Ein Horror bei Meetings und Vorträgen: Die Zuhörer tippen auf ihren Handys herum, alle blicken gelangweilt drein, einer nickt ein. Wer bei seiner nächsten Präsentation so etwas nicht erleben möchte, muss von vorneherein die Aufmerksamkeit auf sich ziehen.
Wie das geht, erklärt die Kommunikationstrainerin Stacey Hanke auf der US-amerikanischen Website Entrepreneur.com. Sie warnt vor allem vor diesen drei Fehlern.
1. Fehler: Sich ausführlich vorstellen
„Hallo, ich bin Herr Meier, Geschäftsführer vom Architekturbüro Meier, und wir haben uns heute hier versammelt, weil …“. Gähn!
Nicht nur in Meetings im eigenen Unternehmen ist es fehl am Platz, dass Sie sich ausführlich vorstellen. Auch bei Vorträgen oder Präsentationen außerhalb der Firma sollten Sie darauf verzichten, lang und breit über sich selbst und Ihr Unternehmen zu referieren, bevor Sie sich dem eigentlichen Thema widmen. Ihr Publikum weiß in der Regel, warum es Ihnen zuhört und welchen Vortrag es besucht.
Vor Ihren Mitarbeitern können Sie sich unnötiges Geplänkel zum Thema ersparen, indem Sie ihnen das Thema und Stichpunkte zur Agenda im Voraus schicken. So sparen Sie anfangs wertvolle Minuten.
Wie aber stattdessen anfangen? Um die Zuhörer neugierig zu machen, können Sie mit einer Geschichte oder einem Versprechen beginnen.
Aufmerksamkeits-Garantie Nr.1: Erzählen Sie eine Geschichte
Erzählen Sie anfangs eine kurze, persönliche Geschichte, die inhaltlich mit dem Meeting zu tun hat. Länger als eine Minute sollte das nicht dauern.
Ein Beispiel: Ein Unternehmer trommelt seine Mitarbeiter zusammen, um mit ihnen die Quartalszahlen zu besprechen. Er könnte damit beginnen, von vergangenen schweren Zeiten der Firma zu berichten – wenn das Unternehmen mittlerweile wirtschaftlich besser aufgestellt ist: „Erinnern Sie sich noch letzten Sommer, wie knapp das Geld war? Wir mussten den Betriebsausflug streichen und uns mit klapprigen Bürostühlen herumplagen. Diese Zeiten sind nun vorbei …“
Sehen Sie den Effekt? Der Unternehmer spricht hier etwas an, das jeder in der Firma nachvollziehen kann, und leitet so auf die aktuellen Zahlen über.
Aufmerksamkeits-Garantie Nr.2: Geben Sie ein Nutzenversprechen
Erzählen Sie Ihren Mitarbeitern oder anderen Zuhörern, was sie im Meeting oder durch den Vortrag lernen werden – oder wie sich ihre Arbeit oder die Firma durch Beschlüsse im Meeting verändern könnten. Zum Beispiel: „Nach meiner Präsentation werden Sie sich nie wieder über Chaos bei der Projektplanung ärgern müssen.“ Das motiviert Ihre Zuschauer, bis zum Ende zuzuhören. Natürlich müssen Sie Ihr Versprechen dann auch halten.
2. Fehler: Zuhörer überfordern
Folien zu nutzen kann hilfreich sein, um dem Publikum die wichtigsten Informationen zu veranschaulichen – doch auch das will gelernt sein. Denn wer Folien mit Text oder mit blinkenden Animationen überfrachtet, überfordert seine Zuhörer.
Es gilt als wissenschaftlich bewiesen, dass unser Gehirn nicht gleichzeitig lesen und zuhören kann. Wer also beim Übergang zweier Folien weiterspricht, setzt die Aufmerksamkeit seines Publikums aufs Spiel: Statt zuzuhören, liest es die Folie.
Aufmerksamkeits-Garantie Nr. 3: Folien nicht überfrachten
Versuchen Sie, nie mehr als drei Stichpunkte oder ein Bild auf einer Folie unterzubringen. Wenn Sie zur nächsten Folie weiterklicken, sollten Sie kurz innehalten und Ihrem Publikum die Gelegenheit geben, die neue Folie zu lesen.
Eine Möglichkeit, die Aufmerksamkeit nach kurzer Zeit wieder auf sich zu ziehen: Schalten Sie den Bildschirm schwarz, bevor Sie weitersprechen. Dann lässt sich niemand von Folien ablenken.
Aufmerksamkeits-Garantie Nr. 4: Publikum mit einbinden
Man kennt es aus der Schule oder von Vorlesungen an der Uni: Wenn der Lehrer stundenlang einen Monolog hält, hört bei jedem irgendwann die Konzentration auf. Das können Sie vermeiden, indem Sie Ihr Publikum (oder Ihre Mitarbeiter) einbinden. Fordern Sie zu Beginn auf, zwischendurch Fragen zu stellen.
Noch besser: Stellen Sie selbst Fragen. Fragen Sie zum Beispiel Mitarbeiter, was Sie sich vom Meeting erhoffen. Oder fremde Zuhörer, welche Erwartungen Sie an den Vortrag haben, aus welcher Branche sie kommen, was sie zu Ihnen führt. Das lockert zu Beginn die Stimmung auf.
3. Fehler: Abrupt enden – oder nicht zum Schluss kommen
Wer keinen richtigen Abschluss findet, verwirrt das Publikum. Er wird seinen Zuhörern so zwar bestimmt in Erinnerung bleiben; aber als der, der unausgereifte Präsentationen hält. Jedoch ist auch eine Punkt-für-Punkt-Zusammenfassung des Gesagten keine Lösung – damit quälen Sie Ihre Zuhörer nur.
Aufmerksamkeits-Garantie Nr. 5: Fassen Sie nur den Kern zusammen
Bei komplexen Themen und langen Vorträgen kann es sinnvoll sein, wesentliche Punkte am Schluss noch einmal in Erinnerung zu rufen. Fassen Sie die Essenz kurz zusammen, konzentrieren Sie sich auf den Kern. Halten Sie bei Meetings offene Fragen fest und verteilen Sie gegebenenfalls Aufgaben.
Aufmerksamkeits-Garantie Nr. 6: Halten Sie Ihr Versprechen
Wenn Sie Ihre Präsentation mit einem Nutzenversprechen begonnen haben (Aufmerksamkeits-Garantie Nr. 2), sollten Sie es am Ende auch einlösen. Zum Beispiel: Haben Sie eingangs versprochen, dass sich nach Ihrer Präsentation niemand mehr über Chaos bei der Planung ärgern muss, können Sie am Ende genau erklären, wer welche Aufgabe beim nächsten Projekt übernehmen soll.
