Angebote erstellen Wie mir eine Checkliste zu einem freien Tag in der Woche verhilft

  • INSIDER
Listen helfen Udo Herrmann, Angebote effektiver zu erstellen.

Listen helfen Udo Herrmann, Angebote effektiver zu erstellen. © Towfiqu Photography / Moment / GettyImages

Sie sind fast nur noch damit beschäftigt, Angebote zu erstellen und kommen nicht mehr zu ihren eigentlichen Aufgaben als Unternehmer? Schreinermeister Udo Herrmann hat eine Lösung für dieses Problem.

Ich führe eine Schreinerei und wie viele Unternehmer in Kleinbetrieben habe ich früher viel Zeit dafür aufgewendet, Angebote zu schreiben. Oder mein gut bezahlter Verkäufer verbrachte nach der Beratung unzählige Stunden am Rechner, um für den potenziellen Kunden ein Angebot auszuarbeiten. Nicht selten stapelte sich auf meinem Schreibtisch ein Berg mit Anfragen.

Gerade weil ich maßgeschneiderte Lösungen anbiete und viele Produkte individuell fertige, tat ich mich schwer damit, die Angebotserstellung zu delegieren. Die Folge: Mehrere Tage in der Woche war ich für meine eigentlichen Aufgaben wie Unternehmensentwicklung, Führung oder wichtige Kundengespräche blockiert.

Anzeige

Warum Chefs Angebote oft selbst erstellen

Natürlich gibt es gute Gründe, warum Unternehmer die Angebote selbst erstellen:

  • Büromitarbeitern fehlt die fachliche Kompetenz. Sie haben beispielsweise keine praktische Erfahrung darin, die richtigen Material- oder Arbeitskomponenten passend zu kombinieren.
  • Büromitarbeiter haben nicht selbst mit dem Kunden gesprochen und können deshalb nicht auf dessen Wünsche passend reagieren.
  • Büromitarbeiter haben das Projekt (beispielsweise die Baustelle) nicht selbst gesehen oder aufgemessen.
  • Die Kommunikation zwischen dem, der den Kunden berät und das Produkt verkauft, und der Bürofachkraft ist mangelhaft oder es werden nicht alle wichtigen Informationen weitergegeben.
  • Chef oder Verkäufer sind der Meinung, dass es schneller geht, selbst das Angebot zu schreiben, als erst alles jemand anderem zu erklären.

Stress und ein schlechtes Gewissen

Nach Feierabend, am Wochenende oder zwischendurch versuchte ich immer, die Angebote fertigzustellen. Kein Kunde möchte, selbst bei komplexen Wünschen, mehrere Tage oder gar Wochen warten. Wenn ungeduldige Kunden anriefen und nachfragten, wann denn endlich mit dem versprochenen Angebot zu rechnen sei, hat mich das gestresst und mir ein schlechtes Gewissen gemacht. Noch schlimmer ist aber, wenn Interessenten gar nicht mehr nachhaken – weil ein besser organisierter Marktbegleiter längst seine Offerte unterbreitet und den Auftrag eingetütet hat.

Die Lösung ist eine Checkliste

Um Schluss mit dem Stress und der unbefriedigenden Situation zu machen, habe ich für meinen Handwerksbetrieb eine Lösung erarbeitet, die mir heute ein bis zwei Tage mehr Freiraum pro Arbeitswoche für meine eigentlichen Chefaufgaben bringt, die ich wirklich nicht delegieren kann.

Das Konzept heißt: „Mit ein paar Kreuzchen bestens informiert!“ Für alle Produkte und Dienstleistungen, die wir regelmäßig verkaufen, habe ich Listen erstellt. Darauf sind alle für einen Auftrag benötigten Materialien oder Ausführungsvarianten aufgelistet. Ich oder mein Verkäufer, also Personen mit entsprechender Fachkompetenz, kreuzen während des Kundengesprächs an, was mit welchen Materialien wie ausgeführt werden soll.

Ein Beispiel:

Auf einen Unterboden soll ein Bodenbelag gelegt werden. Dafür müssen meine Mitarbeiter den Untergrund entsprechend vorbereiten, das heißt, sie müssen eine Grundierung auftragen und anschließend mit einer Ausgleichsmasse überziehen.

Je nach Art und Beschaffenheit des Bodenbelags und je nachdem, ob wir eine Fußbodenheizung einbauen sollen oder nicht, verwenden wir für unterschiedliche Untergründe spezielle Bauchemieprodukte: Zementestrich, Rohbetonboden, Anhydritestrich, Gussasphalt, Holzwerkstoffe. Beim Aufmaß auf der Baustelle kreuze ich an, welche der fünf möglichen Grundierungen und welche Ausgleichsmasse geeignet ist und verwendet werden soll. Ich gehe alle Arbeitsschritte durch und mache die entsprechenden Kreuze. Das dauert drei bis acht Minuten.

Alle Informationen, die der Mitarbeiter braucht

Dann sind alle Informationen übersichtlich erfasst, die die Bürokraft braucht, um ein Angebot zu schreiben – ohne Fachkenntnis und ohne das Projekt selbst gesehen zu haben.

Diese Vorgehensweise lässt sich auf viele Gewerke oder andere Branchen übertragen. Mein Tipp: Erstellen Sie Checklisten für alle wiederkehrenden Tätigkeiten und legen Sie dazu passend die ausformulierten Textbausteine in der Fakturierungssoftware ab.

Sie können auch weitere Informationen hinterlegen, zum Beispiel welche einleitenden Sätze oder welche Schlussformulierung die Bürokraft verwenden soll. Hilfreich ist auch die Information, ob es Bilder, Skizzen oder Pläne zu dem Vorgang gibt und wo diese abgespeichert sind.

Zunächst können Sie den gewonnenen Freiraum dazu verwenden, das beschriebene System auszufeilen und perfekt an ihre Prozesse anzupassen. In kurzer Zeit wird dies dazu führen, dass Sie wie ich einen freien Tag pro Woche gewinnen.

25 unternehmerische Ideen für Ihren Erfolg

Melden Sie sich für unseren kostenlosen Newsletter für Unternehmer an und Sie bekommen von uns das E-Book „25 Ideen, mit denen Sie Ihr Unternehmen besser machen können“ als Begrüßungsgeschenk. Jetzt E-Book sichern! Unternehmer-Newsletter
Weitere Artikel dieses Autors
5 Kommentare
  • Michael Weyrauch 12. April 2019 09:11

    Sehr schön Udo Herrmann, das kann ich auch bestätigen was du da schreiben tust, aber nur bei mir ist es anders da ich ein Dienstleister für Foto/ Video und Coaching Bereich bin ich nutze Lexoffice und Excel.

  • Ralf Thiede / info@it-controlling.eu 20. März 2019 14:32

    Sehr geehrte Herr Herrmann,

    eine sehr gute Idee! Die funktioniert aber nur, wenn man (davon gehe ich bei Ihnen aus…) eine entsprechende Handwerker-Softwarelösung im Einsatz hat, in der die dazu notwendigen Kalkulationsbausteine angelegt sind und bei der Angebotserstellung für das Angebot ausgewählt werden können. Dies gilt gleichermaßen für die einleitenden Texte, die als Textbausteine hinterlegbar sind oder man nutzt Musterangebote, die entsprechend angepasst werden.
    Die frei zu kalkulierenden Positionen könnte man auf Ihrer Aufmaßcheckliste natürlich beschreiben und eine Materialkosten- und Stundenschätzung hinzufügen. Somit kann das Angebot von den Büromitarbeitern komplett erstellt werden.

    Ralf Thiede

    • Udo Herrmann 21. März 2019 16:24

      Hallo Herr Thiede,

      Ja, eine entsprechende Branchensoftware haben wir im Einsatz. Hier haben wir die passenden Textbausteine hinterlegt. In der Checkliste haben wir ein Feld auf dem gewählt wird, ob nach Stunden, m2 oder pauschal angeboten wird. Hier können auch individuelle Preise notiert werden, beispielsweise bei einer besonders aufwendigen Raumgeometrie.
      Mit den Jahren haben wir unsere Listen so ausgefeilt, das kaum Rückfragen kommen und die Leistungsvorschläge auch von einer angelernten Kraft erstellt werden können.
      Diese Formblätter stelle ich in dem Erfolgskonzept für Handwerker auch den Kollegen aus den verschiedenen Handwerksbranchen (Papierform und Dateien) zur Verfügung.

      Herzliche Grüße, Udo Herrmann

      • hans 26. März 2019 03:15

        Wie heisst die software? Danke

        • Udo Herrmann 26. März 2019 10:36

          wir arbeiten mit Caro von Sander&Doll.
          Grundsätzlich ist aber das Checklisten-System unabhängig von der jeweilig eingesetzten Software und auf viele Branchen übertragbar.

Hinterlassen Sie einen Kommentar

(Die Redaktion schaltet Kommentare montags bis freitags von 10 bis 18 Uhr frei. Die Angabe von Name und E-Mail-Adresse ist freiwillig. IP-Adressen werden nicht gespeichert. Mit der Abgabe eines Kommentars stimmen Sie unseren Datenschutzbestimmungen zu.)