Produktiv arbeiten trotz Ablenkung Ständig abgelenkt? So erreichen Sie trotzdem Ihre Ziele
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Voll fokussiert, das Ziel stets im Blick? Oder hindern ständige Ablenkungen Sie daran, produktiv zu arbeiten?© MirageC / Moment / Getty Images

Das Telefon klingelt in einem fort, ein Mitarbeiter bittet um Feedback und da poppt schon die nächste E-Mail auf. Wie Sie mit Ablenkungen besser umgehen – und am Ende ordentlich etwas wegschaffen.

Stellen Sie sich vor, Sie stehen morgens früh auf. Vielleicht machen Sie Sport, meditieren, lesen ein bisschen. Nach dem Frühstück brechen Sie auf zur Arbeit. Dort kochen Sie sich einen Kaffee und beantworten Ihre Mails. Dann machen Sie die Tür zu, stellen Ihr Handy auf Flugmodus, schließen alle Browserfenster und Programme und legen los. Am Abend zuvor haben Sie drei wichtige Aufgaben für den Tag notiert – und in die vertiefen Sie sich. So lange, bis Sie alles erledigt haben.

Klingt super, oder? Nach einem richtig produktiven Tag. Einem, an dem Sie mit dem guten Gefühl ins Bett gehen werden, ganz viel geschafft zu haben.

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Wie realistisch ist ablenkungsfreies Arbeiten?

Wer Herausragendes leisten will, muss einfach nur Ablenkungen so weit wie möglich eliminieren. Dem muss es gelingen, völlig abzutauchen in seine Arbeit und alles, was ihn davon abhält, auszublenden. Das ist die Botschaft, die viele Produktivitätsgurus predigen. Der US-Amerikaner Cal Newport hat ein sehr erfolgreiches Buch darüber geschrieben: „Konzentriert arbeiten – Regeln für eine Welt voller Ablenkungen“. Darin finden sich viele gute Tipps, die dabei helfen können, fokussierter zu arbeiten. Zum Beispiel feste Öffnungszeiten für den E-Mail-Eingang einzuführen oder sich bei sozialen Medien abzumelden.

Das miese Gefühl, wieder nichts geschafft zu haben

Die geballte Ladung an Produktivitätshacks kann einen aber auch unter Druck setzen. Vermutlich gibt es auch in Ihrem Alltag viele Tage, an denen Sie sich nicht zurückziehen können. Weil ständig irgendetwas ist. Und dann macht sich das miese Gefühl breit, nichts geschafft zu haben und auch noch an den hohen Ansprüchen an die eigene Produktivität gescheitert zu sein.

Was also tun? Sie könnten auf einen Produktivitätscoach hören, der einen anderen Weg geht. Der US-Amerikaner Tiago Forte meint nämlich: Wir sollten einfach akzeptieren, dass unsere Arbeitstage häufig zerstückelt sind. Dass wir immer wieder aus der Konzentration gerissen werden. Dass jederzeit etwas dazwischenkommen kann. So ist das Leben eben. In einem Blog-Beitrag für den Onlinedienst Evernote analysiert Forte verschiedene Produktivitätsschulen und ihre jeweiligen Ansätze: Man könne sich zum Beispiel damit abmühen, sein persönliches Energielevel zu steigern. Man könne auf Teufel komm raus seinen Flow-Zustand versuchen zu finden. Oder jeden kleinen Handgriff auf größtmögliche Effizienz trimmen. Forte empfiehlt stattdessen, kleine Mini-Arbeitspakete zu schnüren.

Schnüren Sie sich kleine Arbeitspakete

Sein Tipp: Brechen Sie die großen Aufgaben herunter. Statt zu denken: „Die Präsentation muss bis morgen Abend fertig sein“, nehmen Sie sich erst einmal vor, einen guten Einstieg zu finden. Die nächste Aufgabe besteht darin, eine grobe Gliederung zu entwerfen. Die können Sie dann mit einem Mitarbeiter oder Vertrauten besprechen – auch das gilt als Arbeitspaket. Dann machen Sie sich daran, Beispiele für die jeweiligen Punkte zu finden. Und so arbeiten Sie sich Stück für Stück voran, bis die Präsentation irgendwann steht.

„Wir brauchen das Gefühl, etwas beenden zu können, das ist entscheidend für unsere Motivation“, schreibt Forte. „Warum also teilen Sie Ihre Arbeit nicht in kleinere Einheiten ein, die Sie in kurzer Zeit abhaken können, und erleben so häufiger das Gefühl, etwas geschafft zu haben.“

Dieser Ansatz hat laut Forte mehrere Vorteile:

Vorteil 1: Sie können jederzeit etwas Wertvolles schaffen

Wenn es Ihnen gelingt, einen großen Haufen Arbeit in kleinere, handhabbare Arbeitspakete aufzuteilen, werden Sie laut Forte flexibler – und können jederzeit etwas schaffen, dass Sie Ihrem Ziel näherbringt. Sie haben zwischen zwei Meetings nur 15 Minuten Zeit? Statt sich zu ärgern, dass das nicht reicht, um ein komplettes Angebot zu schreiben, überlegen Sie, mit welchem ersten Satz Sie dem Kunden in einer E-Mail das Angebot schmackhaft machen können.

Vorteil 2: Große Aufgaben wirken weniger einschüchternd

Manche Projekte erscheinen anfangs so komplex, arbeitsintensiv und anstrengend, dass wir glauben, sie kaum bewältigen zu können. Und das hält uns laut Forte bisweilen davon ab, sie überhaupt anzugehen.

Sich kleine Ziele zu stecken und die ersten Ergebnisse mit jemandem zu besprechen, helfe dabei, ins Tun zu kommen. Vielleicht beginnen Sie damit, ein Buch zum Thema durchzuarbeiten und Notizen zu machen. Oder Sie sammeln auf einem Pinterest-Board Design-Inspirationen. Auch solche ersten Schritte bringen Sie Ihrem Ziel ein Stück näher. Und selbst, wenn aus dem großen Projekt doch nichts wird, haben Sie mit den kleinen Arbeitspaketen wertvolle Erfahrungen gesammelt – auf die Sie vielleicht an einem anderen Zeitpunkt noch einmal zurückgreifen können.

Vorteil 3: Unterbrechungen machen Ihnen weniger aus

Wenn Sie Ihre Aufgaben häppchenweise abarbeiten, werden Sie laut Forte immun gegen Ablenkungen. Es mache einem einfach nicht mehr so viel aus, rausgerissen zu werden, da man sich für eine kurze, klar umrissene Aufgabe sowieso nicht so tief in das gesamte Projekt hineindenken müsse.

Fortgeschrittene könnten dann sogar anfangen, Unterbrechungen als etwas Positives wahrzunehmen: Sie erinnerten einen daran, sich nicht zu viel auf einmal vorzunehmen, sich um die Mitarbeiter zu kümmern, zwischendurch den Kopf frei zu kriegen oder einfach mal eine Pause einzulegen.

Vorteil 4: Sie bekommen besseres Feedback

Wer seine Arbeit in kleinere Portionen herunterbricht, macht es anderen laut Forte auch leichter, Feedback zu geben. Es sei schließlich einfacher, eine Seite mit ersten Stichpunkten kritisch anzuschauen, als ein 25-seitiges Konzept abschließend zu beurteilen. Und: Forte ist überzeugt, dass es den meisten Menschen leichter fällt, ehrliches Feedback zu etwas zu geben, das noch nicht ganz fertig ist. Zu einem „Work in Progress“ gebe man eher seinen Senf als zu einem auf Hochglanz polierten Endprodukt.

Vorteil 5: Sie werden immer besser

Mit der Zeit, ist Forte überzeugt, werden Sie immer besser darin, die einzeln erarbeiteten Häppchen zusammenzufügen und so ganze Projekte zu beenden. Dafür müsse man sich angewöhnen, Aufgaben konsequent herunterzubrechen. Damit man jederzeit wisse, welches kleine Paket man in den nächsten freien Minuten abarbeiten könne.

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