Fokussiert arbeiten: 9 smarte Wege zu mehr Produktivität und weniger Stress

Oft fragen mich Freunde und Bekannte, wie ich eigentlich alles unter einen Hut bringe. Ich bin Unternehmerin, Autorin, Trendforscherin und habe eine Professur für Business Administration. Ich bin sozial in verschiedenen Organisationen engagiert, halte Vorträge auf Konferenzen, bin Ehefrau und Mutter. Ich liebe regelmäßigen Sport in der Natur, Yoga, Meditation, aber auch Kochen, Essen gehen, Kultur, Treffen mit Freunden. Und dann brauche auch ich Schlaf. Ab und an mache ich Urlaub. Einige meinen, ich müsse neun Leben gleichzeitig haben, um das unterzubringen, was ich mache. Andere zweifeln, dass ich schlafe. Wieder andere zweifeln, ob das alles überhaupt stimmen kann. Wenn man ein sehr aktives Leben führt, dann ruft das auch Neid und Unverständnis auf den Plan: Warum muss sie auf der Hochzeit denn nun auch noch tanzen? Ich hatte schon immer ein hohes und schnelles Ergebnispensum. Aber um ehrlich zu sein: Wenn ich an manchen Tagen, an denen sich alles zu überschlagen scheint, bewusst überlege, wie ich dieses und jenes auch noch schaffen soll – dann wird es mir fast zu viel. Ich bin also kein Selbstmanagement-Guru und keine Wonderwoman. Aber ich habe im Laufe der Jahre ein paar Erkenntnisse gewonnen und mir ein paar Techniken angewöhnt, mit denen ich produktiv bin und gelassen bleibe. 1. Mit Papier und Stift planen Auch wenn mein Alltag bei vielen Arbeitsprozessen digital abläuft: Für das, was ich mir zur Planung meines Alltags aufschreibe, nehme ich gern Papier und Stift, weil ich das am Ende eines Tages mit Ruhe tue und nicht schnell mal eben. 2. Drei Pläne machen Mir ist es wichtig, genaue Ziele zu haben. Sie geben mir eine Perspektive. Wenn ich mein Ziel kenne, dann kann ich auch Durststrecken überwinden. Um Ziele zu erreichen, breche ich Sie in Teilschritte herunter. Ich unterscheide zwischen Tagesplänen, Wochenplänen und Jahresplanungen. Die Planung für den nächsten Tag erstelle ich jeweils am Tag vorher. Für weitreichendere Planungen, die stärker strategisch ausgerichtet sind, nehme ich mir am Wochenende oder im Urlaub Zeit. 3. Mehr Planung = mehr Flexibilität und Freiheit Wenn man alles durchplant, geht dann nicht die Freiheit flöten? Ganz im Gegenteil. Mir ist es wichtig, meinen Tag aufgeräumt und strukturiert anzugehen. Denn auch wenn es kurios klingt: Durch mehr Struktur gewinne ich mehr Entscheidungsfreiheit. Würde ich weniger planen, wäre alles chaotischer, ich wäre fremdbestimmt und unter Druck. Je gezielter ich aber meine Aufgaben im Arbeitsalltag angehe, desto mehr Zeit bleibt mir für kreative und strategische Tätigkeiten, für mich und meine Familie. Und: Je mehr ich im Voraus entscheide, desto mehr kann ich im Alltag einfach abarbeiten. Ich muss weniger Ad-hoc-Entscheidungen treffen. 4. Anstrengende und ungeliebte Aufgaben fest einplanen Es gibt auch bei mir Dinge, vor denen ich mich am liebsten wegducke. Wenn zum Beispiel ein Auswärtstermin mit langer Anfahrt ansteht, dann kann es passieren, dass ich sehr engagiert nach einem Grund suche, warum der Termin mal wieder aufgeschoben werden muss. Der Grund kann dann völlig plausibel erscheinen, in Wahrheit habe ich mich einfach nur gedrückt. Da hilft nur eins: Ein möglichst bewusstes Planen, bei dem ich mir nicht selbst etwas vormache und auch zu Unbequemem stehe. 5. Ziele regelmäßig prüfen Ich starte immer mit klaren Zielen, die ich im alten Jahr für das neue definiere. Diese sind aber nicht in Stein gemeißelt. Ändern sich die Rahmenbedingungen stark, passe ich auch die Ziele an. Denn mir ist es wichtig, dass ich absolut hinter meinen Zielen stehe. Ist ein Ziel kein innerer Herzenswunsch, dann fehlt die Motivation. Selbstmanagement hat schließlich nichts mit einer Zwangsjacke zu tun, sondern eher mit einem Navigationssystem, das passende Wege aufzeigt. 6. Auf wenige, aber passende Methoden vertrauen Es gibt viele Selbstführungstechniken. Wichtig ist in meinen Augen, eine Technik für sich zu finden, die so simpel ist, dass man sie langfristig durchhalten und in seinen Alltag integrieren kann. Ich arbeite etwa mit der Eisenhower-Methode, weil es mir wichtig ist, mir über die Art meiner Aufgaben im Klaren zu sein: Ist etwas eilig, aber vielleicht gar nicht wichtig? Was fällt gern hinten runter, weil es wichtig ist, aber nicht dringend? Bei der Formulierung von Zielen finde ich die SMART-Methode hilfreich. Konkret und simpel ist sie eine gute Hilfe. 7. Prozesse und Routinen hinterfragen Prozesse und Routinen sind wichtig für unsere Produktivität. Aber mir ist es auch wichtig, beides immer wieder auf den Prüfstand zu stellen. Denn ich will mich nicht im eigenen Hamsterrad fühlen, sondern Routinen hinterfragen und Neues zulassen. 8. Ideen und Aufgaben strukturiert sammeln Wenn man zig Zettel mit Erinnerungen und Notizen hat, verursachen diese To-do-Listen am Ende mehr Stress, als dass sie für Ordnung sorgen. Daher notiere ich alle Ideen und Aufgaben, die ich nicht sofort angehe, in einer bestimmten Form und lege sie strukturiert ab. Mir helfen dabei mehrere Apps: für Projektmanagement z. B. Asana, für Social Media z. B. die Wunderlist. Mit diesen Tools geht mir nichts verloren und ich behalte den Überblick. Ich habe sie mir unter mehreren Alternativen entsprechend meiner Bedarfe ausgesucht. Brauchen wir für unser Team ein neues Tool, wähle ich es nicht allein aus. Dann beziehe ich meine Mitarbeiter ein: Jeder bekommt eine Auswahl an ähnlichen Tools, überlegt mit, was sie können müssen, probiert sie aus und stimmt mit ab, mit welchem Tool das gesamte Team arbeiten wird. Denn nichts ist komplizierter, als wenn im Unternehmen unterschiedliche Systeme für die gleichen Vorgänge verwendet werden. 9. Den Stopp-Knopf finden Wenn ich merke, es wird mir zu viel, dann drücke ich auf den Stopp-Knopf und lege eine Pause ein. Ich nehme mir Zeit für mich, mache Yoga, meditiere. Bewusstheit zeigt mir in solchen Momenten meine Grenzen. Und das ist gut. Denn diese Bewusstheit führt dann auch dazu, dass ich mich wieder ausrichte und meinen Arbeitsalltag wie meine private Zeit bewusst gestalte.