Pressekonferenz organisieren: So wird die Pressekonferenz ein Erfolg

Einladung zur Pressekonferenz Die Einladungen zu einer Pressekonferenz sollten Sie etwa zwei bis vier Wochen vorher per Post oder per E-Mail versenden. Dieser fügen Sie ein Antwortfax oder einen Antwort-Abschnitt mit folgenden Optionen bei: A: Ja, ich nehme an der Pressekonferenz teil B: Ich nehme nicht teil, bitte senden Sie mir die Presseinformationen C: Ich bin am Thema nicht interessiert Auf der Einladung nennen Sie die Überschrift zur Pressekonferenz und geben Ort und Termin bekannt. Beachten Sie dabei die W-Fragen: Wer (Ihre Firma) macht was (Pressekonferenz) warum (Thema) wie (Ablauf gegebenenfalls mit einer Liste der Redner) wann (Termin) und wo (Ort). Ein guter Zeitpunkt für eine PK ist 11 Uhr morgens, dienstags bis donnerstags. Fragen Sie bei der für Sie zuständigen IHK nach, ob es Pressekonferenzen anderer Unternehmen gibt. Legen Sie auch eine Anfahrtsskizze mit Hinweisen auf Parkmöglichkeiten für Ortsunkundige bei. Inhaltliche Vorbereitung der Pressekonferenz Überlegen Sie sich, wer als Redner auf der Pressekonferenz teilnehmen kann. Dies können je nach Thema Geschäfts- oder Kooperationspartner, verantwortliche Abteilungsleiter, Politiker oder wichtige Kunden sein, die beispielsweise Details erklären, Ihre Aussagen begründen oder belegen. Es ist hilfreich, Ihre Präsentation mit Powerpoint zu unterstützen, zumal Ihnen das eine gewisse Sicherheit gibt, um nicht den Faden zu verlieren. Die Präsentation beginnt mit einer zusammenfassenden Einführung, in der in wenigen Minuten die sogenannten journalistischen W-Fragen beantwortet werden: Wer hat was wann wo wie warum getan oder vor? Dann folgt der Hauptteil der Präsentation, in der Sie auf Hintergründe und Details eingehen. Um sich nicht zu verzetteln, halten Sie sich das Thema der Pressekonferenz, so wie sie auf der Einladung steht, immer vor Augen. Bereiten Sie sich auf kritische Fragen vor. Bereits mit der Präsentation sollten Sie diesen den Wind aus den Segeln nehmen. Im Zweifel können Sie auch einen freien Journalisten als Berater engagieren, der Ihnen hilft, kritische Fragen auszumachen und zu beantworten. Den Raum für die Pressekonferenz vorbereiten Nach Möglichkeit sollten Sie die Pressekonferenz in Ihren eigenen Räumen veranstalten. So bekommen die Journalisten auch einen Eindruck von Ihrer Firma. Wenn dies nicht möglich ist, weil Ihre Firma beispielsweise sehr abgelegen liegt, dann mieten Sie einen Tagungsraum in einem Hotel, das leichter zu erreichen ist. Dieser Raum sollte nicht zu groß sein. Ein Raum mit hundert Sitzplätzen und nur fünf Teilnehmern wirkt auf alle deprimierend. Legen Sie, wenn möglich, Schreibblöcke, Stifte und genügend Pressemappen aus. Wenn Sie beispielsweise eine Power-Point-Präsentation oder eine Rede schreiben, sollten Sie die Folien und die Rede ausdrucken und in die Pressemappe legen. Stellen Sie kein übertriebenes Buffet auf, frisch belegte Brötchen genügen. Auch sollten Sie Softdrinks und Kaffee an den Plätzen verteilen. Tragen Sie Namensschilder und stellen Namensschilder auf, die auch in der hintersten Reihe gelesen werden können. Die Tische, an denen Sie als Konferenzgeber sitzen, sollten zum Publikum hin blickdicht sein, sodass man Ihre Beine nicht sehen kann. Zum einen sieht es besser aus und zum anderen werden Sie feststellen, dass Sie sich so wohler fühlen. Beispielsweise könnte das Hotel lange Tischdecken über Ihre Tische legen. Achten Sie darauf, dass sich der Raum abdunkeln lässt, falls Sie etwa mit einem Beamer arbeiten wollen. Findet die Pressekonferenz in einem größeren Hotel statt, sollten Sie gut sichtbare Wegweiser aufstellen, die zum Tagungsraum führen. Achten Sie gerade im Sommer darauf, dass der Raum sich nicht aufheizt. Ablauf der Pressekonferenz Eine Person sollte die Journalisten bereits am Eingang zum Konferenzraum begrüßen. Diese trägt Namen, Ressort und Medium der Journalisten in eine Teilnehmerliste ein. Diese Daten können Sie später mit Ihrem Presseverteiler abgleichen. Zu Beginn der Pressekonferenz begrüßt der Geschäftsführer oder ein anderer Verantwortlicher die Journalisten, gibt eine zusammenfassende Erklärung ab, stellt mögliche Redner vor und erläutert den Ablauf der Pressekonferenz. Diese Einführung sollte nicht länger als fünf Minuten dauern. Die anschließende Präsentation sollte nicht länger als fünfzehn Minuten dauern. Wenn Sie Ihre Präsentation abgeschlossen haben, bitten Sie um die Fragen der Journalisten. Sind alle Fragen beantwortet, beenden Sie Ihre Pressekonferenz und bedanken sich bei den Journalisten.