Inbox Zero “Sie haben null E-Mails im Posteingang”

"Inbox Zero" macht Schluss mit dem permanenten schlechten Gewissen wegen unbeantworteter E-Mails. Alles, was Sie dafür brauchen, sind drei bis fünf Ordner - und etwas Disziplin.

Wie viele E-Mails haben Sie gerade in ihrem Postfach? Wie viele davon haben Sie schon mehrmals angeklickt und jedes Mal gedacht: ‘Mache ich später?’ Und wie viel Zeit haben Sie damit verschwendet?

Die Antworten auf diese drei Fragen dürften bei vielen Menschen „viele“, „viele“ und „viel“ lauten – über nichts wird in den Büros dieser Welt wohl mehr geklagt als über die täglich hereinbrandende E-Mail-Flut. Kein Wunder: Spätestens, wenn man eine E-Mail zum fünften Mal anklickt, bekommt man schlechte Laune. Und wer beim Öffnen seines digitalen Postfachs mit „Sie haben 183 neue Nachrichten“ begrüßt wird, würde am liebsten gleich wieder nach Hause gehen.

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Mit dieser Dauerüberforderung und dem permanenten schlechten Gewissen wegen unbeantworteter E-Mails soll das Konzept „Inbox Zero“ Schluss machen. Die Idee dahinter ist einfach: Man schließt das E-Mail-Programm erst, wenn alle E-Mails im Posteingang bearbeitet sind. Das ist nur möglich, wenn Sie im Büro übernachten, meinen Sie? Nicht unbedingt – denn „Bearbeiten” muss nicht unbedingt „Beantworten“ bedeuten.

Fünf Unterordner statt vollem Posteingang

Die Idee zu „Inbox Zero“ stammt ursprünglich vom amerikanischen Speaker und Produktivitätsblogger Merlin Mann. Er empfiehlt, im Posteingang fünf Unterordner anzulegen:

  • Antworten: Für alle E-Mails, die Sie binnen fünf Minuten beantworten können
  • Aktion: Für alle E-Mails, die eine etwas längere Zeit zum Beantworten brauchen
  • Halten: Für E-Mails mit Informationen, die Sie griffbereit haben wollen
  • Warten: Für E-Mails, bei denen Sie auf Antwort warten oder deren Bearbeitung Sie delegiert haben
  • Archiv: Für E-Mails, die Sie bearbeitet haben, aber aufbewahren möchten

Sind diese Ordner erst eingerichtet, kontrolliert man nur noch in regelmäßigen Abständen seinen Posteingang, verteilt die neuen Nachrichten auf die Ordner und definiert feste Zeitfenster, in denen man die Orderinhalte bearbeitet.

Der Vorteil daran: Man unterbricht nicht ständig seine Arbeit, um E-Mails zu lesen oder zu beantworten. Stattdessen blockt man sich von Vornherein Zeiten dafür und arbeitet alles en bloc ab. Die Folge: weniger Multitasking, mehr Produktivität – und weniger Stress.

“Ein total beruhigendes Gefühl”

Unternehmensberater Andreas Wiehrdt hat die Methode „Inbox Zero“ in zahlreichen Seminaren vermittelt. „Vielen fällt es anfangs nicht ganz leicht, sich umzustellen“, sagt er. „Der größte Schweinehund ist die Gewohnheit.“ Anfänger ermutigt er daher, sich langsam an „Inbox Zero“ heranzutasten, etwa, es mal für eine Woche auszuprobieren oder auch nur für einen Tag in der Woche. „Die meisten merken schnell: Es ist wahnsinnig hilfreich.“ Denn eine leere Inbox, so Wiehrdt, ist „ein total beruhigendes Gefühl. Das entlastet ungemein.“

Wiehrdt arbeitet sogar mit nur drei Unterordnern: Aktion, Warten und Archiv – bei Bedarf könne noch ein vierter Ordner „Lesen“ hinzukommen für E-Mails, die man später lesen wolle, etwa Newsletter. „Wichtig ist, dass Sie beim Verteilen wirklich konsequent sind. Sagen Sie sich: ‘Ich höre erst auf, wenn das Eingangskörbchen leer ist’“, sagt Wiehrdt. Den idealen Workflow hat er in einer Grafik veranschaulicht:

© Andreas Wierdt / Kontakterschule

© Andreas Wiehrdt

Die leere Inbox ist aber nur die halbe Miete bei „Inbox Zero“. „Sie müssen wegkommen vom ständigen Reingucken in Ihre Ordner“, sagt Wiehrdt. Er empfiehlt, was viele andere Produktivitätstrainer ebenfalls raten: Das Mailprogramm nur drei- bis viermal täglich zu öffnen – und vor allem: Die Desktop-Benachrichtigungen abzuschalten, die über neue Nachrichten informieren.

„Das ist in meinem Unternehmen einfach nicht drin“ – solche Einwände hört Wiehrdt immer wieder. Tatsächlich erwarten aber die wenigsten Kunden, dass man innerhalb von Minuten reagiert, beruhigt er. Für besonders wichtige Mailpartner könne man in vielen Mailprogrammen so genannte VIPs einrichten, deren Mails dann trotzdem durchkommen. „Und wenn dreimal pro Tag Mails checken in Ihrer Branche wirklich nicht drin ist, versuchen Sie es mal mit einmal pro Stunde – das ist doch schon mal ein Anfang.“

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2 Kommentare
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    Gunar Gürgens 22. Februar 2021 14:59

    Das habe ich “ausversehen” auch mal angefangen, kann es auch nur empfehlen. Mein Archiv habe ich zwar noch weiter unterteilt, damit ich Mails bei nachfragen schneller finden kann.

  • Avatar
    Gerrit 18. Februar 2021 15:29

    Wahnsinn! Ich habe dies heute probiert und ich liebe es! Ok, ich bin auch ein kleiner Monk, aber meine verschiedenen Postfächer so zu strukturieren, kam mir noch nicht in den Sinn. Kann ich wirklich nur empfehlen!

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