Bewerbungsabsage Die 5 größten Fehler im Absageschreiben

Viele Unternehmen geben sich nur wenig Mühe, wenn es darum geht, Bewerbern abzusagen. Das kann dem Ruf der Firma schaden. Die größten Fehler beim Absageschreiben.

Niemand überbringt gerne schlechte Nachrichten. Bei der Bewerbersuche geht es allerdings nicht ohne. Doch während sich Unternehmen meist intensiv um neue Mitarbeiter kümmern, schenken sie den abgelehnten Kandidaten nur wenig Aufmerksamkeit.

Damit vergeben sie die Chance, bei dem Bewerber in guter Erinnerung zu bleiben. Haben Bewerber das Bewerbungsverfahren trotz Absage positiv erlebt, ist es wahrscheinlicher, dass sie sich zu einem späteren Zeitpunkt erneut bewerben. Unprofessionelle Absageschreiben hingegen können dem Ruf eines Unternehmens schaden und ein Risiko für die Arbeitgebermarke werden. Besonders in sozialen Netzwerken und Online-Portalen verbreitet sich Kritik schnell. Die folgenden fünf Fehler bei der Bewerbungsabsage verärgern Kandidaten besonders.

1. Gar nicht oder zu langsam melden

Eigentlich so einfach – und trotzdem fällt die richtige Kommunikation vielen Unternehmen schwer. Häufig kommt es vor, dass Bewerber im Bewerbungsprozess kaum Informationen über den aktuellen Stand bekommen. Oder auch gar nichts mehr vom Unternehmen hören, bei dem sie sich beworben haben – ohne Begründung, warum sie für die Stelle nicht in Betracht gezogen werden.

Schicken Sie eine Eingangsbestätigung, wenn Sie eine Bewerbung bekommen. Verzögert sich der Bewerbungsprozess, schreiben Sie schnell eine Nachricht an die Kandidaten. Und ist die Entscheidung gefallen, melden Sie sich möglichst zeitnah.

2. Die Absage abmildern

Vermeiden Sie folgende Formulierung: „Bitte betrachten Sie diese Entscheidung nicht als Wertung Ihrer fachlichen Qualifikation.“ Auch wenn diese Formulierung oft benutzt wird, um die Aussage abzumildern, wird sich der Bewerber fragen, woran es sonst lag: am Geschlecht? Der Hautfarbe? Dem Alter? Bei der Personalauswahl ist die fachliche Qualifikation das einzige unverfängliche Kriterium.

Sagen Sie dem Bewerber also deutlich, dass die fachliche Qualifikation für die Stelle nicht passend war. Denn laut Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz ist das der einzig sichere Weg abzusagen: aufgrund der Diskrepanz zwischen Anforderungsprofil und fachlicher Eignung.

3. Gedankenlose Phrasen dreschen

In Absageschreiben wimmelt es häufig vor Floskeln. Die Formulierung „Wir senden Ihnen Ihre Bewerbungsunterlagen zu unserer Entlastung zurück“ findet sich beispielsweise häufig in Bewerberabsagen. Ursprünglich wurde dieser Satz verwendet, um sich von dem Vorwurf zu entlasten, die Bewerbung unberechtigterweise behalten zu haben. Das weiß aber heute aber kaum noch jemand. Diese Phrase kann daher als taktlos und deprimierend empfunden werden.

4. Negative Formulierungen verwenden

Auch wenn Sie eine negative Nachricht überbringen, sollte der Tenor des Textes positiv sein. Vermeiden Sie verneinende Satzkonstruktionen und negative Signalwörter wie:

  • „leider“
  • „unglücklicherweise“
  • oder „bedauerlicherweise“

Negative Formulierungen können Unmut über negative Mitteilungen weiter verstärken.

Sie können im Absageschreiben auch eine kleine Aufmunterung einbauen. Joviale Späße und Humor sind allerdings tabu.

5. Standardschreiben verschicken

Der Bewerber hat sich viel Mühe mit seiner Bewerbung gegeben und kein standardisiertes Anschreiben an Sie geschickt – das kann er auch vom Unternehmen erwarten. Ein personalisiertes Absageschreiben per Mail zeigt Ihre Wertschätzung den Bewerbern gegenüber.

Und auch wenn es schwerfällt: Ein persönlicher Anruf ist immer am besten.

Abschlusstipp: Der Bewerber war toll, passte aber nicht auf die gerade ausgeschriebene Stelle? Bewerber wollen wissen, ob Sie sich ein zweites Mal bewerben sollen. Geben Sie einen Hinweis, ob eine spätere Bewerbung erwünscht ist.

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