In der modernen Arbeitswelt gibt es immer weniger Arbeitsplätze, die ohne Informationstechnologie auskommen. Zudem vermischen sich Beruf und Privatleben mit der immer bedeutender werdenden Mobilität des Arbeitsumfeldes immer mehr. War früher eine private Kontaktaufnahme im Büro nur über einen möglicherweise unpassenden Telefonanruf möglich, geschieht dies heute relativ unkompliziert über eine E-Mail, die oft auch übers Smartphone gelesen wird.
Studien belegen, dass die Produktivität von Arbeitnehmern ohnehin unter der allgemeinen E-Mail-Flut leidet. Das Lesen, Schreiben oder Beantworten privater E-Mails verstärkt diese Tendenz.
IT-Richtlinie für private E-Mails am Arbeitsplatz erstellen
Arbeitsmittel wie Computer, Smartphone oder E-Mail-Server gehören dem Arbeitgeber. Er stellt sie seinen Arbeitnehmern nur zur Erledigung der Arbeitsaufgaben zur Verfügung. Deshalb ist eine private Nutzung nur mit Erlaubnis des Arbeitgebers möglich.
Die meisten Arbeitgeber schrecken aber von einer solchen Erlaubnis aus gutem Grund zurück. Juristen gehen davon aus, dass ein Arbeitgeber durch die Erlaubnis zum Telekommunikations-Dienstanbieter wird und somit unter anderem zur Wahrung des Fernmeldegeheimnisses verpflichtet ist. Das kann wegen des sehr umfassenden Schutzes durch das Fernmeldegeheimnis zur Folge haben, dass sich Geschäftsführer strafbar machen, wenn nicht sichergestellt werden kann, dass private E-Mails und Verbindungsdaten nicht von einem unbefugten Dritten, zum Beispiel dem zur Urlaubsvertretung eingesetzten Kollegen, gelesen werden.
Hinzu kommen Sicherheitsaspekte wie die Angst vor dem Einschleusen von Viren und Trojanern bis hin zum Verlust von vertraulichen Informationen. In der Praxis führt dies meist dazu, dass Arbeitgeber die private E-Mail-Nutzung in einer IT-Richtlinie verbieten oder sehr stark reglementieren.
Betriebliche Regeln für den Umgang mit privaten E-Mails am Arbeitsplatz
Die schlechteste Lösung für den Arbeitgeber ist jedenfalls, gar nichts zu regeln. Wenn der Arbeitgeber die Privatnutzung bewusst über einen Zeitraum von drei bis sechs Monaten duldet, wird eine Erlaubnis aufgrund einer sogenannten betrieblichen Übung anzunehmen sein. Hierfür kann es schon ausreichen, wenn der Arbeitgeber die eigentlich verbotene Privatnutzung nicht hinreichend überwacht hat. Eine auf diese Weise entstandene Erlaubnis lässt sich nur sehr schwer wieder rückgängig machen. Das Landesarbeitsgericht Köln sieht zudem keinen Kündigungsgrund wegen einer privaten E-Mail-Nutzung, solange eine klare betriebliche Regelung fehlt.
Unabhängig davon, ob eine Erlaubnis vorliegt oder nicht, ist die dienstlich bedingte private E-Mail-Kommunikation zulässig. Hierzu gehört zum Beispiel, dass man dem Ehemann kurz Bescheid gibt, dass es etwas später wird. Oder die Mitteilung an den Kollegen, dass man nicht mit ihm nach Hause fährt.
Alexander Lorenz ist Fachanwalt für Arbeitsrecht und Partner bei der Kanzlei Baker Tilly Roelfs in Frankfurt am Main. Darf der Arbeitgeber die E-Mails der Mitarbeiter überwachen?
Wenn die private E-Mail-Nutzung verboten ist, kann der Arbeitgeber grundsätzlich sämtliche eingehende Nachrichten wie Geschäftspost behandeln und einsehen. Er kann deshalb auch immer verlangen, dass ihm dienstliche E-Mails in ausgedruckter Form vorgelegt werden. Allerdings greifen sehr enge datenschutzrechtliche Grenzen, wenn es um die Überwachung und Verarbeitung konkreter Arbeitnehmerdaten geht. Deshalb ist es dem Arbeitgeber zum Schutz von Betriebsgeheimnissen und seiner IT-Sicherheit nur erlaubt, stichprobenartige Überprüfungen vorzunehmen.
Daher ist auch bei verbotener privater E-Mail-Nutzung eine automatisierte Überwachung der E-Mails der Arbeitnehmer unzulässig. Gleiches gilt für die Einsichtnahme in eindeutig als privat gekennzeichnete E-Mails.
Bei erlaubter privater E-Mail-Nutzung ist es dem Arbeitgeber wegen des zuvor beschriebenen Schutzes durch das Fernmeldegeheimnis überhaupt nicht gestattet, E-Mails ohne Zustimmung des Arbeitnehmers zu kontrollieren. Etwas anderes gilt natürlich, wenn ein konkreter Verdacht einer Straftat besteht.
Welchen Schutz hat der Betriebsrat?
Grundsätzlich hat nicht nur der Betriebsrat als Gremium Anspruch auf einen Computer und Zugang zum Internet, sondern auch jedes Betriebsratsmitglied kann vom Arbeitgeber einen Internetzugang und eine E-Mail-Adresse verlangen. Der Betriebsrat darf die Arbeitnehmer auch im Rahmen seiner Tätigkeit per E-Mail oder über das Intranet ansprechen.
Problematisch wird es immer dann, wenn die E-Mail an alle Arbeitnehmer versandt werden soll. Es ist mittlerweile anerkannt, dass sich eine im Betrieb vertretende Gewerkschaft zu Werbe- und Informationszwecken über die Firmen-E-Mail-Adresse an die Arbeitnehmer wenden kann.
Dies gilt auch, wenn der Arbeitgeber die private E-Mail-Nutzung verboten hat. Zwar genießen Gewerkschaften über die Grundrechte über einen anderen und vor allem höheren Schutz als Betriebsräte; im Hinblick auf die mittlerweile allgemein übliche betriebliche Kommunikationspraxis über E-Mail wird man dem Betriebsrat aber auch das Recht einräumen müssen, im Rahmen seiner Kompetenzen E-Mails an alle versenden zu dürfen. Die Grenze solcher Aktionen ist erst erreicht, wenn der Betriebsablauf gestört wird oder messbare wirtschaftliche Nachteile für den Arbeitgeber eintreten.
