Ishikawa-Diagramm Diese Methode hilft, Ursachen von Problemen zu erkennen – und zu beseitigen
Ishikawa-Diagramm

© Panuwat Dangsungnoen / EyeEm / Getty Images

Maschinen funktionieren nicht wie geplant? Software stürzt dauernd ab? Mitarbeiter arbeiten zunehmend schludrig – und niemand weiß, warum? Das Ishikawa-Diagramm hilft, Ursachen von Problemen zu finden.

Was ist das Ishikawa-Diagramm?

Unternehmer können das Ishikawa-Diagramm nutzen, um verschiedensten Problemen auf den Grund zu gehen – egal ob es um Mitarbeiter, Kunden, Produkte oder Maschine oder um Finanzielles geht.

„Das Ishikawa-Diagramm eignet sich, um die Ursachen für ein Problem zu identifizieren“, sagt Berater Christopher Schulz, der regelmäßig mit der Methode arbeitet. Das Diagramm, auch Fischgräten- oder Ursache-Wirkungs-Diagramm genannt, stellt mögliche Ursachen eines Problems visuell dar. Und hilft, Maßnahmen zu finden, um sie zu beseitigen und das Problem in Zukunft zu vermeiden.

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Benannt wurde das Ishikawa-Diagramm übrigens nach dem japanischen Chemiker Ishikawa Kaoru. Er entwickelte es in den 1940er Jahren– ursprünglich als Werkzeug im Qualitätsmanagement.

Wie ist ein Ishikawa-Diagramm aufgebaut?

Das Ishikawa-Diagramm stellt in groben Zügen einen Fisch samt Gräten dar – daher auch der Name Fischgräten-Diagramm. Am Kopf des Fisches steht das Problem, so präzise wie möglich beschrieben.

Vom Kopf ausgehend folgen vier bis acht Hauptgräten, an denen man nach der sogenannten 8-M-Methode folgende Kategorien für Problemursachen einträgt:

  • Mensch (Ursachen, die mit Menschen zu tun haben – beispielsweise fehlende Kenntnisse von Mitarbeitern, schlechte Zusammenarbeit und Kommunikation)
  • Material (stellt eine Firma physische Produkte her, kann bei Schäden beispielsweise die Zusammensetzung oder Lagerung des Materials ein wichtiger Faktor sein)
  • Maschine (werden die Maschinen regelmäßig gewartet?)
  • Management (Gründe, die mit der Unternehmensleitung, deren Strategie, Entscheidungen und Mitarbeiterführung zu tun haben)
  • Methode (welche Arbeitsabläufe, Verfahren oder Strukturen gibt es in der Firma oder einzelnen Abteilungen?)
  • Mitwelt (Ursachen, die mit dem Verhalten von Kunden zu tun haben könnten, mit Vorschriften und Gesetzen, mit Konkurrenten – oder aber mit der Unternehmenskultur)
  • Messbarkeit (wie misst das Unternehmen Leistungen und Ergebnisse?)
  • Money (wie steht es um die finanziellen Mittel der Firma? Wo spart der Betrieb Geld ein? Verursacht die Einsparung an anderer Stelle Probleme?)

„Wie viele Gräten man benennt, hängt vom Problem ab“, sagt Schulz. Unternehmer müssen also nicht immer alle acht Kategorien verwenden. Außerdem können sie statt der Begriffe, die mit M beginnen, auch eigene Kategorien wählen.

Wie funktioniert die Methode?

1. Das Team vorab über das Problem informieren

Ein Ishikawa-Diagramm erstellen Unternehmer am besten im Team: Je mehr Kollegen dabei sind, desto mehr Ursachen erkennen sie. Allerdings sollten nur solche Kollegen mitmachen, die im Alltag mit dem Problem zu tun haben. „Wer das Thema nicht kennt und daher keinen Bezug dazu hat, den sollten Chefs auch nicht einbeziehen“, sagt Schulz.

Der Berater empfiehlt, das Problem einige Tage oder Stunden vor dem Meeting zu kommunizieren: „Dann können die Kollegen sich gedanklich damit auseinandersetzen.“ Seiner Erfahrung nach scheitert die Arbeit mit dem Ishikawa-Diagramm oft an unklaren oder besonders komplexen Problemen. Schulz: „Damit alle das gleiche Verständnis haben, ist es ist wichtig, das Problem sehr genau zu erklären und abzusprechen.“

2. Ursachen sammeln

Zunächst bereitet eine Person das Diagramm vor und trägt das Problem ein. Anschließend sammelt das Team Ursachen für das Problem: Um möglichst vielfältige Gründe für zu finden, sollte zunächst jeder Mitarbeiter einige Minuten in Ruhe Ursachen aufschreiben. „Dann beteiligen sich auch die leisen, introvertierten Personen“, sagt Schulz. Hilfreich kann hier die 6-3-5-Methode sein, mit der Teams in kurzer Zeit möglichst viele Ideen sammeln.

Anschließend stellen die Mitarbeiter die Ursachen vor, diskutieren sie und ordnen sie der passenden Kategorie zu – also beispielsweise unter Management „schlechtes Briefing der Mitarbeiter“. Am besten funktioniere das, wenn die Gruppe eine Pinnwand oder Magnettafel und Zettel nutzt, an der sie Ursachen im Zweifelsfall verschieben können.

Wichtig ist laut Schulz, Hauptursachen für das Problem zu finden, um sich nicht zu lange mit Nebensächlichkeiten aufzuhalten. Um dem Kern des Problems näherzukommen, hilft die sogenannte 5-W-Fragetechnik oder auch 5-Why-Methode: Die Gruppe sollte überlegen, WARUM eine Ursache auftritt – und indem sie immer wieder nach dem „Warum“ fragt, weitere Ursachen finden.

Beispiel: Die Mitarbeiter des Reisebüros fragen sich, warum einige Kollegen plötzlich einseitig drucken – obwohl sie angehalten sind, doppelseitig zu drucken, um Papier zu sparen. Die Antwort: Im Textverarbeitungsprogramm dieser Rechner ist ein einseitiger Ausdruck voreingestellt. Warum ist das voreingestellt? Weil es auf diesen Rechnern ein Softwareupdate gab.

Die Ursachen, die das Team findet, können laut Schulz nachgewiesene Ursachen sein oder auch solche, die man bislang nur vermutet.

Beispiel: Der Inhaber eines Reisebüros stellt fest, dass der Papierabfall in den vergangenen Monaten enorm gestiegen ist. Weil er umweltbewusst ist und Papier- und Druckkosten sparen möchte, geht er mit seinem Team auf Ursachensuche.Ishikawa-Diagramm

3. Festlegen, wie es weitergeht

Hat das Team verschiedene Ursachen gesammelt und diskutiert, sollte es daraus nächste Schritte ableiten: Was kann jeder tun, um die Hauptursachen zu beheben? Wer übernimmt bis wann welche Aufgabe?

Welche Vorteile hat das Ishikawa-Diagramm?

  • Leicht erlernbar:  Wer mit dem Ishikawa-Diagramm arbeiten möchte, braucht dafür keine Vorkenntnisse.Chefs könnenes ihremTeam in wenigen Minuten erklären.
  • Deckt vielfältige Ursachen auf: Statt sich nur auf wenige Gründe eines Problems zu beschränken, durchleuchtet das Team verschiedenste Bereiche im Unternehmen. Gerade in einer Gruppe kommen Mitarbeiter so auf Ideen, die sie alleine vielleicht nicht gefunden hätten.

Welche Nachteile hat die Methode?

  • Unübersichtlichkeit bei großen Problemen: Je komplexer ein Problem, desto unübersichtlicher wird das Ishikawa-Diagramm. „Wer damit etwa dem Klimawandel auf den Grund gehen will, hat schnell Hunderte von Gräten“, sagt Schulz. Umso wichtiger, ein Problem möglichst eng einzugrenzen und genau zu formulieren.
  • Deckt Wechselwirkungen nicht auf: Zusammenhänge zwischen verschiedenen Ursachen sind mit dem Ishikawa-Diagramm schwierig darzustellen. Verbindet man sie mit Linien, wird es schnell unübersichtlich.

Wofür eignet sich das Ishikawa-Diagramm noch?

Schulz zufolge eignet sich das Diagramm auch als Kreativitätstechnik: Statt eines Problems können Unternehmer an den Kopf des Fisches ein Ziel schreiben, das sie mit ihrem Team erreichen wollen. Die Gruppe überlegt dann, wie ihnen die Faktoren Menschen, Mitwelt, Methode etc. helfen können, an das Ziel zu gelangen.

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