Aufgabenverwaltung Wichtig? Unwichtig? So entscheiden Sie sicher
Verzetteln? Nix da! Wer seine Aufgabenverwaltung verbessert, kann sich aufs wirklich Wichtige fokussieren.

© tolgart / iStock/Getty Images Plus / Getty Images

Unternehmer halten sich oft mit unwichtigen Dingen auf. Diese vier Tricks bringen Ordnung ins Aufgaben-Chaos – und helfen dabei zu entscheiden, was wirklich wichtig ist.

Stapeln sich bei Ihnen die Aufgaben? Und um nicht mit dem falschen To-do anzufangen, checken Sie lieber noch mal fix die Mails oder holen sich den dritten Kaffee? Dieses Problem kennen auch viele Wissenschaftler und prominente Unternehmer wie Bill Gates.

Die spannendsten Erkenntnisse und Tipps aus Forschung und Unternehmeralltag zu diesem Thema hat Greg McKeown in seinem Buch „Essentialismus“ zusammengetragen. Daraus vier Top-Tricks, mit denen Sie sich seltener verzetteln.

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1. Zeit nehmen, um zu priorisieren

Vorbereitung ist alles, auch beim Priorisieren. Denn: Wer Wichtiges von Unwichtigem unterscheiden möchte, sollte zunächst anstehende Aufgaben nach Dringlichkeit sortieren. Statt einfach neue Aufgaben der bestehenden To-do-Liste anzufügen.

Planen Sie deshalb mindestens eine Stunde pro Woche fest dafür ein, die Aufgaben der nächsten Tage in „wichtig“ und „unwichtig“ zu unterteilen – möglichst mit einer Viertelstunde Puffer davor und danach.

Wichtig: Merken Sie im Anschluss, dass eine Stunde nicht genügt, um alle Pflichten zu priorisieren, zeigt das, dass die Aufgaben generell falsch verteilt sind. Und Sie sich einen kompletten Tag freiräumen sollten, um etwa wiederkehrende To-dos zu delegieren.

Mehr dazu hier: Delegieren: 10 Tipps, wie Sie Aufgaben erfolgreich abgeben

Beispiel: Microsoft-Chef Bill Gates nimmt sich zweimal pro Jahr gleich eine ganze „Denkwoche“, um sich fernab vom Alltag mit Zielen, Visionen und Aufgaben zu beschäftigen – und zu lesen.

2. Öfter spielen

Es klingt paradox, aber: Wer sich regelmäßig zerstreut und Dinge einfach nur deshalb tut, weil sie Spaß machen, arbeitet konzentrierter – und kann so leichter Wichtiges von Unwichtigem unterscheiden.

Egal ob Musikhören, Fußballspielen oder Modellflugzeuge basteln: Spielen senkt nicht nur unser Stresslevel. Es hilft zudem, sich schneller und besser zu organisieren. Forscher fanden heraus: Spielen wirkt positiv auf die so genannten ausführenden Funktionen des Gehirns – jene Bereiche also, die es uns ermöglichen zu planen, zu analysieren, Prioritäten zu setzen, Konsequenzen vorauszuahnen und schließlich Aufgaben zu delegieren.

Begeisterte Spieler dürfen zudem nicht nur auf kürzere Aufgabenlisten hoffen, sondern zugleich auf den einen oder anderen Geistesblitz. Denn ähnlich wie unsere Fähigkeit zu priorisieren steigert Spielen auch die Kreativität.

Beispiel: Isaac Newton soll gespielt haben, als er die Gravitation als Grundkraft der Physik erkannte.

3. Mehr schlafen

Unkonzentriert und fahrig – wer einmal versucht hat, nach einer durchwachten Nacht Aufgaben zu priorisieren, weiß, wie schwer das fällt. Wir brauchen ausreichend Schlaf, um unsere geistigen und körperlichen Ressourcen nutzen zu können und so den Arbeitsalltag strukturiert anzugehen. Mindestens sieben Stunden sollten es Experten zufolge sein.

Mehr zum Thema Schlaf hier: Schlafmythen: Was Sie wirklich besser schlafen lässt

Beispiel: Bill Clinton sagte einmal, dass ihm große Fehler immer dann unterlaufen seien, wenn er unter Schlafmangel gelitten hatte. Auch Google hat die Bedeutung von ausreichend Schlaf erkannt: Das Unternehmen stellt seinen Mitarbeitern raumschiffähnliche, zwei Quadratmeter große Schlafkapseln zur Verfügung – für Power-Naps, die ihren Namen verdienen.

Mehr zum Thema hier: Power-Nap: Das sollten Sie beachten

4. Die 90-Punkte-Regel anwenden

Sie sind ausgeschlafen, haben gespielt und sich im Kalender eine Stunde reserviert, um Aufgaben zu priorisieren? Dann sind Sie gerüstet, konkret zwischen „wichtig“ und „unwichtig“ zu unterscheiden.

Das klappt mit der 90-Punkte-Regel: Prüfen Sie für jede Aufgabe, wie wichtig Ihnen diese auf einer Skala von 0 bis 100 ist. Alle Aufgaben, die weniger als 90 Punkte bekommen, können Sie von Ihrer To-do-Liste streichen. Getreu dem Motto: „Was kein klares Ja ist, ist ein klares Nein.“

Die Regel macht Prioritäten deutlich und entschlackt Ihre Aufgabenliste. Denn Sie müssen sich keine Gedanken mehr darüber machen, was mit jenen Pflichten passiert, denen Sie 50 oder 70 Punkte gegeben haben. Diese „mittelwichtigen“ Aufgaben können Sie getrost abgeben.

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