Sommerfest planen Was Sie 3 Monate, 3 Wochen und 3 Tage vor Ihrer Firmenfeier tun sollten

Bunte Deko-Ketten sorgen für das richtige Flair auf einem Sommerfest. Doch perfekt wird so ein Event erst, wenn Sie rechtzeitig beginnen, es zu planen.

Bunte Deko-Ketten sorgen für das richtige Flair auf einem Sommerfest. Doch perfekt wird so ein Event erst, wenn Sie rechtzeitig beginnen, es zu planen.© Mr. Nico / photocase.de

Wer denkt denn jetzt schon ans Sommerfest? Alle, die clever sind. Denn so ein Event zu planen, braucht Zeit. Mit diesem Schritt-für-Schritt-Plan behalten Sie den Überblick.

Es ist ja noch sooo viel Zeit, bis der Sommer kommt? Mag sein, aber wenn es darum geht, ein Sommerfest fürs Unternehmen vorzubereiten, lohnt es sich, rechtzeitig anzufangen. Denn am Ende wird die Zeit oft doch knapp und die besten Locations sind früh ausgebucht. Wer auf Nummer sicher gehen will, fängt schon jetzt mit der Planung an. Dieser Schritt-für-Schritt-Plan hilft, den Überblick zu behalten.

Und wer noch nach Inspiration für außergewöhnliche Aktionen zum Sommerfest sucht, findet Sie in unserem Artikel über Ideen für den Betriebsausflug.

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4 bis 5 Monate vorher

  • Wählen Sie ein Datum aus. Wenn möglichst viele Gäste kommen sollen, sollten Sie sichergehen, dass auch möglichst viele Zeit haben. Je eher alle das Datum kennen, desto höher die Wahrscheinlichkeit.
    Tipp: Achten Sie auf die Schulferien. Die meisten Eltern werden dann im Urlaub sein, also am besten einen Termin außerhalb der Ferienzeit wählen.
  • Wo soll die Feier stattfinden? Wenn Sie ungefähr wissen, wie viele Gäste kommen, sollten Sie sich nach einer passenden Location umschauen. Die beliebtesten sind schnell ausgebucht. Selbst wenn Sie auf dem Firmengelände feiern möchten, sollten Sie sich rechtzeitig um entsprechendes Equipment kümmern: Sonnenschirme, Sitzgelegenheiten und ein Zelt, falls es regnet.

3 bis 4 Monate vorher

  • Verschicken Sie Einladungen oder zumindest eine Save-the-Date-E-Mail an alle Mitarbeiter und teilen Sie darin mit, ob sie eine Begleitung mitbringen dürfen. Bitten Sie um eine zügige Rückmeldung, um besser planen zu können.
  • Überlegen Sie, ob das Sommerfest ein Motto haben soll. Vielleicht wollen Sie ein „Black-White-Dinner“ veranstalten, zu dem alle in schwarz und weiß kommen? Oder alles soll dekoriert werden wie aus 1001 Nacht. Vielleicht wollen Sie auch ein Picknick machen? Sie könnten auch eine Live-Band spielen lassen.
  • Überprüfen Sie die ausgewählte Location. Gibt es dort alles, was Sie für Ihr Sommerfest und das Motto brauchen? Eine Band benötigt zum Beispiel Strom für Boxen und Mikrophone. Wenn Sie beispielsweise grillen wollen, sollten Sie überprüfen, ob dies dort erlaubt ist. Gibt es genug Parkmöglichkeiten? Gibt es fließend Wasser und ausreichend Toiletten? Kann der Müll entsorgt werden?

2 bis 3 Monate vorher

  • Machen Sie sich Gedanken über das passende Essen, vielleicht soll es zum Motto passen (zum Beispiel arabisches Essen bei einem 1001-Nacht-Motto). Dann müssen Sie sich auf die Suche nach einem entsprechenden Caterer machen. Denken Sie dabei auch an Vegetarier, Veganer und Allergiker. Eine Schlachterplatte dürfte bei Vegetariern und Veganern schlecht ankommen.
  • Falls Sie Aktionen planen, sollten Sie über die Zeitplanung für das Sommerfest nachdenken. Stopfen Sie den Tag nicht zu voll. Wenn alle von Programmpunkt zu Programmpunkt hetzen, hat das mit entspanntem Feiern nichts zu tun. Und darum soll es ja gehen.
  • Wenn Sie ein Unterhaltungsprogramm planen, buchen Sie jetzt den Künstler, die Band, den Zauberer oder was immer Sie sich vorgestellt haben.

1 Monat vorher

  • Bestellen Sie Dekoration wie Blumen, Lampions, Lichterketten, Tischdecken und so weiter.
  • Verschicken Sie Erinnerungs-Mails an alle, die sich auf die Einladung zum Sommerfest nicht gemeldet haben.

2 bis 3 Wochen vorher

  • Wenn Sie das Essen liefern lassen, teilen Sie dem Caterer mit, wie viele Gäste genau kommen. Haben Sie keinen Caterer beauftragt, sollten Sie dennoch darüber nachdenken, ob Sie etwas vorbestellen müssen, zum Beispiel Grillwürstchen beim Metzger oder Brot beim Bäcker.
  • Gehen Sie den Ablauf des Sommerfests noch einmal durch und klären Sie, wer was übernehmen soll. Vielleicht soll jemand bei der Dekoration helfen? Oder brauchen Sie noch jemanden, der den Caterer einweist?

3 Tage vorher

  • Falls Sie einen Caterer haben, Besprechen Sie mit ihm die Details: Wann soll er wo was aufbauen?
  • Jetzt ist die letzte Chance zu checken, ob Sie nicht etwas vergessen haben. Eine Checkliste zum Downloaden bietet etwa die Caterer-Firma Lemoncat an.

0 Tage, 0 Stunden, 0 Minuten vorher

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