Unpünktliche Mitarbeiter
So gehen Sie klug mit Zu-spät-Kommern um

Kennen Sie das? Sitzungen, die wieder erst um fünf nach anfangen, weil Kollege XY noch kurz ans Telefon musste? Unpünktliche Mitarbeitende (und ihre Ausreden) sind die Pest. So reagieren Sie sinnvoll.

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So gehen Chefs mit unpünktlichen Mitarbeitern um
© solidcolours / E+ / GettyImages

„Sorry, ich habe gerade noch einen wichtigen Anruf bekommen.“

„Entschuldigung, aber der Drucker hat nicht gedruckt.“

„Ups, Sie haben schon angefangen?“

Oder auch ganz dreist: „Tschuldigung, ich brauchte noch ’nen Kaffee.“

Chronische Zu-spät-Kommer nerven nicht nur. Durch sie verschiebt sich häufig der ganze Ablauf im Betrieb, weil alle Besprechungen zu spät anfangen und zu spät enden. Einer trödelt, alle anderen müssen warten. Wie aber gelingt es, alle Mitarbeitenden zu mehr Pünktlichkeit zu disziplinieren?

1. Seien Sie ein Vorbild

Sie sind der Leitwolf in Sachen Besprechungskultur. Wer als Führungskraft häufig erst nach Dienstbeginn eintrudelt oder bei Meetings gerne den vielbeschäftigten Chef oder die dauergestresste Chefin gibt, die zehn Minuten zu spät reingestürmt kommt, weil sie ach so wichtige andere Aufgaben hatte, der demotiviert seine Mitarbeitenden nicht nur. Er motiviert sie auch: nämlich dazu, sich ganz genauso zu verhalten.

2. Machen Sie Ihre Erwartungshaltung klar

Umgekehrt mag es für Sie selbstverständlich sein, dass man pünktlich zu Verabredungen kommt. Dies gilt jedoch nicht für jeden. Machen Sie daher ganz unmissverständlich und von Beginn an klar, dass Sie Pünktlichkeit erwarten. Wer die eigenen Werte und Erwartungen ganz deutlich formuliert hat, kann viel klarer reagieren, wenn gegen diese Erwartung verstoßen wird. Dann ist allen Mitarbeitenden bewusst, dass sie mit Konsequenzen rechnen müssen, falls sie sich nicht an die Abmachung halten.

3. Machen Sie das Team zu Ihrem Verbündeten

Besprechen Sie mit Ihren Mitarbeitenden, wie diese gerne zusammenarbeiten möchten. Reden Sie mit dem Team darüber, was passiert, wenn Besprechungen immer wieder zu spät anfangen oder Deadlines nicht eingehalten werden. Was bedeutet das für die Kolleginnen und Kollegen, die warten müssen? Wie fühlt es sich an, jemandem hinterherlaufen zu müssen? Die meisten Menschen werden darin übereinstimmen, dass Pünktlichkeit und Verlässlichkeit wichtig sind, um gut zusammenarbeiten zu können. Gehört der Wert Pünktlichkeit ganz offiziell zu den Spielregeln in Ihrem Team, dann werden sich Ihre Mitarbeitenden auch gegenseitig dazu anhalten, ihn umzusetzen.

4. Starten Sie pünktlich

Senden Sie ein Signal, indem Sie das Meeting beginnen, auch wenn noch jemand fehlt. So machen Sie unmissverständlich klar: Unpünktlichkeit wird nicht akzeptiert.

5. Kein Update für den Zu-spät-Kommer

Es ist verführerisch, den Zu-spät-Kommer erst einmal mit den Informationen zu versorgen, die er oder sie verpasst hat. Verkneifen Sie sich das. Wer zu spät kommt, muss sich Informationen, die ihm fehlen, selbst organisieren.

6. Beenden Sie Ihre Besprechung pünktlich

Wenn Sie Ihr Meeting überziehen, dann sorgen Sie dafür, dass die Teilnehmenden womöglich zu anderen Verabredungen zu spät kommen.

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7. Ermöglichen Sie Pünktlichkeit

Sprechen Sie mit Ihrem Team darüber, was nötig ist, damit alle pünktlich sein können. Wenn zum Beispiel eine Besprechung um 10 Uhr aufhört und die nächste um 10 Uhr beginnt, wird man es kaum rechtzeitig in das neue Meeting schaffen. Hier kann es helfen, dass Besprechungen grundsätzlich um „5 vor“ enden.

8. Reagieren Sie aufs Zu-spät-Kommen

Viele Führungskräfte neigen dazu, den Zu-spät-Kommer einfach zu ignorieren – um die Besprechung nicht zu unterbrechen. Dadurch kommt bei ihr oder ihm womöglich an: „Mein Verhalten ist okay.“ Bleiben Sie bei erstmaligem Zu-spät-Kommen locker, machen Sie aber deutlich, dass Sie die Verspätung registriert haben. Im Wiederholungsfall ist dann eine freundliche, aber bestimmte Reaktion gefragt: „Wir haben uns darauf geeinigt, pünktlich anzufangen und unsere Kollegen nicht warten zu lassen. Sei beim nächsten Mal bitte pünktlich.“

9. Überlegen Sie, wie Sie mit Ausreden umgehen

„Ich hatte noch einen wichtigen Kunden am Telefon!“ „Das Vorstellungsgespräch mit dem Bewerber hat länger gedauert!“ oder Es gibt tausend (gute!) Gründe, zu spät zu kommen – und es gibt Menschen, die immer wieder neue finden. Wenn jemand regelmäßig zu spät ist, dann machen Sie ihm klar: „Es liegt in deiner Verantwortung, deinen Tag so zu planen, dass du Verabredungen einhalten kannst.“

10. Bieten Sie Hilfe an

Es gibt Menschen, denen es schwerfällt, ihren Tag realistisch zu organisieren. Sie sind Zeitoptimisten und denken, dass sie alles schneller schaffen als es tatsächlich möglich ist. Andere wiederum sind sehr höflich: Ihnen fällt es schwer, zum Beispiel ein Telefonat zu beenden („Ich habe jetzt einen Termin und rufe Sie später zurück“) und kommen daher zu spät. Sprechen Sie deshalb über die Ursachen fürs Zuspätkommen und überlegen Sie gemeinsam Lösungsmöglichkeiten.

11. Bleiben Sie am Ball

Ändert der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin das Verhalten nicht, wird es Zeit für ein Kritikgespräch: Machen Sie Ihren Ärger deutlich. „Ich erwarte, dass du pünktlich kommst.“ Wichtig: Rechnen Sie damit, dass der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin die  Unpünktlichkeit abstreitet. Sie sollten daher konkrete Situationen nennen können, in denen Sie oder andere Mitarbeitende auf den Kollegen oder die Kollegin warten mussten.

Impulse-Mitglieder finden hier einen Spickzettel zum Download mit 44 Fragen, die helfen, Konfliktgespräche souveräner zu führen.

12. Ziehen Sie Konsequenzen

Wer auch nach mehreren Ermahnungen immer noch nicht pünktlich sein kann, muss mit einem zweiten Kritikgespräch und ernsteren Konsequenzen rechnen. Kommt ein Mitarbeiter etwa zu Projektbesprechungen immer wieder zu spät, kann man ihn aus diesem Projekt ausschließen. Wichtig ist, dies zu erörtern: „Du nimmst diese Arbeit offensichtlich nicht wichtig genug.“ Eine solches Vorgehen zeigt natürlich nur Wirkung, wenn der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin bei dem Projekt gern dabei wäre und die Alternativaufgabe weniger attraktiv findet.

13. Der Abmahnungsweg

Hilft das alles nicht, bleibt nur der Weg der Abmahnung. Wann sie gerechtfertigt ist und wie man sie richtig ausspricht, lesen Sie in diesem Artikel: Wann ist eine Abmahnung wegen Verspätung gerechtfertigt?

„Sorry, ich habe gerade noch einen wichtigen Anruf bekommen.“ „Entschuldigung, aber der Drucker hat nicht gedruckt.“ „Ups, Sie haben schon angefangen?“ Oder auch ganz dreist: „Tschuldigung, ich brauchte noch 'nen Kaffee.“ Chronische Zu-spät-Kommer nerven nicht nur. Durch sie verschiebt sich häufig der ganze Ablauf im Betrieb, weil alle Besprechungen zu spät anfangen und zu spät enden. Einer trödelt, alle anderen müssen warten. Wie aber gelingt es, alle Mitarbeitenden zu mehr Pünktlichkeit zu disziplinieren? 1. Seien Sie ein Vorbild Sie sind der Leitwolf in Sachen Besprechungskultur. Wer als Führungskraft häufig erst nach Dienstbeginn eintrudelt oder bei Meetings gerne den vielbeschäftigten Chef oder die dauergestresste Chefin gibt, die zehn Minuten zu spät reingestürmt kommt, weil sie ach so wichtige andere Aufgaben hatte, der demotiviert seine Mitarbeitenden nicht nur. Er motiviert sie auch: nämlich dazu, sich ganz genauso zu verhalten. 2. Machen Sie Ihre Erwartungshaltung klar Umgekehrt mag es für Sie selbstverständlich sein, dass man pünktlich zu Verabredungen kommt. Dies gilt jedoch nicht für jeden. Machen Sie daher ganz unmissverständlich und von Beginn an klar, dass Sie Pünktlichkeit erwarten. Wer die eigenen Werte und Erwartungen ganz deutlich formuliert hat, kann viel klarer reagieren, wenn gegen diese Erwartung verstoßen wird. Dann ist allen Mitarbeitenden bewusst, dass sie mit Konsequenzen rechnen müssen, falls sie sich nicht an die Abmachung halten. 3. Machen Sie das Team zu Ihrem Verbündeten Besprechen Sie mit Ihren Mitarbeitenden, wie diese gerne zusammenarbeiten möchten. Reden Sie mit dem Team darüber, was passiert, wenn Besprechungen immer wieder zu spät anfangen oder Deadlines nicht eingehalten werden. Was bedeutet das für die Kolleginnen und Kollegen, die warten müssen? Wie fühlt es sich an, jemandem hinterherlaufen zu müssen? Die meisten Menschen werden darin übereinstimmen, dass Pünktlichkeit und Verlässlichkeit wichtig sind, um gut zusammenarbeiten zu können. Gehört der Wert Pünktlichkeit ganz offiziell zu den Spielregeln in Ihrem Team, dann werden sich Ihre Mitarbeitenden auch gegenseitig dazu anhalten, ihn umzusetzen. 4. Starten Sie pünktlich Senden Sie ein Signal, indem Sie das Meeting beginnen, auch wenn noch jemand fehlt. So machen Sie unmissverständlich klar: Unpünktlichkeit wird nicht akzeptiert. 5. Kein Update für den Zu-spät-Kommer Es ist verführerisch, den Zu-spät-Kommer erst einmal mit den Informationen zu versorgen, die er oder sie verpasst hat. Verkneifen Sie sich das. Wer zu spät kommt, muss sich Informationen, die ihm fehlen, selbst organisieren. 6. Beenden Sie Ihre Besprechung pünktlich Wenn Sie Ihr Meeting überziehen, dann sorgen Sie dafür, dass die Teilnehmenden womöglich zu anderen Verabredungen zu spät kommen. 7. Ermöglichen Sie Pünktlichkeit Sprechen Sie mit Ihrem Team darüber, was nötig ist, damit alle pünktlich sein können. Wenn zum Beispiel eine Besprechung um 10 Uhr aufhört und die nächste um 10 Uhr beginnt, wird man es kaum rechtzeitig in das neue Meeting schaffen. Hier kann es helfen, dass Besprechungen grundsätzlich um "5 vor" enden. 8. Reagieren Sie aufs Zu-spät-Kommen Viele Führungskräfte neigen dazu, den Zu-spät-Kommer einfach zu ignorieren – um die Besprechung nicht zu unterbrechen. Dadurch kommt bei ihr oder ihm womöglich an: "Mein Verhalten ist okay." Bleiben Sie bei erstmaligem Zu-spät-Kommen locker, machen Sie aber deutlich, dass Sie die Verspätung registriert haben. Im Wiederholungsfall ist dann eine freundliche, aber bestimmte Reaktion gefragt: "Wir haben uns darauf geeinigt, pünktlich anzufangen und unsere Kollegen nicht warten zu lassen. Sei beim nächsten Mal bitte pünktlich." 9. Überlegen Sie, wie Sie mit Ausreden umgehen "Ich hatte noch einen wichtigen Kunden am Telefon!" "Das Vorstellungsgespräch mit dem Bewerber hat länger gedauert!" oder Es gibt tausend (gute!) Gründe, zu spät zu kommen - und es gibt Menschen, die immer wieder neue finden. Wenn jemand regelmäßig zu spät ist, dann machen Sie ihm klar: "Es liegt in deiner Verantwortung, deinen Tag so zu planen, dass du Verabredungen einhalten kannst." 10. Bieten Sie Hilfe an Es gibt Menschen, denen es schwerfällt, ihren Tag realistisch zu organisieren. Sie sind Zeitoptimisten und denken, dass sie alles schneller schaffen als es tatsächlich möglich ist. Andere wiederum sind sehr höflich: Ihnen fällt es schwer, zum Beispiel ein Telefonat zu beenden ("Ich habe jetzt einen Termin und rufe Sie später zurück") und kommen daher zu spät. Sprechen Sie deshalb über die Ursachen fürs Zuspätkommen und überlegen Sie gemeinsam Lösungsmöglichkeiten. [mehr-zum-thema] 11. Bleiben Sie am Ball Ändert der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin das Verhalten nicht, wird es Zeit für ein Kritikgespräch: Machen Sie Ihren Ärger deutlich. „Ich erwarte, dass du pünktlich kommst.“ Wichtig: Rechnen Sie damit, dass der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin die  Unpünktlichkeit abstreitet. Sie sollten daher konkrete Situationen nennen können, in denen Sie oder andere Mitarbeitende auf den Kollegen oder die Kollegin warten mussten. Impulse-Mitglieder finden hier einen Spickzettel zum Download mit 44 Fragen, die helfen, Konfliktgespräche souveräner zu führen. 12. Ziehen Sie Konsequenzen Wer auch nach mehreren Ermahnungen immer noch nicht pünktlich sein kann, muss mit einem zweiten Kritikgespräch und ernsteren Konsequenzen rechnen. Kommt ein Mitarbeiter etwa zu Projektbesprechungen immer wieder zu spät, kann man ihn aus diesem Projekt ausschließen. Wichtig ist, dies zu erörtern: „Du nimmst diese Arbeit offensichtlich nicht wichtig genug.“ Eine solches Vorgehen zeigt natürlich nur Wirkung, wenn der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin bei dem Projekt gern dabei wäre und die Alternativaufgabe weniger attraktiv findet. 13. Der Abmahnungsweg Hilft das alles nicht, bleibt nur der Weg der Abmahnung. Wann sie gerechtfertigt ist und wie man sie richtig ausspricht, lesen Sie in diesem Artikel: Wann ist eine Abmahnung wegen Verspätung gerechtfertigt?