Assistenten einstellen: 9 Anzeichen dafür, dass Sie einen Assistenten brauchen

Rechnungen schreiben, Anrufe entgegennehmen, Hunderte Mails durchgehen: So manche Aufgabe können Unternehmer getrost an einen Assistenten abgeben. Den sollten sie idealerweise gleich zu Beginn einstellen, wenn sie die Firma gründen, sagt Unternehmercoach Stefan Merath. Weil aber anfangs oft das nötige Geld fehlt, reicht zunächst eine 450-Euro-Kraft oder ein virtueller Assistent, der nicht vor Ort arbeitet. Merath: „Für Unternehmer gilt der Grundsatz: Zeit ist wichtiger als Geld. Ich kann meine Zeit als Unternehmer sinnvoller einsetzen als damit, irgendwelche Rechnungen zu schreiben oder Mahnungstelefonate zu führen.“ Unternehmer, die noch keinen Assistenten haben, sollten das ändern – sobald sie eines der folgenden neun Anzeichen bemerken: Anzeichen 1: Sie arbeiten mindestens 50 Stunden pro Woche Natürlich arbeiten viele Unternehmer mehr als Angestellte mit einer 40-Stunden-Woche. Doch laut Merath gibt es eine Grenze, bei der die Alarmglocken schrillen sollten: 50 Stunden Arbeitszeit pro Woche. Wer diese Grenze überschreitet, sollte sich einen Assistenten suchen und einfachere Aufgaben abgeben. Die Schwierigkeit: Wer bereits 50 Stunden oder mehr arbeitet, hat kaum Zeit, einen Assistenten zu suchen und einzuarbeiten. Trotzdem lohnt es sich langfristig, diese Aufgabe anzugehen – sonst geht es einem irgendwann wie Stefan Merath in seiner ersten Firma: „Ich dachte, ich brauche keine Hilfe, weil ich es selbst am besten kann. Anfangs funktionierte das auch. Irgendwann dann nicht mehr: Ich arbeitete 90 bis 110 Stunden die Woche.“ Anzeichen 2: Sie haben keine Zeit mehr für wirklich wichtige Aufgaben Wer auch kleine Aufgaben selbst erledigen möchte, den frisst das Tagesgeschäft irgendwann auf: Er hat keine Zeit mehr, eine Strategie für die Firma zu entwickeln, kann keine neuen Mitarbeiter suchen und daran arbeiten, die Firma voranzubringen. Die Konsequenz: „Die Anzahl der Störungen durch Mitarbeiter und Kunden, die etwas vom Chef wollen, nimmt zu“, sagt Merath. „Wenn man dagegen nichts unternimmt, nimmt auch die Zahl der Konflikte zu. Und irgendwann ist man nur noch mit Konfliktmanagement beschäftigt.“ Anzeichen 3: Ihre To-do-Liste wächst und wächst Briefe, Rechnungen und Aufgaben stapeln sich auf dem Schreibtisch – und Unternehmer notieren mehr neue To-dos auf ihrer Liste, als sie abhaken können. „Wenn am Ende des Tages immer noch etwas offen ist, sorgt das für Frust“, sagt der Unternehmercoach. Sein Tipp: „Legen Sie eine zweite Liste daneben. Ihre Not-to-Liste.“ Darauf sollten Sie Aufgaben notieren, die Sie niemals selbst machen wollen – die aber ein Assistent erledigen könnte und womöglich auch gern und besser macht. Anzeichen 4: Sie kommen nie in den Flow, weil ständig das Telefon klingelt Ein Kunde ruft mit einem neuen Auftrag an? Ein Geschäftspartner will über die neu Strategie diskutieren? Schön – wenn diese Anrufe Unternehmer nicht ständig aus der Arbeit reißen würden. „Das sind nicht nur zehn Minuten, die fürs Telefonat draufgehen“, sagt Merath. „Danach braucht man nochmal 15 Minuten, um wieder ins Thema einzusteigen, das stört extrem.“ Wer einen Assistenten beschäftigt – ob virtuell oder vor Ort – kann denjenigen die Anrufe sammeln lassen und die Liste dann gebündelt abtelefonieren. Wer sich beispielsweise täglich eine Stunde für solche Telefonate blockt, spart laut Merath viel Zeit, weil er ansonsten ungestört arbeiten kann. Anzeichen 5: Sie können die E-Mail-Flut nicht bewältigen Viele Unternehmer dürften das kennen: Täglich trudeln Hunderte neue E-Mails ins Postfach, das meiste davon Werbung. Bei so vielen Nachrichten kann es schnell passieren, dass man wirklich wichtige E-Mails übersieht und so Kunden, Mitarbeiter oder Geschäftspartner verärgert. Ein Assistent, der Zugang zum Postfach seines Chefs hat, kann die Mails sortieren und offensichtlich unwichtige Nachrichten gleich löschen – sodass Unternehmer nicht den Überblick verlieren. Anzeichen 6: Ihr Terminkalender platzt aus allen Nähten Der Tag müsste eigentlich 30 Stunden haben, damit alle Termine reinpassen? Höchste Zeit, die Terminplanung jemand anderem zu überlassen. Denn Unternehmer, die von Meeting zu Meeting hetzen, kommen gar nicht mehr dazu, in Ruhe nachzudenken. Und kommen womöglich zu spät zu Terminen oder vergessen sie sogar, weil sie den Überblick verlieren. Anzeichen 7: Sie haben zunehmend Probleme mit der Familie oder dem Partner Lange Arbeitstage und mit dem Kopf ständig bei der Arbeit – das sorgt nicht nur in der Firma für Frust. „Wenn jemand zum Beispiel 70 Stunden die Woche arbeitet, hat das auch Auswirkungen auf die Partnerschaft“, sagt Stefan Merath. „Das machen nicht alle Partner klaglos mit.“ Höchste Zeit also, einige Aufgaben abzugeben, um nach Feierabend nicht nur physisch bei der Familie zu sein, sondern auch gedanklich. Anzeichen 8: Sie schlafen schlecht Wo bekomme ich in drei Tagen die 5000 Euro für die offene Rechnung her? Wie soll ich den Konflikt mit dem Mitarbeiter ansprechen? Wenn sich auch nachts das Gedankenkarussell weiterdreht, kommen zu langen Arbeitstagen auch noch kurze Nächte hinzu. Ein Assistent kann natürlich nicht dafür sorgen, dass Unternehmer jeden Abend sorgenfrei nach Hause gehen und durchschlafen. Er kann ihm aber Freiraum verschaffen - damit der Unternehmer sich rechtzeitig um Themen kümmern kann, die ihm Sorgen bereiten. Anzeichen 9: Sie haben einen zunehmend ungesunden Lebensstil Bei einem vollen Terminkalender, drängelnden Kunden und Mitarbeitern bleibt kaum Zeit, sich mittags einen Salat zuzubereiten – dann eben doch eine Pizza bestellen oder Tiefkühllasagne auftauen. „Wie auch zu wenig Schlaf hat das schlechte Auswirkungen auf die Gesundheit“, sagt Merath. Die einzige Lösung: Sich einen Assistenten suchen und sich so mehr Zeit fürs Wesentliche, aber auch für Pausen und Freizeit verschaffen.