Oder um das Spielfeld wieder zu verlassen: mit dem Mitarbeiter besprechen, welche Aufgabe er bis wann erledigen soll, genau erklären, was man erwartet, und den Mitarbeiter fragen, ob er verstanden hat, was er zu tun hat. Chefs (und Trainer) müssen auch Fehler ertragen können, aus denen der Mitarbeiter lernt.

Aufgaben nicht selbst erledigen, aber auch nicht abblocken

Und wenn der Mitarbeiter trotzdem nicht zurechtkommt? Bei vermeintlich kleinen Aufgaben kann es verlockend sein, sie einfach selbst zu erledigen – das kostet möglicherweise sogar weniger Zeit, als dem Mitarbeiter genau zu erklären, was er zu tun hat. So vorzugehen setzt aber ein falsches Signal, schließlich sollen Ihre Mitarbeiter eigenständig arbeiten. Und wer seinen Mitarbeitern alle Entscheidungen abnimmt, kann nicht erwarten, dass sie Probleme selbstständig lösen.

Ebenfalls wenig hilfreich: den Mitarbeiter abblocken, wenn er um Hilfe bittet, sagt Führungscoach Geropp. Das kann zu Frust auf Seiten des Angestellten führen, schließlich erwartet der Mitarbeiter, dass sein Vorgesetzter ihn unterstützt.

Einen Gesprächstermin vereinbaren aber nicht sofort

Stattdessen sollten Chef und Mitarbeiter das Problem in Ruhe besprechen. Am besten vereinbaren Sie einen kurzen Termin. Selbst wenn Sie sofort Zeit hätten, sollte der Termin nicht gleich stattfinden, empfiehlt Marketing- und Psychologieprofessor Art Markman, sondern etwas später am selben Tag oder am nächsten Tag. So hat der Angestellte Zeit, noch einmal über die Aufgabe nachzudenken und mit Kollegen darüber zu sprechen – und findet die Lösung für sein Problem möglicherweise selbst. Wer Mitarbeiter auf ein späteres Gespräch vertröstet, bringt ihnen laut Markman langfristig bei, selbst nach einer Lösung zu suchen, bevor sie zum Chef gehen.

Kann ein Mitarbeiter seine Aufgabe trotzdem nicht erledigen, sollten Sie in Ruhe darüber sprechen, wo das Problem liegt. Die Verantwortung für das To-do sollte aber beim Mitarbeiter bleiben.

Mitarbeiter zur Selbstständigkeit erziehen

Führungscoach Bernd Geropp schreibt in seinem Blog, dass Chefs die Lösung für ein Problem nicht selbst vorgeben dürfen. Denn so machen sie ihre Mitarbeiter abhängig und erziehen sie dazu, mit jedem Problem zum Chef zu rennen, anstatt selbst eine Lösung zu finden. Laut Geropp sollten Chefs daher wenig erklären, sondern vor allem Fragen stellen.

Die Fragen können laut Geropp etwa so lauten:

  • Was würden Sie unternehmen, wenn ich nicht da wäre?
  • Was haben Sie schon getan, um das Problem zu lösen?
  • Welche Ideen haben Sie dafür?
  • Welche Informationen oder Entscheidungen brauchen Sie von mir?

„Mit dieser Art von Fragen coachen Sie Ihren Mitarbeiter“, schreibt Geropp. So lerne er, das Problem selbst zu lösen und in Zukunft selbstständiger zu arbeiten.

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