Auftragsklärung: 6 Tipps, damit das nächste Projekt kein Fehlstart wird

Montagmorgen, bei einem mittelständischen Maschinenbauer. Der Leiter der Konstruktionsabteilung Meier trifft Geschäftsführer Huber im Foyer. Huber sagt zu Meier: „Gut, dass ich Sie treffe. Am Wochenende hatte ich eine Idee für ein neues Produkt, das.... Ich weiß zwar noch nicht genau, wie.... doch wir sollten da was entwickeln. Bitte kümmern Sie sich darum, dass ….“ Danach verschwindet Geschäftsführer Huber in seinem Büro. Und Maschinenbauingenieur Meier? Er engagiert sich nach dem Gespräch sogleich pflichtbewusst für ein qualifiziertes Projektteam und nach einigem Hin und Her hat er es auch zusammen. Schließlich kam der Arbeitsauftrag ja von ganz oben. Das neu formierte Team startet seine Arbeit lehrbuchmäßig mit einem Projekt-Kick-off, in dem es erste Meilensteine der Produktentwicklung diskutiert. Danach beginnt das Team, das Thema zu bearbeiten. Gemeinsam versuchen die Beteiligten umzusetzen, was Herr Meier in dem kurzen Gespräch mit dem Geschäftsführer im Foyer verstand. So richtig begriffen, was es zu tun gilt, hat er zwar nicht – also kann er es auch seinen Kollegen nicht sagen. Doch dumme Fragen stellt man dem „Chef“ in solchen Situationen nicht, und schon gar nicht äußert man Zweifel – zum Beispiel bezüglich der Machbarkeit. Drei Monate später. Der anfängliche Elan ist einer allgemeinen Lustlosigkeit und tiefen Frustration gewichen. Denn das Projekt schreitet nicht wie erhofft voran. Und trotz lehrbuchmäßigem Vorgehen werden die gewünschten Ergebnisse nicht erzielt. „So hatte ich mir das nicht vorgestellt …“ Solche Prozesse beobachtet man in Unternehmen regelmäßig. Immer wieder werfen Chefs lose Ideen in die Runde. Immer wieder fangen unerfahrene Projektleiter die nebulöse Projektwolke auf und legen los, ohne nachzufragen. Die Folge: Der Unternehmer als Auftraggeber ist mit den präsentierten Lösungsideen oder bereits umgesetzten Lösungen seiner eigenen Mitarbeiter nicht zufrieden: „So hatte ich mir das nicht vorgestellt …“ Deshalb gilt vor einem offiziellen Projektbeginn die Maxime: kein Projektstart ohne ausführliche Ziel- und Auftragsklärung. Denn für ein Schiff, das seinen Zielhafen nicht kennt, weht kein Wind günstig und ist keine Route richtig. Mit den folgenden Tipps vermeiden Sie Pannen beim Projektstart. 1. Führen Sie ein Auftragsklärungsgespräch. Vergeben Sie keine Aufträge zwischen Tür und Angel. Beraumen Sie ein ausführliches persönliches Gespräch mit Ihrem Projektleiter an, in dem Sie ihm Ihre Ideen und Vorstellungen erläutern. 2. Schildern Sie die Hintergründe und Auslöser Ihrer Idee. In dem persönlichen Gespräch sollten Sie auch die Beweggründe für das geplante Projekt sowie den Kontext, in dem es steht, erklären. Denn so erhält Ihr Projektleiter wichtige Infos über die Rahmenbedingungen und mögliche externe Einflussfaktoren. 3. Definieren Sie mit dem Projektleiter messbare Ziele. Ein Projekt ist erst beendet, wenn die Projektziele erreicht sind und Sie als Auftraggeber den Projektleiter von seinen Aufgaben entbinden. Also ist es nötig, zu Beginn die Ziele zu definieren – auch damit der Projektleiter weiß, was konkret von ihm erwartet wird. Achten Sie auf eindeutige und messbare Zieldefinitionen. Denn nur dann kann am Ende überprüft werden, ob die Ziele erreicht wurden. 4. Legen Sie gemeinsam fest, was nicht zum Projekt gehört. Mindestens ebenso wichtig wie die Projektzieldefinition ist eine detaillierte Absprache darüber: Was ist nicht Inhalt und Ziel des Projekts? Was sind seine „Grenzen“? 5. Lassen Sie das Vorhaben in einem Projektideensteckbrief dokumentieren. Wer schreibt, der bleibt! Diese Regel gilt auch in Projekten. Bitten Sie Ihren Projektleiter, die unter 1. bis 4. diskutierten Ergebnisse schriftlich festzuhalten. Dies ist dies eine einfache Methode, um zu prüfen, ob der Projektleiter den Auftrag wirklich verstanden hat. Dies hilft außerdem zu „checken“, ob der Projektleiter alle wichtigen Infos hat. Unterschreiben Sie den Projektideensteckbrief oder das Antragsformular. So versichern beide Seiten, dass sie zu den festgehaltenen Infos stehen. 6. Legen Sie regelmäßige Abstimmungsrunden mit dem Projektleiter fest. Änderungen und neue Erkenntnisse sind in Projekten an der Tagesordnung. Entsprechend oft „veralten“ die im Projektideensteckbrief oder -antragsformular ursprünglich gesammelten Informationen und ist eine Aktualisierung nötig. Sorgen Sie deshalb dafür, dass Sie auch nach dem Initialgespräch in enger persönlicher Abstimmung mit Ihrem Projektleiter sind, um Missverständnisse zu vermeiden.