Diebstahl durch Mitarbeiter verhindern 11 klare Regeln, die Mitarbeiterdiebstählen vorbeugen

Die Hand in der Kasse: Diebstahl durch Mitarbeiter bereitet vielen Unternehmen Probleme.

Die Hand in der Kasse: Diebstahl durch Mitarbeiter bereitet vielen Unternehmen Probleme.© MPower. / photocase.de

Wer verhindern will, dass Mitarbeiter klauen, braucht nicht unbedingt eine Alarmanlage. Mit diesen Regeln für Arbeitsmaterial, Kasse, Kopien und Co. sorgen Sie für Klarheit im Team - und ersparen allen Beteiligten Ärger.

Unverkäufliche Ware

Kein Mitarbeiter darf ohne Erlaubnis Betriebseigentum an sich nehmen. Das gilt auch für abgelaufene oder beschädigte Ware, Produktionsabfälle oder Bewirtungsreste. Alle Mitarbeiter wissen, wie das Unternehmen solche Artikel selbst verwertet.

Arbeitsmaterial

Werkzeuge oder Arbeitsgeräte, die von mehreren Mitarbeitern genutzt werden, haben einen festen Platz, wohin sie nach Gebrauch unverzüglich zurückgelegt werden. Am besten protokollieren: Wer nutzt bis wann und für welche Aufgabe die Digitalkamera? Ein privater Gebrauch ist nur nach Absprache zulässig.

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Laufzettel

Produktionsprozesse werden so geplant und erfasst, dass sich produzierte Stückzahlen und Materialverbrauch nachvollziehen lassen, zum Beispiel anhand von Laufzetteln und Stücklisten.

Teile

Bauteile ab einem bestimmten Wert werden nur von ausgewählten Personen ausgegeben. Ausgabe und Empfang werden protokolliert und quittiert.

Personaleinkäufe

Wer privat einkauft, muss das mit einem Vorgesetzten besprechen, sofort abrechnen und den Beleg jederzeit vorzeigen können.

Schreibwaren

Druckerpapier oder Stifte unter Verschluss aufbewahren und ausgeben lassen. Alternativ jede Entnahme protokollieren lassen.

Kopien

Auch Kopien kosten Geld, das sollten die Mitarbeiter wissen. Ein Hinweis am Kopierer („Bitte nicht mehr als XY private Kopien pro Woche“) schärft das Kostenbewusstsein. Alternativ können Firmen einen Kostenbeitrag für private Kopien erheben.

Kasse

Stornos oder Auszahlungen, etwa bei Rückgabe eines Artikels, erfordern das Vier-Augen-Prinzip. Updates der Kassensoftware werden regelmäßig ausgeführt, Kassenprotokolle auf Auffälligkeiten untersucht. Produziert ein Mitarbeiter zum Beispiel auffällig viele Stornos? Stimmt bei einem Kassierer häufig das Wechselgeld nicht? Weichen die Tagesumsätze an einer bestimmten Kasse stark nach unten vom Durchschnitt ab?

Wertgegenstände

Eine unauslöschliche Kennzeichnung macht Diebesgut für Hehler weniger interessant und erleichtert der Polizei im Ernstfall die Arbeit. Gegenstände mit Diebstahlrisiko wie Laptops oder Kameras deshalb an einer unauffälligen Stelle dauerhaft markieren.

Tankkarte

Es bestehen klare, schriftlich fixierte Nutzungsregeln, etwa im Dienstwagenüberlassungsvertrag. Wichtige Pflichten: Tankkarte ausschließlich für den Firmenwagen nutzen, weder Karte noch PIN an Dritte weitergeben, Karte bei Verlust sofort sperren.

Firmenkreditkarte

Private Einkäufe über die Firmenkreditkarte sind entweder grundsätzlich untersagt oder müssen binnen fester Frist gemeldet und beglichen werden. Die Kreditkartengesellschaft stellt detaillierte Abrechnungen pro Mitarbeiter bereit. Für jeden Karteninhaber ist auf der Karte ein individuelles Limit hinterlegt.


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