E-Mail-Unsitten Diese 6 E-Mail-Gewohnheiten sind echte Zeitfresser
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Postfach checken, E-Mails schreiben – und beantworten: Digitale Nachrichten beschäftigen uns im Alltag ständig. Wer sechs typische E-Mail-Unsitten ablegt, kann viel Zeit sparen. So klappt’s.

Dem Online-Statistik-Portal Statista zufolge werden pro Jahr in Deutschland 850 Milliarden E-Mails versendet – das macht mehrere Dutzend für jeden Einzelnen pro Tag. Das Problem: Über die Jahre haben sich die meisten von uns E-Mail-Unsitten angewöhnt, die unnötig Zeit rauben, die wir uns aber nie bewusst machen.

Einige dieser Zeitfresser beschreibt der US-amerikanische Business-Coach Larry Alton im Magazin Inc.com. Die sechs meistverbreiteten Unsitten – und wie Sie gegensteuern.

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E-Mail-Unsitte 1: Der Benachrichtigungs-Ton

Sobald ein Signalton eine neue Nachricht im Postfach ankündigt, drängt es die meisten, diese auf der Stelle zu lesen – obwohl sie eigentlich gerade eine Präsentation erstellen oder ein Angebot schreiben wollten. Das Problem: Einmal abgelenkt, brauchen wir mehrere Minuten, um zurück zum konzentrierten Arbeiten zu finden.

Tipp: Schalten Sie für den Anfang den Hinweis-Ton immer dann aus, wenn Sie fokussiert an etwas arbeiten müssen. Die Kür: Verzichten Sie komplett auf die Benachrichtigungs-Funktion – und setzen Sie sich feste Zeiten, in denen Sie Ihre E-Mails checken..

E-Mail-Unsitte 2: Getriebenes E-Mail-Checken

Der PC oder Laptop ist im Dauerbetrieb, das Smartphone stets zur Hand: Das verleitet viele dazu, die Arbeit ohne Not zu unterbrechen – und das Postfach auf Neueingänge zu prüfen. Das raubt nicht nur Zeit, sondern verursacht auch Stress und lässt uns schlechter schlafen, wie etwa die Psychologin und IT-Professorin Gloria Mark in einem Vortrag erklärt.

Tipp: Legen Sie das Smartphone außer Reichweite, wenn Sie im Büro sind – und schalten Sie Ihr E-Mail-Programm immer wieder bewusst aus. Auch nach Feierabend sollten Sie smartphone-freie Zeiten einrichten und spätestens eine Stunde vorm Zubettgehen alle Geräte mit Bildschirm ausschalten.

Mehr dazu, wie Sie digitalen Stress reduzieren können: Digital Detox – 7 Tipps für eine digitale Entgiftungskur

E-Mail-Unsitte 3: Ausufernd lange Nachrichten

Lange E-Mails sind in mehrfacher Hinsicht Zeitfresser. Es dauert, sie zu schreiben. Es ist mühsamer, beim Lesen ihren Sinn zu erfassen und Handlungsanweisungen abzuleiten. Und: Sie verführen uns dazu, selbst länger zu antworten.

Tipp: Versuchen Sie in Nachrichten so schnell wie möglich auf den Punkt zu kommen. Sind mehrere Punkte abzuarbeiten, strukturieren Sie die E-Mail mithilfe von – wieder möglichst kurzen und präzisen – Absätzen und Aufzählungen.

E-Mail-Unsitte 4: Übermäßig kurze Nachrichten

Umgekehrt kosten auch zu knapp formulierte E-Mails Zeit: Sie reizen oft zu Nachfragen, weil sie missverständlich sind oder wichtige Punkte offenbleiben. Häufig sind sehr kurze Nachrichten auch schlicht überflüssig – etwa, wenn sie nur ein „Ok. Alles klar.“ enthalten.

Tipp: Lesen Sie jede Nachricht vor dem Versenden aus der Perspektive des Adressaten – und prüfen sie, ob die E-Mail alle wichtigen Aspekte klärt. Und: Überlegen Sie jedes Mal, wenn Sie auf „Antworten“ klicken wollen, ob wirklich eine Reaktion nötig ist.

E-Mail-Unsitte 5: Schlechtes Nachrichten-Management

Wo lag nochmal die Kundenantwort auf das vorletzte Woche verschickte Angebot? Und wo kommen die 138 unbeantworteten Mails im Posteingang schon wieder her? Wer kein strukturiertes E-Mail-Management betreibt, verliert schnell extrem viel Zeit mit dem Suchen und nachträglichen Abarbeiten bestimmter Nachrichten.

Tipp: Legen Sie nach der Inbox-Zero-Methode Unterordner an, in denen Sie einkommende Mails nach Dringlichkeit und Inhalt sortieren. So könnte ein Ordner mit dem Titel „Antworten“ beispielsweise stehen für „in den nächsten fünf Minuten beantworten“. Ein Ordner „Delegieren“ alle Mails mit Aufgaben enthalten, die andere erledigen sollten. Und ein Ordner „Behalten“ wiederum alle Nachrichten mit Materialien, auf die Sie raschen Zugriff haben wollen.

Mehr zu der Methode: Inbox Zero – null E-Mails im Posteingang

E-Mail-Unsitte 6: Unpassende E-Mail-Nutzung

E-Mails bilden den gängigsten digitalen Kommunikationskanal, sind aber nicht immer die beste Wahl. Wenn Sie beispielsweise ein komplexes Problem haben, das Sie mit mehreren Beteiligten angehen wollen, würde eine E-Mail-Kommunikation sehr wahrscheinlich Dutzende Nachrichten in endlosen Threads provozieren, die am Ende alle verwirren – und nur wenig klären.

Tipp: Ehe Sie eine Mail verfassen, überlegen Sie, ob dies der beste Kanal ist für das, was Sie erreichen möchten. Eine Mail eignet sich immer dann, wenn es gilt, vielen Menschen eine kurze Mitteilung zu machen. Oder einem Mitarbeiter einen – klaren – Auftrag zu erteilen.

Ist absehbar, dass eine Nachricht einen Rattenschwanz an Antwort-Mails auslösen wird, eignet sich eine Telefonkonferenz oder persönliches Meeting besser – oder zumindest ein Chat-Kanal.

Wie Sie E-Mails so formulieren, dass Sie immer einen guten Eindruck machen: E-Mail-Knigge – 9 Fettnäpfchen, die Sie in E-Mails meiden sollten

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