Abwesenheits-E-Mail 4 kreative Ideen für Ihre Abwesenheitsnotiz

Ab in den Urlaub - aber Mist: Vorher muss ja noch die Abwesenheitsnachricht getippt werden. Wer sich dabei ein bisschen Mühe gibt, kann bei Kunden, Geschäftspartnern und auch bei den Kollegen Eindruck machen.

Ab in den Urlaub - aber Mist: Vorher muss ja noch die Abwesenheitsnachricht getippt werden. Wer sich dabei ein bisschen Mühe gibt, kann bei Kunden, Geschäftspartnern und auch bei den Kollegen Eindruck machen. © go2 / photocase.com

"Ich bin nicht im Büro, bitte wenden Sie sich an ..." - gääähn. Unsere Abwesenheits-E-Mails gehen oft an hunderte Menschen. So nutzen Sie diese Kontaktmöglichkeit zu Kunden oder Zulieferern sinnvoll.

Noch schnell die letzten Punkte auf der To-do-Liste erledigen und dann: ab in die Weihnachtsferien. Doch halt! Erst muss noch die automatische Abwesenheits-E-Mail eingerichtet werden, die an Kollegen, Kunden, Zulieferer oder Geschäftspartner rausgeht, während man im Urlaub weilt.

Wenn diese E-Mail so viele Menschen erreicht, stellt sich die Frage: Warum nutzt man sie nicht sinnvoll? Zum Beispiel, um in Erinnerung zu bleiben. Um etwas über sein Team zu erzählen. Oder gar, um ein bisschen Werbung zu machen.

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Klar: Wer schreibt: „Ich habe Urlaub bis zum 1.1., Sie erreichen meinen Kollegen unter kollege@firma.de“ – der hat alles gesagt, was der andere wissen muss. Aber eben auch nicht mehr.

Wer in Erinnerung bleiben will, sollte einen anderen Weg gehen. Hier vier Beispiele zur Inspiration (die Sie natürlich je nach Umgangston in Ihrer Branche anpassen sollten).

1. Bleiben Sie klassisch, aber werden Sie persönlich!

„Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Das letzte Jahr hat uns ordentlich gefordert:

  • Wir haben gezimmert und gestrichen und – nach schweißtreibendem Einsatz – ein neues Café in Ottensen eröffnet.
  • Wir haben unsere tolle Auszubildende Jana erfolgreich durch die Prüfungen begleitet.
  • Wir haben neue Torten erfunden und die (wie wir finden) besten Franzbrötchen Hamburgs gebacken.
  • Wir haben neue Fans gefunden und unsere Stammgäste glücklich gemacht.

Zum Jahreswechsel gönnen wir uns eine kurze Auszeit.

Am 5. Januar sind wir wieder für Sie da – wie immer voller Elan und guter kulinarischer Ideen. Gerne beantworten wir dann Ihre E-Mail. Einen guten Start ins neue Jahr wünscht Ihnen

das Team von Café Henkelmann“ 

2. Nutzen Sie Bilder!

Haben Sie einen schönen Arbeitsplatz? Dann fotografieren Sie ihn. Dort, wo Sie normalerweise stehen oder sitzen, bringen Sie ein Blatt Papier mit einer Nachricht an. Zum Beispiel: „Bin im Skiurlaub“. Unter dem Foto erklären Sie kurz, an wen der Schreibende sich wenden kann und wann Sie vom Skifahren zurückkehren. So beweisen Sie Humor und geben einen Einblick in Ihr Unternehmen.

Eine Alternative: Sie machen ein Bild von Ihrem Team und schreiben darunter: „Ich bin zwar im Urlaub und bis zum 5. Januar nicht zu erreichen. Aber: Mein wunderbares Team ist gern für Sie da. Von links nach rechts: Mark Schmidt (Vertrieb, Durchwahl -200), Marion Hans (Backoffice, Durchwahl -300), Barbara Müller (Kundenservice).“

3. Machen Sie Ihr Team zum Star!

„Falls sich das Gerücht schon zu Ihnen rumgesprochen hat: Es stimmt. Ich bin beim Skifahren, wedele durch den Tiefschnee und lasse es mir bis zum 5. Januar gut gehen.

Ist Ihr Anliegen dringend? Dann leiten Sie Ihre E-Mail an den passenden Rockstar in meinem Team weiter (und setzen mich cc). Die Kollegen können Ihnen sicher helfen.

  • Jana Müller – Disposition (… und alle Fragen rund um schnelle Motorräder)
  • Karsten Schmidt – Marketing und PR (… und begnadeter DJ)
  • Fabienne Schulz – Sekretariat (… und Erste-Hilfe-Fachkraft bei Papierstau im Drucker)
  • Per Meyer – Vertrieb (… und wandelndes Fußballlexikon)

Wenn Ihr Anliegen warten kann, dann melde ich mich ab dem 6. Januar bei Ihnen.“

4. Machen Sie (ein bisschen) Werbung für sich!

„Ich bin bis zum 15. Januar nicht im Büro, sondern auf der „Nordstil“ in den Hamburger Messehallen, um endlich unsere neuen und maximal schicken Handtaschen der Öffentlichkeit zu zeigen. Sie wollen auch welche bestellen? Dann wenden Sie sich an meinen Kollegen Michael (michael@tolletaschen.de). Sie sind Zulieferer? Dann kümmert sich Katja, meine wunderbare und top organisierte Assistentin, um Ihre Anfrage. Und falls Sie gerade in Hamburg sind? Dann stoppen Sie auf jeden Fall an den Messehallen: An Stand 23 in Halle A3 warte ich mit tollen Taschen und einem Kaffee auf Sie.“

Oder:

„Ich bin bis zum 15. Januar unterwegs, um mich auf einer Fortbildung in die Tiefen der neuen Datenschutzverordnung vorzukämpfen. Für viele kaum zu glauben: Mir macht das richtig viel Spaß. Und am Ende bekomme ich ein Plakette: als TÜV-zertifizierter Datenschutzbeauftragter. Damit ich Sie in Zukunft noch versierter beraten kann.

Bis zu meiner Rückkehr sind meine wunderbaren Kanzleikollegen für Sie da: Rechtsanwältin Claudia Müller (Online- und IT-Recht;  mueller@kanzlei.de) und Peter Schmidt (Datenschutzrecht und Wettbewerbsrecht; schmidt@kanzlei.de).“

 

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