Angebote erstellen
Wie mir eine Checkliste zu einem freien Tag in der Woche verhilft

Sie sind fast nur noch damit beschäftigt, Angebote zu erstellen, und kommen nicht mehr zu ihren eigentlichen Aufgaben als Unternehmer? Schreinermeister Udo Herrmann hat eine Lösung für dieses Problem.

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Listen helfen Udo Herrmann, Angebote effektiver zu erstellen.
Listen helfen Udo Herrmann, Angebote effektiver zu erstellen.
© Towfiqu Photography / Moment / GettyImages

Ich führe eine Schreinerei und wie viele Unternehmer in Kleinbetrieben habe ich früher viel Zeit dafür aufgewendet, Angebote zu schreiben. Oder mein gut bezahlter Verkäufer verbrachte nach der Beratung unzählige Stunden am Rechner, um für den potenziellen Kunden ein Angebot auszuarbeiten. Nicht selten stapelte sich auf meinem Schreibtisch ein Berg mit Anfragen.

Gerade weil ich maßgeschneiderte Lösungen anbiete und viele Produkte individuell fertige, tat ich mich schwer damit, die Angebotserstellung zu delegieren. Die Folge: Mehrere Tage in der Woche war ich für meine eigentlichen Aufgaben wie Unternehmensentwicklung, Führung oder wichtige Kundengespräche blockiert.

Warum Chefs Angebote oft selbst erstellen

Natürlich gibt es gute Gründe, warum Unternehmer die Angebote selbst erstellen:

  • Büromitarbeitern fehlt die fachliche Kompetenz. Sie haben beispielsweise keine praktische Erfahrung darin, die richtigen Material- oder Arbeitskomponenten passend zu kombinieren.
  • Büromitarbeiter haben nicht selbst mit dem Kunden gesprochen und können deshalb nicht auf dessen Wünsche passend reagieren.
  • Büromitarbeiter haben das Projekt (beispielsweise die Baustelle) nicht selbst gesehen oder aufgemessen.
  • Die Kommunikation zwischen dem, der den Kunden berät und das Produkt verkauft, und der Bürofachkraft ist mangelhaft oder es werden nicht alle wichtigen Informationen weitergegeben.
  • Chef oder Verkäufer sind der Meinung, dass es schneller geht, selbst das Angebot zu schreiben, als erst alles jemand anderem zu erklären.

Stress und ein schlechtes Gewissen

Nach Feierabend, am Wochenende oder zwischendurch versuchte ich immer, die Angebote fertigzustellen. Kein Kunde möchte, selbst bei komplexen Wünschen, mehrere Tage oder gar Wochen warten. Wenn ungeduldige Kunden anriefen und nachfragten, wann denn endlich mit dem versprochenen Angebot zu rechnen sei, hat mich das gestresst und mir ein schlechtes Gewissen gemacht. Noch schlimmer ist aber, wenn Interessenten gar nicht mehr nachhaken – weil ein besser organisierter Marktbegleiter längst seine Offerte unterbreitet und den Auftrag eingetütet hat.

Die Lösung ist eine Checkliste

Um Schluss mit dem Stress und der unbefriedigenden Situation zu machen, habe ich für meinen Handwerksbetrieb eine Lösung erarbeitet, die mir heute ein bis zwei Tage mehr Freiraum pro Arbeitswoche für meine eigentlichen Chefaufgaben bringt, die ich wirklich nicht delegieren kann.

Das Konzept heißt: „Mit ein paar Kreuzchen bestens informiert!“ Für alle Produkte und Dienstleistungen, die wir regelmäßig verkaufen, habe ich Listen erstellt. Darauf sind alle für einen Auftrag benötigten Materialien oder Ausführungsvarianten aufgelistet. Ich oder mein Verkäufer, also Personen mit entsprechender Fachkompetenz, kreuzen während des Kundengesprächs an, was mit welchen Materialien wie ausgeführt werden soll.

Ein Beispiel:

Auf einen Unterboden soll ein Bodenbelag gelegt werden. Dafür müssen meine Mitarbeiter den Untergrund entsprechend vorbereiten, das heißt, sie müssen eine Grundierung auftragen und anschließend mit einer Ausgleichsmasse überziehen.

Je nach Art und Beschaffenheit des Bodenbelags und je nachdem, ob wir eine Fußbodenheizung einbauen sollen oder nicht, verwenden wir für unterschiedliche Untergründe spezielle Bauchemieprodukte: Zementestrich, Rohbetonboden, Anhydritestrich, Gussasphalt, Holzwerkstoffe. Beim Aufmaß auf der Baustelle kreuze ich an, welche der fünf möglichen Grundierungen und welche Ausgleichsmasse geeignet ist und verwendet werden soll. Ich gehe alle Arbeitsschritte durch und mache die entsprechenden Kreuze. Das dauert drei bis acht Minuten.

Alle Informationen, die der Mitarbeiter braucht

Dann sind alle Informationen übersichtlich erfasst, die die Bürokraft braucht, um ein Angebot zu schreiben – ohne Fachkenntnis und ohne das Projekt selbst gesehen zu haben.

Diese Vorgehensweise lässt sich auf viele Gewerke oder andere Branchen übertragen. Mein Tipp: Erstellen Sie Checklisten für alle wiederkehrenden Tätigkeiten und legen Sie dazu passend die ausformulierten Textbausteine in der Fakturierungssoftware ab.

Sie können auch weitere Informationen hinterlegen, zum Beispiel welche einleitenden Sätze oder welche Schlussformulierung die Bürokraft verwenden soll. Hilfreich ist auch die Information, ob es Bilder, Skizzen oder Pläne zu dem Vorgang gibt und wo diese abgespeichert sind.

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Zunächst können Sie den gewonnenen Freiraum dazu verwenden, das beschriebene System auszufeilen und perfekt an ihre Prozesse anzupassen. In kurzer Zeit wird dies dazu führen, dass Sie wie ich einen freien Tag pro Woche gewinnen.

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