Urlaubsübergabe: Was vor dem Weihnachtsurlaub zu tun ist

Die Feiertage stehen bevor, die Mitarbeiter nehmen ihren Resturlaub - kurz: Dieser Tage kehrt Stille ein in vielen Büros. Viele Unternehmer nutzen die Ruhe der letzten Tage im Jahr, um in den langersehnten, oft aufgeschobenen Urlaub zu fahren. Doch erholsam wird die Auszeit nur, wenn Sie Ihre Abwesenheit gut vorbereiten. Kerstin Weigelt ist Expertin im Netzwerk OrdnungsService.com. Sie ist Organisationsberaterin und unterstützt Unternehmen bei Büromanagement-Aufgaben wie dem Jahresabschluss und Vertriebsprojekten. Weigelt gibt Tipps, wann Sie was erledigen müssen, damit Sie am letzten Tag pünktlich das Büro verlassen und entspannt in die Auszeit starten können - ohne dass wichtige Aufgaben untergehen. Generell gilt: Dramatisieren Sie Ihre Abwesenheit nicht. Kehren Sie Ihrem Unternehmen nur sieben bis zehn Tage den Rücken, kommt die Situation dem Alltag gleich. In der Regel gibt es immer mal Phasen, in denen neue Projekte einlaufen und die Tagesplanung bis zu einer Woche zum Erliegen kommt. Das ist vergleichbar mit einer Kurzurlaub-Phase, sodass es hier nicht viel Planung bedarf. "Vermitteln Sie das auch Ihren Mitarbeitern", rät Weigelt, "das nimmt bei vielen den Druck raus." Zwei Wochen vor dem Urlaub Über Abwesenheit informieren Spätestens 14 Tage vor Ihrem ersten Urlaubstag sollten Sie alle Kollegen über Termin und Dauer Ihrer Abwesenheit informieren. Denn: Kündigen Sie Ihren Urlaub an, kommt jeder mit Aufgaben auf Sie zu. "Kollegen und Geschäftspartner spüren dann oft die Torschlusspanik: Sie denken, wenn sie Sie jetzt nicht zu fassen bekommen, dann kippt möglicherweise das Projekt", sagt Weigelt. Die Folge: Alles, was Kollegen, Kunden, Geschäftspartner jetzt an Sie herantragen, sind dringende Aufgaben, selten wichtige Aufgaben. Haben Sie den Mut, Grenzen zu ziehen und „nein“ zu sagen. Vertrösten sie die Personen auf die Zeit nach dem Urlaub. „Ich gebe Ihnen Brief und Siegel: 50 Prozent dieser Aufgaben werden sich in Ihrer Abwesenheit selbst erledigt haben. Lassen Sie sich davon nicht unter Druck setzen", rät die Organisationsexpertin. To-Do-Liste priorisieren Schreiben Sie alle noch zu erledigenden Aufgaben auf und ordnen Sie diese nach Priorität. Welche Aufgaben sind wichtige Aufgaben? Kategorisieren Sie Ihre To-Dos nach der ABC-Analyse. Fragen Sie sich: Welche Aufgaben sind zwar dringend, aber nicht wichtig? Was sind sogenannte A-Aufgaben, also die, die mich wie ein Bumerang erwischen, wenn ich aus dem Urlaub zurückkehre? Höchste Priorität sollten alle Aufgaben erhalten, die mit Fristen versehen sind. Abgabetermine, die in den ersten zehn Tagen Ihrer Rückkehr liegen, müssen bereits vor dem Urlaub begonnen und eventuell delegiert werden. Ansonsten wird der Druck zu groß und eine kreative Herangehensweise nahezu unmöglich. Eine Woche vor dem Urlaub Termine absagen Etwa eine Woche vor Ihrem letzten Arbeitstag lautet die wichtigste Regel: Keine Aufgaben oder Termine mehr annehmen. Sagen Sie alle Meetings ab, die Sie nicht direkt betreffen. Falls es noch offene Fragen gibt, nehmen Sie besser kurz den Telefonhörer in die Hand und klären diese mit möglichst wenigen Personen gleichzeitig. Tage einteilen Unangenehme Aufgaben sollten Sie auf die frühen Morgenstunden legen – nach dem sogenannten Frosch-Prinzip: Erledigen Sie Unbequemes direkt am Anfang des Tages und küssen Sie quasi den Frosch. Dafür werden Sie im Laufe des Tages mit angenehmeren Aufgaben belohnt - und dem Wissen, dass Sie den Brocken bereits hinter sich haben. Aktionismus vermeiden Beginnen Sie keine neuen Aufgaben und Projekte mehr - auch dann nicht, wenn in der Woche vor dem Urlaub ein tolles neues Projekt eintrudelt. Es ist nicht dramatisch, wenn Sie dem Kunden sagen: Das muss bis nach dem Urlaub warten. Der Tipp von Expertin Weigelt: „Jeder will mal in den Urlaub fahren und kennt die Situation nur zu gut. Trauen Sie sich, an die Gefühle und Erfahrungen des anderen zu appellieren.“ Checkliste erstellen Setzen Sie eine persönliche Checkliste auf, die Sie immer in Reichweite haben sollten. Immer, wenn Ihnen noch eine zusätzliche Aufgabe einfällt, schreiben Sie sie dort auf - und nur dort. Auf dieser Checkliste sollten vor allem folgende Punkte stehen: Ist alles eindeutig delegiert? Für welche Themen brauche ich einen Vertreter? Braucht er Vollmachten? Wer übernimmt welche Aufgaben? Lassen Sie daneben Platz für eine Status-Spalte: Was ist erreicht worden, was nicht? Das ist wichtig, um nach dem Urlaub direkt abgleichen zu können, wie weit ein Projekt gediehen ist. Für klare Zuständigkeiten sollte genau vermerkt sein, wer was bis wann und wie erledigen soll. Weitere Dinge, die Sie klären sollten: Wie kann meine Vertretung mich im Notfall kontaktieren? Was wäre überhaupt ein Notfall, für den ich gestört werden darf? Und: Weiß wirklich jeder Mitarbeiter in der Firma, wer mich bei welchen Aufgaben vertritt und wer meine Vollmacht besitzt? [mehr-zum-thema] Der letzte Tag vor dem Urlaub Keine Planung für den letzten Tag Tun Sie so, als seien Sie einen Tag vor Ihrem eigentlichen Urlaubsbeginn bereits nicht mehr im Büro. Das gilt in jedem Fall für Geschäftspartner und Kunden und in einigen Fällen auch für die Mitarbeiter. An Ihrem letzten Tag dürfen Sie nichts mehr auf dem Tisch haben, mahnt Weigelt. "Die verbleibende Zeit brauchen Sie, um für unvorhergesehene Themen gewappnet zu sein." Sie können sich sicher sein: Unvorhergesehenes erreicht Sie an dem letzten Tag vor Ihrem Urlaub sowieso. Vermeiden Sie ebenfalls wichtige Gespräche. "Wenn Sie sich für den letzten Tag noch ein wichtiges Thema vorgenommen haben und das geht schief, ist der Urlaub in der Regel gestrichen." Für normale Arbeitstage gilt folgende Zeiteinteilung: Planen Sie 60 Prozent für die Bearbeitung von Aufgaben ein, 20 Prozent sind für Pufferzeiten, 20 Prozent für das Unvorhergesehene. Diese Regel verschiebt sich am letzten Tag vor dem Urlaub: Hier sollten Sie damit rechnen, dass sich der Anteil der unvorhergesehen Aufgaben auf 40 Prozent erhöht. Ablage vermeiden Das absolute No-Go für den letzten Tag: die Ablage. Aus Erfahrung weiß Kerstin Weigelt, dass das Bearbeiten der Ablage eine der unliebsamsten Büro-Aufgaben schlechthin ist. Solche Aufgaben sollten nicht auf den letzten Tag gelegt werden, empfiehlt die Expertin. Die Ablage verkommt oft zu einem Ort, an dem zwar kurzfristige, aber besonders unbequeme Aufgaben landen. Deren Bearbeitung zieht sich in der Regel in die Länge - und könnte Sie noch bis in die späten Abendstunden Ihres letzten Tags an den Bürostuhl binden. Organisatorisches überprüfen Richten Sie eine Abwesenheitsnotiz für Ihr E-Mail-Postfach ein. Aus dieser sollte der genaue Zeitraum Ihrer Abwesenheit hervorgehen (im Optimalfall mit zwei Tagen Puffer, siehe unten). Nennen Sie eine Person und deren Kontaktdaten, die in dringenden Fällen erreicht werden kann. Denken Sie auch an die E-Mail-Weiterleitung oder die Freigabe Ihres Postfaches. Gleiches gilt für Ihr Telefon und die Post. Bereiten Sie zwei Ablagekörbe auf Ihrem Schreibtisch vor: Einer sollte mit "dringend" beschriftet sein, der andere mit "nur zur Information" und geben Sie Ihren Kollegen Bescheid, wie sie die Ablage nutzen sollen. Haben die vertretenden Kollegen Zugriff auf Dokumente und Konten? Gibt es im Zweifelsfall einen gesicherten Ort oder jemand, der diese Daten in Ihrer Abwesenheit verwalten kann? Bitten Sie Mitarbeiter darum, bei wichtigen Terminen, die in Ihrer Abwesenheit stattfinden müssen, ein Protokoll anzufertigen. Drehen Sie die Heizung herunter und schalten Sie bei allen nicht benötigten technischen Geräten den Stand-By-Modus aus. Rekrutieren Sie jemanden, der Ihre Büropflanzen gießt. Räumen Sie Ihren Schreibtisch auf. So starten Sie gleich produktiver nach Ihrer Rückkehr. Den Tag nach dem Urlaub freischaufeln Die meisten Unternehmer, denen Weigelt beim Organisieren hilft, klagen: „Ich bin erst zwei Tage zurück aus dem Urlaub, aber der ganze Erholungseffekt ist bereits verpufft.“ Damit das nicht passiert, gilt hier die gleiche Regel, die Sie schon am Tag vor Ihrer Auszeit einhalten sollten: Die ersten zwei Tage nach dem Urlaub sind Sie unsichtbar. In denen müssen Sie erst einmal sichten und sammeln, was in Ihrer Abwesenheit passiert ist. Planen Sie Aufgaben und Termine erst wieder ein ab dem dritten Tag nach Ihrer Rückkehr. Befürchten Sie, Kollegen könnten diese Regel nicht einhalten, arbeiten Sie an einem anderen Ort als im Büro.